EDoc Support/How-to

MPDL

Notfall
Wenn eDoc nicht mehr tut sollte folgendes geschehen:
 * Vlad bescheid geben (am besten persönlich hingehen). Wenn er nicht da ist (also nicht in der MPDL), dann bitte auf seinem Handy unter: 0179-5403067 anrufen und auch zusätzlich Natasa bescheid geben.
 * Wenn Vlad nicht zu erreichen ist, dann versuchen mit Lars Kontakt aufzunehmen. Zur Sicherheit bitte auch Natasa bescheid geben.
 * Wenn Vlad und Lars nicht zu erreichen sind, dann bitte eine E-Mail an Herrn Mönkeberg in der GWDG schreiben, Adresse: emoenke@gwdg.de. Herr Mönkeberg ist meinst nur per E-Mail erreichbar. Zur Sicherheit bitte auch Natasa bescheid geben.
 * Wenn Vlad, Lars und Herr Mönkeberg nicht zu erreichen sind, dann bitte bei der GWDG anrufen und in jedem Fall auch Natasa bescheid geben.

eDoc CVS

 * hier findet man eher technische Dokumentation und den eDoc Programmcode; darüber hinaus findet man hier unter: documentation\testdocuments die Vorlage für den eDoc Integritytest
 * für die Anlage neuer Nutzer ist Vlad zuständig

eDoc SVN
URL: https://devtools.mpdl.mpg.de/repos/edoc_documentation
 * hier sind alle wichtigen Informationen aus SvM Sicht vorhanden, also die Originale der eDoc Handbücher, Schulungsunterlagen, etc.
 * für das Anlegen von Nutzern ist Robert zuständig

eDoc Wiki
URL: https://devtools.mpdl.mpg.de/projects/edoc_support/, für das Anlegen von Nutzern ist Robert zuständig
 * Interessante Seiten:
 * Best of eDoc Suppport
 * Best of eDoc Forum
 * eDoc Kurzanleitungen
 * Tipps und Tricks

eDoc Server

 * eDoc Live server: http://www.edoc.mpg.de/
 * eDoc QA server: http://edoc4.gwdg.de/

eDoc Support E-Mailadresse

 * edoc-support@mpdl.mpg.de ist ein sogenannter Funktionsaccount. Sprich alle, die sich dieses Konto einrichten haben die selbe Sicht auf die Mails. Das bedeutet z.B. auch, dass wenn z.B. ich eine Mail lösche, dass die dann bei allen gelöscht ist. Also bitte vorsichtig sein.
 * user für das Konto: edoc_support, PW: ahuCi1

Einstellungen für den Funktionsaccount





eDoc-forum

 * Adresse: edoc-forum@zim.mpg.de
 * hier handelt es sich um eine "klassische" Mailingliste, sprich jeder Abonnent bekommt an seine individuelle Adresse die Mails geschickt. Eintragen auf die Liste kann man sich unter: http://edoc.mpg.de/doc/help/maillist.epl?mode=new diese Seite ist auf die IP-Range der MPG eingeschränkt, kann also nur innerhalb der MPG gesehen werden.

Workflow zum Jahrbuch der MPG

 * 1) Herr Plehn (gottfried.plehn@gv.mpg.de) schickt den Text für das Rundschreiben zur Erstellung des Jahrbuchs an den edoc-support.
 * 2) Der eDoc Support überprüft/ergänzt das Rundschreiben (z.B. beuzüglich der angegebenen statistischen Daten) und schickt es an Herrn Plehn zurück.
 * 3) Herr Plehn verschickt das Runschreiben. Das Jahrbuch soll die Publikationen der Institute aus dem vergangenen Jahr beinhalten (zb. Jahrbuch 2010 enthält alle Publikationen aus dem Jahr 2009), jedoch nur die Dokumenttypen (und Metadaten), die die Pressestelle für das Jahrbuch benötigt (siehe Pflichtfelder-Tabelle).
 * 4) Die Institute geben die Jahrbuchdaten ein, empfehlen sie für das Jahrbuch (recommend for yearbook), entfernen Dubletten, validieren für das Jahrbuch und schalten für das Jahrbuch frei. Doku, How-To und FAQs siehe: http://edoc.mpg.de/29110. Übersicht über Pflichtfelder für das Jahrbuch unter http://edoc.mpg.de/3562
 * 5) Herr Plehn prüft die Eingaben der Institute über sein Jahrbuch Release Manager Interface (Logindaten für die MPDL haben Ulla und Katrin). Über das Interface kann Herr Plehn alle Daten einsehen, die für das Jahrbuch freigeschaltet wurden. Er kann die Daten nur einsehen, jedoch nicht editieren. Daher wendet er sich wenn er Anmerkungen hat an die Institute und bittet um Korrekturen. Die Institute können die Daten über eDoc editieren. Die Veränderungen werden automatisch an das Jahrbuch übergeben ohne dass es einer weiteren Freischaltung für das Jahrbuch bedarf. Sollte es allerdings "Nachmeldungen" geben, so muss das Institut seine Daten erneut für das Jahrbuch validieren und freischalten.
 * 6) Wenn alle Daten da sind gibt Herr Plehn bescheid, dass das Jahrbuch geschlossen werden kann. Dies kann im aktuellen Fall Ulla, indem sie sich als ybrm anmeldet. Dann auf admin->(Yearbook) publish all Yearbook entries klicken. Damit wird das aktuelle Jahrbuch geschlossen und das für das Folgejahr angelegt. Ab sofort können die Daten nur noch für das nachfolgende Jahrbuch empfohlen und freigeschalten werden.

Spezialfälle

 * MPI für Mikrostrukturphysik:
 * liefern immer BibTeX Export. Der kann allerdings nicht in eDoc direkt importiert werden. Herr Plehn hat zwar letztes Jahr gesagt, dass wir nicht mehr für das Institut einen Extraufwand beteiben werden, aber ich weiß nicht ob wir nicht doch trotzdem BibTeX Daten bekommen.
 * mein Vorschlag zum Work around: Daten in PubMan Testserver importieren, dann aus PubMan exportieren (Schön wäre, wenn man hier schon in das eDoc Importformat exportieren könnte. Das brauchen wir auch für das MPIPL, damit die ihre Daten über PubMan an eDoc melden können). Kontakt in Halle: Detlef Hoehl, Forschungskoordinator, Tel.: 0345 / 55 82 - 653
 * MPI für Physik:
 * Haben eine eigene Datenbank, die von einem Herrn Menke betrieben wird. Er schickt meist kurz vor knapp eine URL zu den Daten aus seiner Datenbank im eDoc XML Importformat. Diese Daten müssen auf eDoc importiert werden, in die PubMan Collection kopiert werden und dann für das Jahrbuch freigeschaltet werden. Bisher haben wir das immer für das Institut komplett gemacht, weil Herr Menke meinte, dass wir das entweder so machen, oder wir eben keine Daten bekommen, ... War damals eine Managemententscheidung.
 * How-to:
 * MPDL_user für MPI Physik anlegen, als Local Admin
 * Importieren der Daten in eine Virtuelle Collection (cf Handbuch How to import)
 * Batch release (accept, authorize, recommend)
 * Validate and release
 * ignore "MD invalid"
 * EndNote Importe:
 * eDoc Unterstützt lediglich Importe bis EndNote Version 6. Wenn also Institute ihre EndNote Daten nicht importieren können, dann müsstet ihr sie bitten die EndNote Library an uns zuschicken, damit wir die Daten für einen eDoc Import präparieren können. Hier kann vermutlich Inga helfen. Ich weiß leider nicht mehr genau wie ich das Problem gelöst habe. Ich glaube ich habe die Library in EndNote 10 aufgemacht (ist auf dem Testrechner im Hiwi Raum installiert) dann in RIS exportiert. Dann hab ich das RIS in eDoc importiert. Vorsicht bei den Umlauten. Es kann sein, dass die nicht richtig dargestelt werden und das File noch ein anderes character encoding bekommen muss... Wenn alles schief geht müsste man vielleicht auch hier über den Umweg PubMan gehen...

eDoc Statistiken
Die eDoc Statistiken werden monatlich (am 2.Tag des Monats) per E-Mail verschickt, für die Verteilerliste ist Vlad zuständig.

Auswertung in Excel
 * Die Auswertungen werden in die Datei source_for_statistik_MONAT_JAHR.xls eingetragen, die in dem Ordner https://devtools.mpdl.mpg.de/repos/edoc_documentation/Statistics zu finden ist, beziehungsweise dort neu angelegt werden kann.
 * In der E-Mail ist die Datei edoc_DB_statisticsJAHR_MONAT_TAG.rtf.zip enthalten. aus dieser werden die Punkte 1 bis einschließlich 16, ohne Nr. 13 und Nr. 15, in die Excel Tabelle source_for_statistik_MONAT_JAHR.xls in das Tabellenblatt "eDoc Statistics" übertragen.
 * In den Tabellenblättern "institutes_sections" und "source for graphs" müssen nun die Daten verknüpft werden. Am besten funktioniert das auf dem "institutes_sections" Tabellenblatt indem man rechts von der Spalte mit dem letzten Monat eine Spalte einfügt, die Einträge des letzten Monats markiert und mit dem "+" an der unteren rechten Ecke des markierten Bereichs die Spalte des neuen Monats ausfüllt. Im Tabellenblatt "source for graphs" ist das Einfügen einer neuen Spalte nicht notwendig, man kann die gewünschten Bereiche des letzten Monats markieren und wieder mit dem "+" in die rechten Nachbarspalte übertragen.
 * Die Diagramme auf den Tabellenblättern "ft_files", "sections" und "MD-eDoc" sollen jeweils die Daten der vergangenen sechs Monate veranschaulichen, diese müssen angeglichen werden.
 * Die Diagramme auf den Tabellenblättern "Genres" und "BM_Diagram" zeigen den aktuellen Stand und müssen deshalb mit dem aktuellen Monat verknüpft werden.
 * Die E-Mails seit Februar 2008 liegen im Ordner Statistiken des edoc-support@mpdl.mpg.de

Journalname Synchronization Report
Wöchentlich wird von eDoc eine Journal Name Synchronization durchgeführt. Das Ziel ist, Zeitschriftennamen in der Groß- und Kleinschreibung einheitlich darzustellen. Als Referenz dienen die Schreibweise in der EZB der Uni Regensburg und der ZDB.Besonderheiten werden in der Datei journalnameupdate.conf festgehlten, die im Ordner http://srv2.zim.mpg.de/cgi-bin/viewcvs.cgi/edocpg/bin/ abgelegt ist. Wöchentlich wird eine E-Mail an edoc-support@mpdl.mpg.de mit einem Report der Synchronisation geschickt. Diese muss überprüft werden:

Im Report werden alle Änderungen der letzten Synchronisation aufgeführt. Es muss nun abgeglichen werden, ob die automatisch generierte neue Schreibweise der gewünschten Schreibweise (EZB, DZB) entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, muss ein Eintrag in die Datei jounalnameupdate.conf (z.B. zu öffnen mit jEdit) gemacht werden. Bei Fragen zur Syntax könnt ihr euch an Vlad wenden. Es gibt folgende Kategorien:
 * Exclude docs with this journal name: Die unter diesem Punkt angegebenen eDoc IDs werden von der Synchronisation ausgeschlossen
 * stopwords: diese Wörter werden immer klein geschrieben
 * acronyms: Abkürzungen die immer groß geschrieben werden
 * starters: Am Anfang eines Titels werden diese Wörter groß geschrieben
 * specialities: Namen die eine besondere Schreibweise haben, z.B. Experimental NeuroTherapeutics
 * singlespecialitieswithdots: Schreibweisen mit Punkten bei denen die Sollschreibweise von der gewünschten Schreibweise abweichen, z.B. Journascience.org oder U.K.
 * wordswithletter: Wörter in den Journalnames auf die ein einzelner Großbuchstabe folgen kann wie z.B. European Physical Journal
 * singlewordjournals: Journalnamen die aus nur einem Wort bestehen, wie z.B. e-Polymers

Hierzu ein paar Beispiele:
 * [[Image:Journal_Name_Synchronisation_Bsp1_1.JPG]] die Recherche in der EZB hat ergeben, dass die alte Schreibweise richtig gewesen ist, also wird NeuroImage unter specialities eingetragen
 * [[Image:Journal_Name_Synchronisation_Bsp2.JPG]] die Recherche in der EZB hat ergeben, dass ACS eine Abkürzung für American Chemical Society ist und deshalb groß geschrieben wird, also wird ACS bei acronyms eingetragen
 * [[Image:Journal_Name_Synchronisation_Bsp3.JPG]] die eDoc ID 411272 wird unter exclude eingetragen

eDoc Reports für das FHI
Für die Bibliothek des FHI müssen monatlich eDoc Reports erstellt werden.
 * mit iReport (jasper soft) das Report Template laden (im Ordner http://srv2.zim.mpg.de/cgi-bin/viewcvs.cgi/edocpg/reports/ Datei FHI_Bibliothek_report.jrxml)
 * auf Preview klicken und den gewünschten Zeitraum im Format jjjj-mm-tt eingeben
 * als .rtf Datei speichern
 * per E-Mail an Katrin Quetting (quetting@fhi-berlin.mpg.de) und Uta Siebeky (siebeky@fhi-berlin.mpg.de) schicken

eDoc Support FAQ

 * Nutzung der einzelnen Instanzen (live, QA) und Wiki - was soll wer wann dort machen? (zb welche Rolle spielt QA beim Jahrbuch, beim Testen im Falle einer Neuentwicklung etc. Was soll/muss im Wiki dokumentiert werden?)
 * Der QA Server wird zum einen zum Testen von neuen Funktionatlitäten und für Integrity Tests genutzt. Zum anderen wir QA genutzt, wenn Dinge zunächst ausprobiert werden müssen, wie z.B. ob/wie man alle gelöschten Datensätze eines Institut wieder herstellen kann. Direkt für das Jahrbuch spielt der Server keine Rolle, es sei denn man möchte etwas ausprobieren.
 * edoc support - reguläre Activities
 * Beantworten von Fragen zur Nutzung von eDoc, etc. In der Regel werden die Fragen von Sylvia beantwortet, weil es sich meist (außer zur Jahrbuchzeit) um Anfragen zur Nutzung von eDoc für externe Nutzer handelt. Also Nutzer haben über Google einen Datensatz in eDoc gefunden und wollen jetzt den Volltext.
 * Passwort vergessen? Wir legen PWs nur für local admins an. Endnutzer, die ihre PWs vergessen haben, bekommen ein neues vom jeweiligen Local Admin.
 * eDoc Statistiken für Malte, OA Team; werden von Sylvia erstellt und bereitgestellt. Siehe Punkt zu Statistiken.
 * JNS; wird von Sylvia bearbeitet. Siehe Punkt zu JNS.
 * edoc support - was tun bei Problemen? (zb edoc down)
 * Siehe unter Notfälle.
 * Wo wird spezifiziert bzw. wo findet man Spez der eDoc Features? (zb neuer Citation sTyle für FHI?)
 * Normalerweise im CVS. Also es wir in einem Wordfile eine Spezifikation erstellt, die dann ins CVS eingestellt wird. Da ich bei der Neuerung bezüglich des FHI nicht eigebunden war, gibt es dazu von Seiten SVM keine Spezifikation. Ob Vlad eine gemacht hat weiß ich nicht.
 * allg. Jahrbuch - Workflow und Deadlines(zwischen Presse/GV, MPDL, Institute) - wer macht was, bis wann/ab wann? Kontaktadresse Plehn
 * Siehe unter Jahrbuch
 * Jahrbuch Todos der MPDL im Detail
 * Support
 * Releasen des Jahrbuchs, siehe unter Jahrbuch.
 * Spezialfälle Jahrbuch (Bsp Mikrostrukturphysik) -hatten wir heute schon angesprochen;-)
 * siehe unter Jahrbuch.
 * Accounts - root account, normaler User account, MPDL accounts (eDoc Policy für MPDL, Bsp. Katrin/Meggie)
 * MPDL Policy siehe: MPDL_eDoc_Policy
 * Root und YBRM-Account gelten auf QA und live
 * Prozedere eDoc Statistiken
 * Siehe unter Statistiken
 * noch andere Deliverables für OA/Christph/Anja?
 * Da wissen nur Malte und Vlad bescheid.