JusCMS Videoconference 2011-02-28

JusCMS,MPDL

Datum: '''28. Februar 2011''' Ort: Max-Planck-Institut für Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht Max-Planck-Institut für Steuerrecht und Öffentliche Finanzen, München Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht, Hamburg Zeit: 28.02.2011: 14:00 Uhr bis ca. 16:00 Uhr Teilnehmer: Katharina Gust (MPI Priv.) Angelika Harksen (MPI Priv.) Sylvia Kortüm (MPI GE) - entschuldigt Sabine Schmotz (MPI GE) Peter Weber (MPI GE) Nicola Wesselburg (MPI Priv.)

=Schulung und Schulungsunterlagen=

Definition der verschiedenen Schulungsgruppen
Drei Zielgruppen:
 * 1) Administratoren (Zentrale Stelle)
 * 2) Heavy-User (Sekretariate)
 * 3) Wissenschaftler
 * 4) Wissenschaftliche Hilfskräfte (MUC)
 * eine Schulung für die Wissenschaftler, die rein praktische Eingabeaspekte behandelt
 * Probeschulung für die am Projekt beteiligten Wissenschaftler

Hinweise von Frau Kortüm

 * Frau Kortüm befürwortet die Schulungsgruppen aus HH.
 * Sie sieht noch eine weitere Schulungsgruppe in MUC: Wissenschaftliche Hilfskräfte


 * Die Schulung für die Wissenschaftler sollte max. 45 Minuten dauern.
 * Die Schulung für die Sekretariate sollte in zwei Stufen erfolgen:


 * 1) Einführung in PubMan mit Schulungsaufgaben zum Vertiefen
 * 2) Beantwortung der Fragen, die bei dem Bearbeiten der Schulungsaufgaben entstanden sind

Ergebnisse der Videokonferenz

 * HH stimmt dem Vorschlag zu und erweitert den Schulungszeitraum von 45 Minuten auf 60 Minuten, da es recht umfangreiche Schulungsinhalte sind

Hinweise von Frau Kortüm
Schulungsinhalte für die Wissenschaftler


 * Wie melde ich mich an/ab?
 * Einstieg in die Eingabe
 * Pflichtfelder
 * Datensatz speichern
 * Weiterführende Informationen (Ansprechpartner)

Ergebnisse der Videokonferenz
- Sinn und Zweck von PubMan - Workflow - Abgrenzung PubMan/Contens (Dem Wissenschaftler muss erklärt werden, warum es jetzt zwei Systeme zur Verwaltung der Inhalte auf seiner Homepage gibt, einmal CMS für die Vorträge/Lehrveranstaltungen und andererseits PubMan für seine Veröffentlichungen Frau Harksen merkt an, dass die Suche nach bereits in PubMan vorhandenen Veröffentlichungen dem Wissenschaftler unbedingt gezeigt und erklärt werden muss, um dublette Aufnahmen in PubMan zu vermeiden.
 * HH ergänzt folgende Punkte:

Kurzversion in gedruckter Form

 * Doppelseite im A4-Format

Hinweise von Frau Kortüm

 * Kurzversion sollte die Grundfunktionalitäten von PubMan und ein Eingabebeispiel enthalten

Ergebnisse der Videokonferenz

 * Basis für die Kurzversion sollte die ausgearbeitete Schulungsunterlage sein, auf Grundlage dieser kann dann entschieden werden, welche Inhalte in die Kurzversion aufgenommen werden.

Schulungsunterlage als Booklet

 * Grundlage Powerpointdatei mit ausführlicheren Informationen
 * Vorschlag von Frau Schmotz: Pro Genretyp ein Beispiel mit Hinweisen, worauf zu achten ist - dies ergäbe ein Booklet mit 26 Blättern.

Hinweise von Frau Kortüm

 * Die Einführung von PubMan ist abhängig von der Einführung Contens 3.0
 * Der Zeitpunkt ist noch unbekannt. Frau Kortüm schätzt ungefähr 3 Monate. Am 14.03.2011 werden die Inhalte für das Forschungsprofil in MUC abgestimmt und danach die Inhalte für die einzelnen Webseiten erstellt. Eine Einführung von PubMan wäre also im Juni/Juli realisierbar.


 * Der Grundstock für die Schulungsunterlagen wird von MUC (Frau Schmotz) in Absprache mit HH erstellt.


 * Die Schulungen werden in MUC von Frau Schmotz durchgeführt. Hier stellt sich die Frage, ob für die Zentrale Stelle in HH eine Schulung in MUC von Frau Schmotz durchgeführt werden soll.

Ergebnisse der Videokonferenz

 * HH befürwortet den Vorschlag
 * günstig für den Schulungstermin wird ein Termin nach der Probeschulung in MUC erachtet, da dann bereits erste Erfahrungen vorliegen

=Wechsel vom Simple zum Standard Workflow in HH=

E-Mail von Frau Wesselburg am 22.02.2011
 * unsere internen Diskussionen über SSRN und die Vermeidung von Dubletten in Pubman (sowie weitere interne Punkte) haben uns veranlasst, noch mal eingehend über den Workflow für die Dateneingabe nachzudenken. Wir haben nun beschlossen, vom ursprünglich für HH angedachten Simple-Workflow (mit Superuser) Abstand zu nehmen und uns wie München für den Standard-Workflow entschieden.

Gegenüberstellung der Funktionalitäten und Rechte für den Depositor und den Moderator im Standard-Workflow
Diese Tabelle soll einen Überblick über die Funktionalitäten geben, die beiden Rollen bzw. nur dem Moderator zur Verfügung stehen.

--Gergana 12:55, 25 February 2011 (UTC) SSRN-Szenario: Falls der Simple Workflow benutzt wird, wird der Wissenschaftler seinen Datensatz freigeben können. Nur bei freigegebenen Datensätzen wird einen Button "Upload zu SSRN" angezeigt. Wenn der Wissenschaftler diesen Button anklcikt, landet der Datensatz in einem SSRN-Workspace (eine Liste von Items ähnlich zu QA-Workspace). D.h. egal ob man Simple oder Standard-Workflow hat, wird der SSRN-Workspace NICHT für den Wissenschaftler sichtbar sein, von diesem Worksapce passiert das tatsächliche Hochladen der Datei auf SSRN. Was wir aber schon festgelegt haben: einen Datensatz muss freigegeben sein, damit man den Button "Uplaod zu SSRN" anklicken kann. Sonst muss ja der Wissenschaftler darauf warten, dass seinen Datensatz freigegeben wird oder eine Mail am Moderator schreiben. Diese Erklärung schreibe ich für Hamburg, da es dort genau wegen SSRN Bedenken bezüglich des Workflows gibt.

Ergebnisse der Videokonferenz

 * HH hat sich auch wegen des Ausschlusses von Dubletten für diesen Workflow entschieden.

=Ausgabeformate für den Tätigkeitsbericht=


 * siehe dazu E-Mail von Frau Stoyanova vom 18.02.2011
 * Videokonferenz mit Hamburg vom 12.01.2011

Hinweise von Frau Kortüm

 * Frau Kortüm und Frau Fraunhofer sind mit dem Vorschlag von Frau Stoyanova einverstanden.
 * Wie ist die Rückmeldung aus HH dazu?

Ergebnisse der Videokonferenz

 * Die Tests von HH sind noch nicht vollständig, insgesamt machen die Ergebnisse einen guten Eindruck.
 * Frau Harksen teilt das abschließende Ergebnis, Frau Stoyanova und Frau Kortüm per E-Mail mit.

=Ort an dem die Schulungsunterlagen abgelegt werden=

Hinweise von Frau Kortüm
Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten für das Wiki:
 * 1) Colab-Wiki (zentrale Plattform für alle Institute ; Struktur steht bereits)
 * 2) ein eigenes Wiki mit zentralem Zugriff (gehostet bei der GWDG oder bei der MPDL)
 * 3) dezentrale Lösung (Institutslösung)


 * Für 2c) und 3)müssten wir einen Anforderungskatalog zusammenstellen und diesen dann mit dem neuen EDV-Leiter besprechen.


 * Frau Kortüm favourisiert das Colab-Wiki als bestehende Projektdokumentation auch für das Ablegen des Grundstocks der Schulungsunterlagen.


 * Für das Wiki müssen von HH und MUC Anforderungen formuliert werden, damit es eine Argumentationsgrundlage gegenüber der EDV-Abteilung gibt, um das Wiki aufzubauen. Hier ist auch eine Rücksprache mit dem neuen EDV-Leiter in MUC erforderlich. Er hat morgen seinen ersten Arbeitstag.

Für die Abbildung der Inhalte sind zwei Varianten denkbar:
 * 1) Grundstock mit lokalen Entwicklungen
 * 2) Mastervorlage mit Schubladen

Ergebnisse der Videokonferenz

 * In HH wurden Befürchtungen geäußert, dass es von Wissenschaftlerseite Berührungsängste mit dem Instrument "Wiki" gibt.
 * Frau Wesselburg schlägt stattdessen ein Portal mit FAQs vor.
 * Frau Schmotz wird zu Erfahrungen und möglichen Angeboten eine E-Mail an Frau Müller von der MPDL schreiben.
 * HH befürwortet die erste Variante "Grundstock mit lokalen Entwicklungen" - Der Grundstock könnte auch in das Colab-Wiki in den öffentlich einsehbaren Bereich eingestellt werden und als Anregung bzw. Vorschlag von anderen Instituten nachgenutzt werden.
 * Als einen großen Nachteil wird von den Teilnehmenden der Videokonferenz in Bezug für das Colab-Wiki festgehalten, dass die Wissenschaftler einen zusätzlichen Account brauchen, um auf die Inhalte zugreifen zu können.

Anfrage an Frau Müller - E-Mail am 01.03.2011
gestern wurde eine Videokonferenz mit dem Schwerpunkt "Schulung der Wissenschaftler im Umgang mit PubMan" durchgeführt. Frau Wesselburg hat neben den Schulungsunterlagen auch ein Forum für FAQs in Bezug auf die Anwendung von PubMan und Fragen, die im Umgang mit PubMan von Wissenschaftlerseite entstehen, angeregt. Ich möchte diese Frage gern an Sie weitergeben und fragen, ob die MPDL ein verlässliches Instrument, dass möglichst kostenfrei und gut zu handhaben ist, empfehlen kann. Ein Wiki ist in der Handhabung für die Wissenschaftler wahrscheinlich nicht so optimal und deshalb frage ich nach einer Alternative.

ColabWiki
Anfrage an Frau Müller: Zu dem Thema "Schulungsunterlagen" wird am kommenden Montag, 28.02.2011, 14:00 Uhr eine Videokonferenz mit HH stattfinden. Es wäre gut, wenn ich bis dahin wüßte, ob es möglich ist, im Colab-Wiki einen   Bereich einzurichten, in dem Schulungsunterlagen und Informationen für die Wissenschaftler abgelegt werden können oder ob das Colab-Wiki dafür generell nicht vorgesehen ist.

Antwort von Frau Müller: Prinzipiell spricht nichts dagegen einen solchen Bereich in CoLab einzurichten. Folgende Aspekte möchte ich jedoch zu bedenken geben:

leider ziemlich. Vielleicht gibt es ja auch Inhalte in Ihrem Bereich, von denen andere auch profitieren könnten?
 * Unser Ziel in CoLab ist es eigentlich so viele Inhalte wie möglich frei zugänglich zu machen. Eine zu häufige Beschränkung der Seiten auf eine bestimmte Nutzergruppe, frustriert die anderen Nutzer auf Dauer


 * Jeder Wissenschaftler bräuchte einen CoLab-Account und müsste für die entsprechende Nutzergruppe freigeschaltet werden.


 * Angehängte Dateien können prinzipiell nicht zugriffsgeschützt werden. Sie können zwar auf zugriffsgeschützten Seiten "abgelegt" also das heißt vielmehr verlinkt werden, aber ist die URL bekannt, kann jeder darauf zugreifen.

könnte. Die "Berührungsempfindlichkeit" gegenüber unbekannten Quellen ist meist recht groß, zeigt uns die Erfahrung.
 * Für eine Sammlung solcher Dokumente eignet sich meiner Meinung nach eher das haus-interne Intranet, statt eines Wikis. Vorteil ist, dass jeder Wissenschaftler ohne extra Account auf die Inhalte zugreifen

bedarf es wohl einer Person, die sich dezidiert darum kümmern müsste.
 * Zuletzt bleibt auch noch die Frage nach der Pflege der CoLab-Seiten (begonnen beim Einrichten des Bereich und Bestücken der Seiten, Nachpflegen etc.). Damit solche Bereiche nicht zu "Netzleichen" werden

Stellungnahme aus HH:


 * In HH lehnen wir das Colab-Wiki ab, wir denken, dass es für Wissenschaftler einfach zu unübersichtlich ist.

Wiki im Intranet der Institute

 * wird von HH befürwortet, da es übersichtlicher ist und institutspezifische Festlegungen besser dem Wissenschaftler zur Verfügung gestellt werden können (gleiche Inhalte, aber zwei Wikis)

=Auftaktveranstaltung für PubMan=
 * Es ist geplant, dass das MPI für Privatrecht, HH, das MPI für Sozialrecht, MUC und das MPI für Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht sowie das MPI für Steuerrecht und Öffentliche Finanzen, MUC an der Auftaktveranstaltung teilnehmen.

Ergebnisse der Videokonferenz

 * HH vertritt die Ansicht, dass die Wissenschaftler nicht für diese Veranstaltung eine Dienstreise nach MUC machen.
 * Für die Projektbeteiligten wird die Auftaktveranstaltung von HH befürwortet, die Verantwortung und Organisation der Veranstaltung liegt aus Hamburger Sicht bei der Projektleitung in MUC.