Digitization Lifecycle Projektleiter Telco 2011-03-30

Digitization Lifecycle,MPDL

Allgemeine Infos

 * Termin: Mittwoch, 30.03.2011
 * Uhrzeit: 14:00-15:30 Uhr

Einwahldaten:
 * Zugangstelefonnummer: 069 27113800
 * Für alle Teilnehmer gilt der Code: 54175#
 * 0 Operatorhilfe: Bei Problemen bzw. Fragen zum Handling der Telefonkonferenz können alle Teilnehmer mit dieser Tastenfolge Operatorhilfe anfordern.

Teilnehmer: Bitte melden Sie sich an, indem Sie Ihren Namen hier eintragen.
 * Andrea Kulas (MPDL)
 * Ursula Flitner (MPIB)
 * Sigrid Amedick (MPIeR)
 * Andreas Thielemann (Hertziana)
 * Jan Simane (KHI)

Agenda:
 * Gründung Expertengruppe (Teilnehmer, Koordination, Aufgaben, Termin 1. Meeting)
 * Leitfaden Digitalisierung (Arbeitspaket der Expertengruppe)
 * Veranstaltungsorganisation (Workshop + Abschlussveranstaltung): Festlegung der Koordination dieser Arbeitsgruppe
 * Feedbackrunde Treffen in Berlin (Anregungen für das nächste Treffen im Juni)

Gründung Expertengruppe

 * Ziel der Expertengruppe:
 * Simane: Digitalisierungsprojekte (-> Kontakt zu Thomas Stäcker, HAB Wolfenbüttel) haben zum Teil wesentlich mehr Erfahrungen wie wir. Sie haben sich mit den gleichen Fragestellungen auseinandergesetzt und auch schon Lösungen dafür gefunden. -> Wir können von ihnen lernen. Unser Interesse: Welche Ergebnisse haben sie erreicht? Herr Stäcker hat schon seine Zustimmung gezeigt, unser Projekt mit seinem Rat zu unterstützen. Man könnte ihn im Anschluss an das Treffen im Juni treffen (bzw. in dieser Woche). Für ein Treffen sollte man konkrete Themen und gezielte Fragestellungen vorbereiten.
 * Fazit: Experten sollten bei bestimmten Fragestellungen im Projekt hinzugezogen werden. Auch sollten sie im Rahmen des Digitalisierungsleitfadens (wiederum bei bestimmten Fragestellungen) einbezogen werden.
 * Die Expertengruppe kann daher auch unabhängig von dem Arbeitspaket Digitalisierungsleitfaden gesehen werden.
 * Kontaktaufnahme zu Experten:
 * Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Experten nehmen an unseren Treffen teil, Experten werden zu bestimmten Fragen kontaktiert und auch aufgesucht (und somit sukzessive eingebunden).
 * Thielemann: Man sollte zu Leuten hingehen und sich die entsprechenden Informationen holen! -> 1. Schritt: wissen, was uns auf den Nägeln brennt, 2. Schritt: Informationen bei den Experten holen
 * Wie soll die Expertengruppe gegründet werden? Das Thema Expertengruppe betrifft vor allem die Bibliotheksleiter und könnte zusammen mit der Arbeitsgruppe "Veranstaltungsorganisation (Themenbereich Programm-Comittee)" behandelt werden. Denn diese Gruppe hat allgemein die Außenkommunikation zum Ziel. Die Idee besteht darin, Experten sukzessive bei Bedarf hinzuzuziehen (Besuche bei Experten als auch Einladungen zu unseren Veranstaltungen).
 * Mögliche externe Experten:
 * Urs Schöpflin (Wissenschaftsgeschichte)
 * Ralf Stockmann (Digitalisierungszentrum Göttingen)
 * Markus Brantl (Münchner Digitalisierungszentrum BSB)
 * Sebastian Meier (DFG viewer)
 * Ansprechpartner? (Deutsches Textarchiv)
 * Thomas Stäcker (Wolfenbütteler Digitale Bibliothek)

Leitfaden Digitalisierung

 * Ziel des Leitfadens: Praxisleitfaden für die Institute der MPG (-> sollte State of the Art somit auch einbeziehen). Die Frage muss sein, was können wir über vorhandene Leitfäden hinaus bieten (d.h. nicht das Rad neu erfinden)?
 * Teilnehmer dieser Arbeitsgruppe: Projektmitarbeiter (Voraussetzung: guter Kommunikationsdraht zu Bibliotheksleiter -> Telco mit Projektmitarbeitern wird in Kürze angesetzt.
 * Fazit: Leitfaden wird von den Projektmitarbeitern gestartet. Die Kommunikation mit den Bibliotheksleitern ist wichtig. Bei Bedarf werden externe Experten angefragt.
 * Arbeitspakete:
 * 1. Arbeitsschritt: Vergleich von vorhandenen Leitfäden (in Form einer Tabelle), welche Themen sind in vorhandenen Leitfäden schon beschrieben? (Verantwortlich: Andrea Kulas)
 * 2. Arbeitsschritt: Welche Themen sind noch nicht behandelt, die wir noch brauchen würden?

Arbeitsgruppe Veranstaltungsorganisation

 * Koordination: Andrea Kulas (Unterstützung von Ingo Caesar)
 * Teilnehmer: siehe Protokoll vom März Meeting in Berlin
 * Das Thema Expertengruppe ist in dieser Arbeitsgruppe auch angesiedelt.
 * Im Grunde gibt es bei dieser Arbeitsgruppe zwei unterschiedliche Bereiche
 * Organisation der zentralen Veranstaltungen (-> Andrea Kulas, Ingo Caesar)
 * Inhaltliche Fragen (-> Hier sind vor allem die Projektleitungen gefragt)
 * Programm Comittee (Themen festlegen, Redner einladen)
 * Expertengruppe bei Bedarf im Projekt und auch zu den Veranstaltungen hinzuziehen
 * Frau Kulas bat darum, schon an den möglichen Hauptredener für die Abschlussveranstaltung zu denken da eine Einladung oft weit im voraus erfolgen muss, um stark gefragte Redner zu bekommen. Weitere Vorschläge für Redner (siehe input Protokoll) sind daher gewünscht.

Ergänzungen zur Agenda

 * Sonstiges zu Veranstaltungen*
 * Affiliated Partner dürfen bei allen Veranstaltungen hinzukommen
 * Pro Jahr kann ein Treffen veranstaltet werden, welches sich gezielt an die Affiliated Partner wendet.
 * Die Projekttreffen finden nach Bedarf statt (d.h. Anzahl der Treffen im Antrag ist nur eine Richtschnurr)
 * Projekttreffen im Oktober in Rom: Möglicher Termin ist 7./8. Oktober (Sommerfest findet vrsl. am 8. Oktober statt)


 * Telcos: Wer nimmt teil?
 * Amedick: Die Telcos sollten vor allem für die Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern dienen. Die bisherigen Telcos waren für die Projektleitungen bestimmt.
 * Flitner: Vormittagstermin für Telco wäre für die Projektmitarbeiter wichtig (-> Teilzeittätigkeiten)
 * Allgemeiner Konsens: Bei den Telcos können die Projektmitarbeiter im Hintergrund mithören, auch wenn die Hauptansprechpartner die Bibliotheksleiter sind. Wichtig ist es, dass eine Hauptperson jedes Instituts teilnimmt. Zunehmend sollten dies die Projektmitarbeiter sein. Hier könnten öfters Telefonkonferenzen stattfinden. Die Telefonkonferenzen mit den Bibliotheksleitern sollten eher selten stattfinden.


 * Protokoll vom Projekttreffen März 2011 in Berlin
 * Allgemein sollten Änderungen mit einem Signatur- und Zeitstempel gekennzeichnet sein (speziell wenn es sich um bedeutendere Änderungen handelt und nicht Rechtschreibfehler etc.)
 * Amedick: Probleme hatten sich vor allem bei folgenden Punkten des Protokoll ergeben:
 * Arbeitsgruppenzusammenführung Anforderungen
 * Zusammenführung der ursprünglichen Arbeitsgruppen Kontextualisierung (Einzelanforderungen sammeln und in Richtung GUI und Datenformat verdichten; Zusändigkeit alle) und Arbeitsgruppe Objekteigenschaften (Definition von Anforderungen aufgrund von Objekteigenschaften; Zuständigkeit Bibliotheksleiter) war nicht nachvollziehbar. Für die Gruppe Kontextualisierung sollten alle (d.h. vor allem Projektmitarbeiter zuständig sein) und für die Gruppe Objekteigenschaften Bibliotheksleiter. Diese Aufteilung sollte beibehalten werden.
 * Fazit: Die Arbeitsgruppe Anforderungen bleibt bestehen. Für beide Arbeitspakete (Kontextualisierung von Objekten, d.h. Anforderungsliste strukturieren etc.; und Definition von Objekteigenschaften) bleibt Andreas Thielemann Koordinator. Das Protokoll wird in folgenden Punkten geändert:
 * Für das Arbeitspaket 3 (Kontextualisierung) sind alle (d.h. vor allem die Projektmitarbeiter) zuständig. Frau Kulas unterstützt Herrn Thielemann bei der Koordination dieses Arbeitspaketes. Thielemann: Für dieses Arbeitspaket wird Rom in CoLab eine Tabelle einstellen. Alternative wäre Prosa zu schreiben. An dieser Tabelle könnten sich dann auch die anderen Institute ausrichten.-> Die Tabelle stieß bei den anderen Instituten auf gute Zustimmung.
 * Für das Arbeitspaket 4 (Objekteigenschaften) sind die Bibliotheksleiter und die Affiliated Partner Ansprechpartner und Bearbeiter des Arbeitspaketes.
 * Arbeitsgruppe: bibliographische Metadaten
 * Die Zuständigkeit von Frau Amedick für diese Arbeitsgruppe war usprünglich mit einem Fragezeichen versehen. Dieses Fragezeichen hätte ohne Absprache nicht entfernt werden sollen
 * Kommunikation und Abhängigkeiten zwischen Arbeitsgruppe Format und bibliographischen Metadaten wird von Herrn Caesar geklärt (bibliographische Metadaten als Input für Arbeitsgruppe Format). Herr Caesar hat für das Mapping der bibliographischen Metadaten eine Seite auf CoLab angelegt.


 * Arbeitsgruppe Format
 * Amedick: In der letzten Woche wurde eine Diskussion über das Datenformat gestartet. Von der MPDL kam bisher kein Statement. Wann ist hier ein Statement zu erwarten?
 * Kulas: Die MPDL benötigt eine gewisse Zeit, intern über die angestossenen Themen zu sprechen. Darüber hinaus betrifft die Einigung über das Datenformat primär die Institute. Die MPDL setzt sich aktuell mit den Diskussionen auseinander und wird in entsprechender Zeit reagieren. Wichtig ist es, dass die Arbeitsgruppe Format schnell voran kommt, denn das beeinflusst den Zeitplan des Projekts insgesamt. Die MPDL wird ihr Möglichstes unternehmen, dieses Vorankommen zu unterstützen. Der Wunsch der Institute in Bezug auf die Transparenz der MPDL ist verständlich.
 * Amedick: Sorge der Institute ist hierbei, dass bei der MPDL parallel Entwicklungen laufen, die mit den Einigungsprozessen bei den Instituten dann nicht mehr in Einklang zu bringen sind. Die Institute möchten wissen, welche Fragen aktuell bei der MPDL diskutiert werden.
 * Fazit: Frau Kulas wird sich darum kümmern, dass nächste Woche ein Statement (zumindestens über die zentralen Fragestellungen der MPDL) an die Institute kommunziert werden.

Feedback letztes Treffen

 * Amedick: es war richtig, dass wir eine große Runde zu allen Themen hatten. Man konnte viel bei den Diskussionen lernen. Nun kann man splitten.
 * Flitner: In den Arbeitsgruppen können nun separate Treffen und Kommunikation stattfinden. Die großen Treffen sollten für eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten sorgen.
 * Thielemann: Der Start des Projektes war schwerer als gedacht (man musss aber auch bedenken, dass das Thema des Projektes kompliziert ist). Formale Fragen (e.g. wie gründen wir Arbeitsgruppen etc.) haben beim letzten Treffen einen zu großen Raum eingenommen.
 * Simane: Start des Projektes schwierig, aber gerade die ungeordneten und spontanen Äußerungen im Panel sind oft sehr produktiv.