PubMan Support/How-to

MPDL

Auf dieser Seite werden Informationen gesammelt, die das PubMan Support Team in Ihrer Arbeit unterstützen.
 * Arbeiten mit der eSciDoc Admin Solution (Anlegen von OUs, Contexten und Nutzern)
 * Verwaltung von CoNE Einträgen
 * Infos zu geplanten PubMan Schulungen
 * Link-Sammlung zum Thema Migration

=Support allgemein= Supportanfragen werden vornehmlich per EMail (pure-support@listsrv.mpg.de) an das Team gerichtet. Die Anfragen, die über die Mailingliste eingehen werden automatisch im MPDL Issue Tracking Tool JIRA im Projekt "PubMan Support" angelegt. Es sollte eine/oder mehrere Person(n) geben, die im Allgemeinen für den Support zuständig sind. Im Falle von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit etc. muss geklärt werden, welche Kollegin/welcher Kollege die Vertretung übernimmt. Der First Level Support sollte möglichst selbständig und zügig bearbeitet werden. Falls die Bearbeitung einer Supportanfrage längere Zeit in Anspruch nimmt, sollte der Anfragende darüber informiert werden. Der Second Level Support unterstützt den First Level Support durch das Geben von Hilfestellungen und die Übernahme komplexerer Anfragen. Zu den Supportaufgaben gehört nicht nur die Beantwortung von Nutzerfragen, sondern auch das Informieren der PubMan User über geplante und ungeplante Downtimes, Events, Releases etc. Das Medium hierfür ist zum einen die [PubMan Users Mailingliste https://listserv.gwdg.de/mailman/listinfo/pubman-users] sowie der PubMan Blog. Ein weiterer großer Arbeitsbereich des PubMan Support Teams in den kommenden Jahren ist die PubMan Migration.

=Admin Solution= Alle PubMan Instanzen (eSciDoc Solution Servers) haben ihr eigenes Admin Interface. Die Admin Solutions der einzelnen Instanzen sind über folgende URLs zu erreichen:

Live Server: http://pubman.mpdl.mpg.de/escidocadmin/ Migration Server: http://migration-pubman.mpdl.mpg.de/escidocadmin/ Demo Server: http://test-coreservice.mpdl.mpg.de/escidocadmin/ QA Server: http://qa-coreservice.mpdl.mpg.de/escidocadmin/ Development Server: http://dev-coreservice.mpdl.mpg.de/escidocadmin/

Die Logins der Admin Solutions sind hier hinterlegt.

Anlegen von Nutzern



 * 1) Nach dem Einloggen auf "User Accounts" im Auswahlmenü am linken Rand des Bildschirms klicken.
 * 2) In das Feld 'Organizational Unit' klicken und dann eine OU aus dem Baum durch Anklicken wählen.
 * 3) Feld 'Name': Nachname, Vorname eintragen, z.B. Mustermann, Max
 * 4) Feld 'login_name': Nutzernamen des Users eintragen -> HINWEIS: Üblicherweise (außer beim Anlegen von Testaccounts) wird als Nutzername der Nachname des Users verwendet. Die Login-Namen werden immer klein geschrieben (z.b. 'mustermann'). Login-Namen dürfen keine Leerzeichen beinhalten; an diesen Stellen sollten Unterstriche verwendet werden.
 * 5) Feld 'email': Momentan bitte noch freilassen, da die automatischen Meldungen für die Nutzer noch nicht angepasst sind für die Erstellung eines neuen Accounts bzw. einer Modifizierung der Account-Informationen!
 * 6) Die gemachten Eingaben durch einen Klick auf 'Save' speichern.

Privilegien vergeben für Nutzer

 * 1) Das linke Pulldown-Menü öffnen und die gewünschte Rolle auswählen. Für einen User mit Depositor-Rechten bitte im Pull Down "Despositor" auswählen; für einen User mit Moderator-Rechten, bitte "Moderator" auswählen. Für User, die beide Rollen inne haben sollen werden beide Rollen entsprechend gewählt.
 * 2) Das rechte Pulldownmenü öffnen und einen Kontext auswählen, in dem der User die entsprechenden Rechte erhalten soll.
 * 3) Die Auswahl durch einen Klick auf 'Add grant' bestätigen.
 * 4) Wenn gewünscht kann ein neues Passwort gesetzt werden. Wählt man diese Option, nicht vergessen auf 'update password' zu klicken! HINWEIS -> Beim Anlegen eine neuen Accounts wird derzeit automatisch das Passwort "pubman" gesetzt. In der Regel ändern wir dieses.
 * 5) Bei Änderungen im Bereich 'Account Details' diese durch einen Klick auf 'save changes' bestätigen.

Suche nach Nutzern

 * Ein bestimmter Nutzer kann über das implementierte Such-Feld gefunden werden.
 * Alternativ ist es möglich neben einer OU auf die Option 'list accounts' zu klicken und sich eine entsprechende Liste aller für die gewählte OU angelegten Accounts generieren zu lassen.

Anlegen von Contexten

 * 1) Nach dem Einloggen auf "Contexts" klicken.
 * 2) Ganz nach unten auf der Seite scrollen.
 * 3) Feld'name': den Namen des Context angeben.
 * 4) In das Feld 'org. unit' klicken und aus dem OU-Baum das gewünschte Institut auswälen für welches der Context angelegt werden soll.
 * 5) Die Eingaben durch einen Klick auf "create" bestätigen.
 * 6) Ein neuer Bildschirm öffnet sich.

Editieren von Contexten

 * 1) Feld 'Description': Hier kann eine beschreibung des Contexts eingefügt werden (z.B. 'contains all published references of the MPI for XY).
 * 2) Genres auswählen, welche in der Submission für den angelegten Context sichtbar sein sollen.
 * 3) Feld 'Template item': derzeit noch nicht in gebrauch -> bitte freilassen.
 * 4) Feld 'Validation Schema': Hier wird das Validierungsschema für den Context festgelegt. Folgende validierungsregeln sind derzeit implementiert und stehen zur Auswahl: (1) 'publication', (2) 'greymaterialexternal' und (2) 'simple' (Bitte für immer für Migrationskontexte verwenden!). Eine Dokumentation der Validierungsregeln ist hier zu finden.
 * 5) Feld 'Workflow': Hier wird der Publication Workflow für den gewählten Context hinterlegt. Man hat derzeit die Auswahl zwischen 'simple' und 'standard'. Für Migrationskontexte wird bitte immer der Simple Workflow gewählt.
 * 6) Feld 'Contact Emal': bitte derzeit noch freilassen!
 * 7) Feld 'Organizational Units': Hier kann optional noch eine weitere OU zuzüglich zur bisher gewählten für den Context hinterlegt werden.
 * 8) Die ingaben durch einen Klick auf 'save changes' bestätigen. Der Context befindet sich nun im Status "created". Erst enn dieser Status auf "opened" gesetzt wird ist es möglich in diesen Context zu publizieren.

Öffnen/Löschen von Contexten

 * 1) Der neu angelegte Context wird immer an erster Stelle gelistet.
 * 2) Der Status des Contexts kann geändert werden, indem auf 'Open' geklickt wird. Geschlossen kann eine Context werden, indem auf "Close" geklickt wird.
 * 3) HINWEIS: Im status "Created" kann der Context noch gelöscht werden. Wenn er jedoch einmal in den Status "Opened" gesetzt wurde, ist der Context nicht mehr löschbar. Bitte deshalb alle Angaben nocheinmal genau überprüfen, bevor ein Context geöffnet wird.

Anlegen von Organizational Units

 * 1) Nach dem Einloggen auf "Organisational Units" im Auswahlmenü am linken Rand des Bildschirms klicken.
 * 2) Unter der Option 'Add child' kann man eine Untereinheit der jeweiligen OU anlegen. Wenn ein MPG-Institut hinzugefügt werden soll, bitte neben 'Max Planck Society' auf 'add child' klicken; wenn ein Department innerhalb eines Instituts hinzugefügt werden soll, dann bitte neben dem Institut auf 'add child' klicken ... etc.


 * 1) Feld 'title': den Namen der OU eintragen.
 * 2) Feld 'organization_type': entsprechend entweder 'department', 'institute', 'institution', 'project' oder 'society' eintragen. -> HINWEIS: in diesem Feld bitte immer alles klein schreiben, am Besten aus dieser Anleitung herauskopieren.
 * 3) Feld 'city': Stadt, in der die OU angesiedelt ist
 * 4) Die Eingaben bestätigen mit einem Klick auf 'create'.
 * 5) Die neu angelegte OU befindet sich nun im Status 'created' und kann editiert, gelöscht oder geöffnet werden. ACHTUNG -> wenn eine OU nicht mehr im Status 'created' ist, kann sie nicht mehr gelöscht werden! Deshalb alle Angaben und vorallem die Einbindung der OU vor dem Öffnen genau überprüfen!
 * 6) Nach dem Klick auf "create" öffnet sich die ein neuer Bildschirm zum Editieren der OU.

Editieren von Organizational Units

 * 1) Feld 'alternative': hier kann die Übersetzung des Namens der OU angegeben werden und die Sprache in der die Übersetzung vorliegt.
 * 2) Feld 'description': hier kann die Beschreibung der OU und die Sprache der Beschreibung hinterlegt werden. Diese Felder sind optional.
 * 3) Die Überarbeitung bestätigen durch einen Klick auf 'update'.
 * 4) Nachdem geprüft wurde, ob die OU richtig im OU-Baum eingegliedert wurde und alle Informationen stimmen, kann die OU geöffnet werden.
 * 5) Damit die neu angelegten Organisational Units auf dem Server sichtbar werden, sollte ein Reload des Affiliation Trees durchgeführt werden.

Organizational Units als 'Nutzergruppe' kennzeichnen

 * 1) Während der Submission hochgeladene Dateien mit der Sichtbarkeit 'restricted' können für verschiedene Nutzergruppen sichtbar gemacht werden.
 * 2) Nach dem Einloggen auf 'Organisational Units' im Auswahlmenü am linken Rand des Bildschirms klicken.
 * 3) OU auswählen und auf die Option 'create group' klicken.
 * 4) Das Anlegen der neuen Nutzergruppe wird vom System bestätigt.
 * 5) Die neue Nutzergruppe wird unter dem Tab 'Sharing' in der View Item Page auf PubMan sichtbar.

=CoNE=

URL CoNE Live server: http://pubman.mpdl.mpg.de/cone/

User: roland

PW: Bitte bei Juliane erfragen

Erstellen/Editieren eines CoNE Eintrags


Mindestangaben sind die Felder, die auf dem Screenshot zu sehen sind, also 'Complete Name', 'Family Name', 'Given Name' sowie 'Organization' und 'eSciDoc ID'. Die Angaben zu Datum und Ausfüllendem werden automatisch vorausgefüllt, können aber modifiziert werden. Es sollte der richtige Namen des Editierenden angegeben werden.

Hinzufügen der OU einer Person:


 * 1) Es muss auf das 'Plus'-Symbol neben dem Feld 'Postition' geklickt werden.
 * 2) Feld 'Organization': bitte den kompletten String nach folgendem Schemata eingeben: 'Department, Institut, Society' (z.B. eResearch Development and Services, Max Planck Digital Library, Max Planck Society).
 * 3) Feld eSciDoc-ID: hier bitte den Persistent Identifier der OU eingeben. Dieser ist bei der entsprechenden OU im Admin Interface hinterlegt und kann von dort kopiert werden.

Import von CoNE Einträgen

 * Einträge in CoNE können automatisch erstellt werden, wenn Daten in entsprechendem Format geliefert werden.
 * Personen werden dabei einer oder mehrerer Organisational Units, Affiliations genannt, zugeordnet. Diese Affiliations müssen sich in der OU-Struktur des Instituts wiederfinden. Nur dann können die Personen genau einer oder mehrerer OUs zugeordnet werden.
 * Ein solcher automatischer Import der CoNE Persons, der zum Beispiel bei der Migration eine große Rolle spielt, wird immer durch Kollegen aus dem Entwickler-Team getätigt.

=PubMan Workshops=
 * Im Jahr 2010 sind folgende PubMan Workshops geplant: PubMan Schnupperkurse 2010
 * Auf dieser CoLab-Page finden sich Materialien und Logins für Teilnehmer an PubMan Workshops: Workshop Datasets.

=eDoc to PubMan migration=
 * Allgemeine Übersichtsinformation zur Migration: EDoc_to_PubMan_migration
 * How-To für das PubMan Migration Team: EDoc_to_PubMan_migration/How-to
 * Liste der migrierenden und an einer Migration interessierten Institute: Interested Institutes
 * ToDos bei der Migration werden in JIRA im Projekt 'PubMan Migration' festgehalten