JusCMS Meeting 2008-12-11

JusCMS,MPDL

Date: December 11.12.2008

Location: Munich, MPDL

Participants: Sylvia Kortüm (MPI GE), Nicola Wesselburg (MPI HH), Hans Martens (MPI HH), Malte Dreyer (MPDL), Ulla Tschida (MPDL), Juliane Müller (MPDL)

Start time: 11:00 - Room: 413 - 11.12.2008

Agenda

Informationsaustausch – Bericht über den Stand der Dinge (evtl. kurze Einführung in das Projektvorhaben)

 * Stand Projektantrag
 * Was ist eSciDoc, was ist PubMan?
 * PubMan Evaluation der fachlichen Reife in BT 2009 durch Early Adopter
 * eDoc zur Archivierung der Jahrbuchbeiträge <> PubMan zur Archivierung von weitaus mehr Publikationen (Publikationsarten)
 * Archivierung der Daten in PubMan <> Ausgabe der Inhalte (persönliche Webseiten etc.) über CMS

Vorarbeiten zur Personalsuche (IT-Developer; Support/Coordination) / Ausschreibungen / Bewerbungsgespräche
MPDL: Institute:
 * 0,5-Stelle E13 Service Management (Mitarbeiterin bereits im Haus (J. Müller) / Koordination, Spezifikationen)
 * gemeinsame Pflege der Projekt-Inhalte im CoLab (ein zentraler Ansprechpartner)
 * 0,5 Stelle E11 zentraler Ansprechpartner (Support und Koordination) auf Seiten des Instituts in Hamburg
 * 1 Stelle E14 IT Entwickler (angestellt beim MPI für geistiges Eigentum)
 * Stellen sind ausgeschrieben -> Bewerbungsgespräche sind geplant

Kommunikation (z.B. gegenüber Direktoren; Projektgruppe nach der Entscheidung des Präsidiums)

 * Informieren der gesamten CMS-Gruppe durch Frau Kortüm
 * Informationen über JusCMS-Projektstand auch für restliche Early Adopter (eSciDoc Days, PubMan Days (vermutlich 16./17. Februar Leipzig), BT Mai 2009)
 * bestimmte JusCMS-Projektmitarbeiter sollten auf Piloten-Verteilerliste gesetzt werden -> Information über zukünftige Veranstaltungen/Treffen

Welche der fünf Institute sind aktiv am Projekt beteiligt?

 * d.h. stellen dauerhaft Personal für das Kernteam frei?
 * Wenn ja: wer und wie viele Personentage?
 * d.h. stellen über die Gesamtdauer des Projekts verteilt Personal aus den Bereichen Wissenschaft, Bibliothek, IT, Sekretariaten frei?
 * Wenn ja: wer und wie viele Personentage?

Welche der fünf Institute sind passiv am Projekt beteiligt?

 * Verbindliche Festlegung der Projektbeteiligung
 * im Rahmen einer Anpassung des bestehenden CMS-Kooperationsvertrags (als ergänzende Anlage)?
 * in einer gesonderten Verpflichtungsvereinbarung zwischen den beteiligten Instituten?
 * Weitere wichtige Regelungen, evtl. Anpassungen des bestehenden CMS-Kooperationsvertrags?

Resultate
-> dies ist eine grobe Sammlung von Ideen -> Konkretisierung/Verfeinerung folgt
 * zum jetzigen Zeitpunkt ist eine genaue Angabe zur Personalplanung schwierig
 * sobald Entscheidung des Präsidiums getroffen ist, sollte Personalplanung konkret besprochen werden
 * passives Institut ist interessiert und beobachtet, aber beteiligt sich nicht aktiv -> falls irgendwann Interesse an aktiver Teilnahme besteht, sollte auch finanziell vom entsprechenden Institut etwas beigetragen werden
 * MPDL braucht zentralen Ansprechpartner an den Instituten
 * es sollte geklärt werden was an Eigenleistung bei den Instituten erbracht wird; alle Projektmitarbeiter sollten darüber entsprechend informiert werden
 * Gesamtgruppe -> große Projekttreffen etwa 2x im Jahr (unter Einbeziehung aller Institute)
 * Informationsaustausch und Bedarfsanalyse
 * Kommunikations- und Entscheidungswege zwischen aktiven und passiven Instituten sollten geklärt werden
 * entsendet Board (Wissenschaft, IT, Bibliothek)
 * Kerngruppe (Projektmitarbeiter) & Definition des Boards (1xIT + 1xBibliothek + 1xWissenschaft + 1xMPDL + 1xJusCMS Projektleitung / teilweise rotierend)
 * Ansprechpartner bezüglich Spezifikationen (Releases)
 * jeder Gesandte vertritt Stimme seines Instituts
 * Aufgaben von Kerngruppe & Board: diskutieren Bedarf; bereiten Entscheidungen vor (CMS LA); informieren; planen; technische Spezifikation; Testen
 * AG Technik

Diskussion der Arbeitspakete (Work Packages, WP) allgemein

 * Sind alle wichtigen Arbeitsschritte erfasst?
 * Stimmt die Reihenfolge in etwa?

Resultate
WP 0: Overall Requirements WP 1: Overall Architecture WP 2: Document Type Specific Metadata WP 3: Citation Styles WP 4: Citations Lists & WP 5: Reports WP 6: Conversion of Old Metadata WP 7: Interoperability WP 8: Structured Text Format Evaluation
 * welches System ist Referenz, welches System spielt dazu?
 * Upgrade auf CONTENS 4?
 * welche spezifischen Genre haben juristische Institute -> Abgleichung mit Dublin Core (minimum)
 * Schnittstelle zu Bibliothekskatalogen (Aleph)
 * existierende OIA-Schnittstelle vom CMS -> Export nach Aleph <> Schnittstelle auf PubMan (Steigerung der Flexibilität von PubMan)
 * dokumenten-spezifische Metadaten werden definiert und an Dublin Core angepasst
 * disziplin-spezifische Zitationsstile entsprechend der Vorstellungen der Institute werden definiert
 * Zitationsstile sind veränderungs- und erweiterungsfähig auch in Zukunft
 * welche Art von Stile wird es geben
 * Listen <> Report
 * Flexibilität in der Erstellung von Zitationslisten (z.B. ein Autor und nachfolgende die Liste seiner Publikationen)
 * bestehende Metadaten überführen
 * Schnittstellen zwischen bestehendem CMS und PubMan sowie Goggle, Google Scholar, SSRN etc.
 * TEI-Profile
 * bei KickOff Meeting Informationen über TEI zur Verfügung stellen

WP O (=Overall Requirements)

 * Ist in der Liste der Anforderungen alles Wesentliche enthalten oder sind neue Anforderungen hinzugekommen?
 * Ergänzungen aus Sicht MPI GE: Gewährleistung der Anbindung von SSRN; Berücksichtigung der ViFa Recht; unbedingte Benutzerfreundlichkeit des Systems (Wissenschaftler!); Gedanken zur Außendarstellung; „Forschungsdatenbank“
 * Ergänzungen aus Sicht MPI Priv:?
 * Ergänzungen der anderen Institute:?
 * Wer sollte nach Projektstart an WP 0 mitwirken?

WP 1 (= Overall Architecture)

 * Sind alle Umsetzungsalternativen (siehe Papier „Optionen“) erfasst?
 * Welche Umsetzungsalternativen werden von den Instituten MPI Priv und MPI GE bevorzugt?
 * Welche technischen Aspekte sind zu Projektbeginn sonst noch zu bedenken (z.B. Versionswechsel Contens 2.5 auf Contens 3.0)
 * Wer sollte nach Projektstart am WP 1 mitwirken?

Resultate

 * erste Phase als Möglichkeit zum Brainstorming -> können alle Vorstellungen der Institute erfasst werden?
 * Work Packages anwendungsnah beschreiben
 * Anforderungen werden im KickOff vorgestellt -> einzelne Institute können ihre Anforderungen nach KickOff Meeting noch einmal überarbeiten und spezifizieren innerhalb einer gewissen Frist -> evtl. anschließend an KickOff Meeting noch ein erstes Treffen der Arbeitsgruppe

Projektorganisation und Gremien

 * Wie soll die Projektorganisation aussehen (Abgleich mit den bestehenden Arbeitsgruppen der CMS-Projektgruppe)?
 * Welche Gremien müssen zusätzlich geschaffen werden (neben CMS-LA)
 * Welche Zuständigkeiten und Funktionen gibt es?
 * Ist eine verbindliche Festlegung notwendig (s.o. im Rahmen oder in Ergänzung des bestehenden CMS-Kooperationsvertrages)?

Zeitplan/Termine ("Kick-Off" im Februar)

 * grobe Festlegung der ersten Termine (abschließend Vereinbarung und Kommunikation dazu erst nach der Entscheidung des Präsidiums möglich)
 * Wer soll teilnehmen? Offizielle Einladung evtl. über Prof. Hilty

allgemeines Projektmanagement

 * Diskussion und Festlegung der Projektmanagement Tools (Einsatz eines WIKI, „sharepoint-servers“; Einsatz von „MS Project“ o.ä.)
 * Diskussion und Festlegung der internen Kommunikationswege
 * Diskussion zur Projektarbeit und Projekttreffen
 * Diskussion der Abstimmungsprozesse (Wie werden Entscheidungen zu Fragen getroffen, die die Beteiligung aller Institute erfordert?)
 * Erstellung und Pflege eines Projektplans (Festlegung der Zuständigkeiten)
 * „Überwachung“ des Projektplans (Festlegung der Zuständigkeiten)

Resultate

 * Projektorganisation mittels JIRA
 * Kerngruppe sollte sich etwa alle 3 Wochen via TelKo abstimmen (anfangs eventuell häufiger)
 * face2face-Treffen in größeren Abständen
 * Board-Treffen etwa alle 2 Monate
 * 2x jährlich großes Projekttreffen
 * Review Meetings? -> je nach Erreichen von bestimmten "Meilensteinen" -> evtl. eingliedern in Gesamttreffen
 * Email-Verteiler einrichten (von Seiten des JusCMS)