JusCMS Meeting 2010-07-05

JusCMS,MPDL =Projekttreffen JusCMS, 05.07.2010 in Hamburg=

Zeit: 05.07.2010, ca. 10:30 - ca. 16:00 Uhr (2 Blöcke à 2,5 Stunden)

Ort: MPI für ausländisches und internationales Privatrecht, Hamburg

Teilnehmer vom MPI für Geistiges Eigentum München: Frau Kortüm, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber Teilnehmer vom MPI für Privatrecht Hamburg: Frau Arndt, Frau Groß (zeitweise), Frau Gust, Frau Harksen, Herr Martens, Herr Schröder-Micheel, Frau Wesselburg (zeitweise)

Begrüßung, Überblick über die Tagesordnung
Teilnehmer: alle

Das Ziel dieses Arbeitstreffens soll eine Bestandsaufnahme der bisher erledigten Projektteile, die Übergabe des Projektes an die neuen Verantwortlichen und Vorüberlegungen zu den neuen Workpackages 4, 5,7 sowie das Formulieren von Fragen an die MPDL, die sich ergeben, sein.

Information (Überblick über den Stand der Dinge, Personalwechsel)
Teilnehmer: alle

Frau Kortüm gibt einen Überblick über die personellen Änderungen im Projekt.

Support bisher: 	Irina Arndt (MPI Privatrecht) NEU:		Sabine Schmotz (MPI Geistiges Eigentum)

Service Manager bisher:	Juliane Müller (MPDL) NEU:		       Stelle offen Aktuell: Kommunikation zu Fragen an MPDL: Frau Kortüm → Herr Dreyer → PubMan-Team bzw. PubMan-Team → Herr Dreyer/Frau Stoyanova → Frau Kortüm

Bibliothek bisher für HH: 	Irina Arndt NEU: 	       Katharina Gust

Neue Aufgabenverteilung in HH: Frau Harksen: Ansprechpartnerin für Workpackage 4/5 =Tätigkeitsbericht, ev. Anwendungsfragen Contens Frau Gust: Dateneingabe, -korrektur und -pflege in PubMan (inkl. Erfassung neuer CoNE-Sätze bei Bedarf, d.h. die ganze – bisher - produktive PubMan-Seite ) Frau Wesselburg: interne Projektleitung (Entscheidungen), Entscheidung über die Weitergabe von Anfragen, die nicht eindeutig Frau Harksen oder Frau Gust zuzuordnen sind David Schröder-Micheel: bei Bedarf für abgegrenzte Einzelaufgaben im Projekt zuständig, durch deren Erledingung er Frau Harksen und Frau Gust unterstützt

Vorstellungsrunde
Teilnehmer: alle

Kommunikation im Projekt, Organisatorisches
Teilnehmer: alle

Frau Kortüm stellt fest, dass der Austausch und die Zusammenarbeit in diesem Projekt sehr wichtig sind, durch die räumliche Entfernung aber auch nicht problemlos, da eine direkte Aussprache nicht möglich ist. Die gegenseitige Unterstützung und der Zusammenhalt sind gerade in der jetzigen Projektphase mit den umfangreichen Personaländerungen bedeutend. Frau Kortüm hat bei der Kommunikation im Projekt Probleme wahrgenommen und möchte in dieser Runde Gelegenheit geben, diese anzusprechen und Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Frau Kortüm erarbeitet mit den Teilnehmern allgemeine Kommunikationsregeln für das Projekt. Sie werden im Anschluss an das Treffen zusammengefasst und per E-Mail verschickt. Mit dem personellen Wechsel im Support ändern sich auch die Kommunikationswege. Folgende Vorschläge werden für die Informationsketten bei Abstimmungsprozessen erarbeitet. Frage, Idee, Problem von HH: Jour fixe HH -> Frau Schmotz -> Jour fixe MUC -> Frau Schmotz -> Frau Stoyanova/MPDL (und genau so auch wieder zurück) Frage, Idee, Problem von MUC: Jour fixe MUC -> Frau Schmotz -> Jour fixe HH -> Frau Schmotz -> Frau Stoyanova/MPDL (und genau so auch wieder zurück) Frage, Idee, Problem von Frau Stoyanova: Frau Stoyanova -> Frau Schmotz -> Jour fixe MUC -> Frau Schmotz -> Jour fixe HH (und genau so auch zurück)

Contens-Auftrag
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Groß, Frau Gust, Frau Harksen, Frau Kortüm, Herr Martens, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber

kurzer Überblick über den Stand der Dinge Frau Arndt gibt einen Überblick über die bisherigen Aktivitäten:
 * Mitte 01/10 wurde ein Angebot von Contens vorgelegt, dieses wurde von der Projektseite ergänzt.
 * Daraus wurde ein Pflichtenheft mit Anforderungen erstellt.
 * Das Testing der Funktionalitäten kann erst ab 19.07.2010 erfolgen. Dabei geht es um eine Prüfung, ob alle Anforderungen korrekt umgesetzt wurden.
 * Dieses Testing wird von Frau Arndt begonnen und bei Bedarf nach der KW 29 von Herrn Müller/ Herrn Bahiense abgeschlossen.
 * Es geht dabei um eine funktionale Abnahme auf dem Testsystem.
 * Die Endabnahme auf dem Produktivsystem kann frühestens ab Januar 2011 erfolgen. Diese wird für beide Institute auf zwei Instanzen getrennt durchgeführt.

Herr Karlic schickt am 05.07.2010 einen aktualisierten Projektplan. Diesen wird Frau Arndt umgehend an alle Projektbeteiligten per E-Mail weiterleiten. Entscheidung zur weiteren Beauftragung (insbesondere Supportvertrag, Erwerb Quellcode) Supportvertrag -> Die Beauftragung wird Frau Kortüm übernehmen. Dabei ist vorab die Frage zu klären, was der Supportvertrag abdeckt. Quellcode -> Die Kosten für den Erwerb des Quellcodes betragen 5000 €. Die Entscheidung, ob ein Erwerb sinnvoll und bei dieser Summe gerechtfertigt ist, wird vertagt. Zu einem späteren Zeitpunkt soll über diese Entscheidung erneut beraten werden. Hier ist auch die Frage zu klären, was man backendseitig ändern kann. Präsentation der Ergebnisse durch Contens nach Abschluss der Arbeiten: Die Ergebnisse von Contens werden in MUC präsentiert und HH wird per Videokonferenz teilnehmen. Ein Termin für Ende Juli/Anfang August wird noch festgelegt. Dokumentation: Die Dokumentation von Contens wird durch Herrn Müller/ Herrn Bahiense abgenommen.

WP 6 - Old Metadata Conversion
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Groß, Frau Gust, Frau Harksen, Frau Kortüm, Herr Martens, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber

Bei der Altdatenmigration gehen HH und MUC unterschiedlich vor. Vorgehensweise Hamburg: Hamburg hat die Ergebnisse einer ersten Testmigration analysiert. Frau Stoyanova berichtet über Schwierigkeiten mit dem Windowsserver. Ein Laden und Bearbeiten der Daten aus Hamburg ist nicht möglich, da der Core-Service unter Windows nicht läuft. Eine Alternative wäre das Laden auf QA-Pubman, Test-Pubman, Dev-Pubman bzw. kostenpflichtig auf einen bei der GWDG gehosteten Webserver. Frau Stoyanova versucht am 06.07.2010 erneut den Core-Service zu starten. Bei einem erneuten Fehlschlagen setzt sich Frau Kortüm mit Herrn Dreyer wegen Alternativlösungen in Verbindung. Vorgehensweise München: München wird die Daten vom eDoc-Server laden, da diese dublettenbereinigt und weniger fehlerhaft sind als die Daten aus dem CMS. Die Daten für die Zeitschriftenbeiträge wurden testweise geladen und analysiert. Diese können aus Kapazitätsgründen nicht dauerhaft auf dem Testserver vorgehalten werden. MUC hat nach der Analyse entschieden, diesen Datenbestand vollständig für die Migration zu nutzen. Ein Punkt, der bei dieser Vorgehensweise unbedingt zu berücksichtigen ist, dass durch die Verwendung dieses Datenbestandes die Publikationen für dieses Jahr fehlen, diese müssten manuell von den Homepages der Wissenschaftlern in PubMan nachgepflegt werden. Frau Stoyanova wird demnächst die CoNE-Personen- und Zeitschriftenliste in PubMan hochladen. Für HH ist eine vollständige automatische Verknüpfung für alle Publikationsdaten vorgesehen. In MUC werden nur die wichtigsten Zeitschriften sowie die häufig publizierenden Wissenschaftler automatisch mit der CoNE-ID verknüpft. Die verbleibenden werden manuell verknüpft. Frau Kortüm weist in diesem Zusammenhang auf noch freie Projektmittel in Höhe von 7000 € hin, welche für die Einstellung von Studenten in Hamburg oder München verwendet werden können. Zeitfenster: Für MUC ist das Laden der Daten vom eDoc-Server für August 2010 geplant. Dateneingabe in Zukunft: Für beide Institute ist die Eingabe durch die Wissenschaftler dezentral geplant. In MUC ist die Freigabe der Daten durch die zentrale Stelle vorgesehen. HH überlegt ebenfalls, ob eine zentrale Freigabe eingerichtet werden soll. Dagegen spricht, dass die Wissenschaftler nicht sofort ihre eingegebenen Publikationsdaten auf der Homepage sehen. Eine abschließende Entscheidung dazu steht noch aus. Auf die Festlegung von Validierungsregeln hat diese Entscheidung großen Einfluss (siehe unten „Validierungsregeln und Hilfetexte“). Ist eine zentrale Stelle vorhanden, können die Validierungsregeln auf einem Minimum gehalten werden. Für die Migration sind keine Validierungsregeln vorgesehen und auch nicht notwendig, um alle Daten in PubMan einspielen zu können.

Migrationszeiträume und Launch (in Abhängigkeit der Migration Betriebsprojekt)
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Groß, Frau Gust, Frau Harksen, Frau Kortüm, Herr Martens, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber

Überlegungen zur zeitlichen Planung am MPI für Privatrecht, MPI für Geistiges Eigentum Die Migration des Betriebsprojekts (neue Hardware und neue CMS-Software Contens 3.x) ist für den Zeitraum November 2010 bis März 2011 geplant. Sollte das Betriebsprojekt März/April 2011 produktiv geschaltet werden, sind bis dahin drei Systeme (CMS/Contens 2.5 – Pubman/JusCMS – eDoc) parallel zu pflegen. Schulungsbedarf: Die Mitarbeiter beider Institute müssen für beide Systeme (CMS/Contens 3.0 und PubMan) geschult werden. HH und MUC befürworten zwei getrennte Schulungen in zeitlich dichter Folge. Zunächst wird eine Schulung für das CMS erfolgen und anschließend wird eine Schulung für PubMan stattfinden. Für die Vorstellung des Projekts und die Schulung der Mitarbeiter sind Veranstaltungen zu organisieren und Schulungsunterlagen zu erstellen. Sinnvoll ist es, ein Konzept auszuarbeiten, dass von beiden Instituten verwendet werden kann. Die Vorbereitungen dazu werden zum Jahresende noch einmal besprochen.

Sonstiges
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Groß, Frau Gust, Frau Harksen, Frau Kortüm, Herr Martens, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber

Validierungsregeln und Hilfetexte Frau Kortüm weist darauf hin, dass für eine ausführliche Spec. der Validierungsregeln im Projekt keine Zeit eingeplant ist, deshalb wird wie folgt verfahren: In der Testphase der Migration werden Frau Gust und Frau Schmotz dokumentieren, an welchen Stellen bei der Eingabe eine Validitätsprüfung unbedingt erforderlich ist. Es erfolgt danach eine Verständigung darüber, was unbedingt spezifiziert werden muss (=Minimallösung). Frau Stoyanova weist darauf hin, dass in PubMan bereits Grundvalidierungsregeln vorhanden sind, so wird z.B. bei einem Beitrag zu Sammelwerk, Kommentar, Handbuch, Festschrift, Enzyklopädie geprüft, ob eine Quelle vorhanden ist. Hier wären geringfügige Anpassungen notwendig. Die Validierungsregeln für Sonderfälle, für die es bisher keine Grundvalidierungsregeln gibt, sind so einfach wie möglich zu halten. Frage an die MPDL: Wie können künftig Veränderungen bzw. Erweiterungen bei den Validierungsregeln eingepflegt werden? Nächste Infomail Die Vorbereitung und den Versand der Infomail wird ab September Frau Schmotz übernehmen. Die nächste Infomail wird ca. Mitte Juli versendet, da die Ergebnisse dieses Treffens mit einfließen sollen. Es wird dort auf dieses Protokoll verwiesen.

WP 4 / WP 5 - Tätigkeitsbericht
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Harksen, Frau Kortüm, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber, Frau Wesselburg

http://colab.mpdl.mpg.de/mediawiki/JusCMS_Func_Spec_Publication_List_for_Activity_Report
 * Austausch der ersten Überlegungen der Spezifikationen

Beide Institute haben ihre Anforderungen mit Priorisierung in das ColabWiki eingestellt. Die MPDL und Frau Stoyanova prüfen die Machbarkeit. Für den Tätigkeitsbericht sind andere Zitierstile zu definieren, da z.B. das Abschneiden von Autoren so in PubMan nicht möglich ist. Frau Stoyanova schätzt den Arbeitsaufwand für die Umsetzung des „neuen“ Zitierstils auf vier Monate ein. Der konkrete Arbeitsaufwand kann erst nach der Prüfung der Machbarkeit quantifiziert werden. Zu klären ist auch, auf welcher Seite der Aufwand entsteht. Danach erfolgt eine grobe Zeitplanung. Knackpunkt: Die Reihenfolge der Autoren in PubMan steht fest, ein Filtern nach dem 2. Autor ist möglich, aber die Stellung der Autoren kann nicht geändert werden! Alle anderen Anforderungen für den Tätigkeitsbericht können nach erster Einschätzung von Frau Stoyanova so umgesetzt werden. Auch das von HH gewünschte automatische Ergänzen des Kurztitels von Zeitschriften in eckigen Klammern nach dem Langtitel ist möglich. Frau Arndt wird im Colab-Wiki die Reihenfolge der Publikationen für einen Verfasser ergänzen, zunächst werden die Einzelschriften aufgeführt, gefolgt von den Mehrverfasserschriften. Im Moment ist die Transformation von eSciDoc-XML zu IDML noch schwierig. Vorab ist beispielsweise zu klären, inwieweit Frau Stoyanova überhaupt auf die Bibliothek von Indesign/IDML zugreifen muss. Eine Abschätzung dazu kann erst nach durchgeführten Tests erfolgen. Danach stellt sich die Frage des Lizenzerwerbs und die Aufnahme von Indesign/IDML in das Portfolio von PubMan. Entsprechende Gespräche müssten zwischen Frau Kortüm und der MPDL sowie der MPDL und Adobe geführt werden. Frau Harksen, unterstützt durch Frau Gust, wird das Testen der Funktionalitäten für HH übernehmen. Frau Kortüm und Frau Schmotz werden das Testen der Funktionalitäten für MUC übernehmen.
 * Wer übernimmt die Ausarbeitung der Spezifikationen bzw. wie fein müssen diese ausgearbeitet werden?
 * Wer übernimmt das Testing (abweichender Zitierstil; Ausgabe IDML-Format)?

Ausblick: WP 7 - Interoperability - SSRN
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Gust, Frau Harksen, Frau Kortüm, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber Die Umsetzung soll von Januar bis April 2011 erfolgen. Die Spec. ist für August 2010 von MUC angesetzt. HH wird über den Vorschlag informiert und stimmt darüber ab. Detailfragen sind noch zu klären. Herr Weber weist auf die gewachsene Struktur und das fehlende Konzept von SSRN hin und stellt in diesem Zusammenhang fest, dass man mit einem Import von Daten aus PubMan Schreibarbeit sparen kann, Nacharbeit aber immer entstehen wird.

Zeitplanung WP 4/5 und 7
Die Zeitplanung der Workpackages 4/5 und 7 muss generell noch einmal im Detail betrachtet werden. Dabei ist zu berücksichtigen: Eine hohe Priorität für die Institute hat sicherlich WP 4/5. WP 7 wäre für die Außendarstellung des Projekts von Bedeutung, hat aber sicherlich eine geringere Priorität.
 * Was ist noch offen?
 * Was ist noch nicht geplant?
 * Was ist machbar?
 * Wie sind die Prioritäten?

WP 3 - Zitierstile
Teilnehmer: Frau Arndt, Frau Kortüm, Frau Schmotz, Frau Stoyanova, Herr Weber Die Spec. ist abgeschlossen. Die Ergebnisse des Testings sind auf der folgenden Colab-Seite unter discussion dokumentiert: http://colab.mpdl.mpg.de/mediawiki/Talk:JusCMS_Func_Spec_Legal_Citation_Styles_HH_%26_Muc Bei dem Vorliegen einer Auflagen- und einer Lieferungszählung ist eine feste Reihenfolge zu definieren. Hier wird von den Projektteilnehmern der Reihenfolge: Auflage/Lieferung = ed./instl. zugestimmt. Es müssen noch die drei Zeitschriftenzitierstile und der Zitierstil Editorial getestet werden.

To-Do-Liste
Institute: MPDL:
 * Erarbeiten von Kommunikationsregeln und Mitteilung der abgestimmten Fassung in der KW 28 (Frau Kortüm)
 * Termin für die Präsentation der Ergebnisse durch Contens festlegen (Frau Kortüm)
 * Gespräch mit Herrn Dreyer über eine Alternativlösung für das Laden der Daten für den Core-Service (Frau Kortüm); Thema hat sich bereits erledigt''
 * Vorbereitung von Schulungsunterlagen für die CMS- und PubMan-Schulung der Wissenschaftler (ab Ende 2010)
 * Spezifikation einer Minimallösung für die Validierungsregeln (Frau Schmotz/Frau Gust während der Testphase)
 * Erarbeitung von Validierungsregeln für Sonderfälle (Frau Schmotz/Frau Gust)
 * Vorbereitung und Versand der Infomail für Juli 2010 KW 28 (Frau Schmotz/Frau Arndt)
 * Ergänzen der Reihenfolge der Publikationen für einen Verfasser im Colab-Wiki für WP4 / WP 5 – Tätigkeitsbericht (KW 27) (Frau Arndt)
 * Erarbeiten und Abstimmung eines Vorschlags für das WP 7 (Beginn: August 2010) (Frau Kortüm, Frau Schmotz, Herr Weber)
 * Testen der drei Zeitschriftenzitierstile und des Zitierstils „Editorial“ (bis KW 30) (Frau Schmotz)
 * Prüfung der Machbarkeit der Anforderungen für den Tätigkeitsbericht (Herr Dreyer; Frau Stoyanova)
 * Frage: Welche Felder umfasst die Minimalversion für die Validierungsregeln und welche Prüfungen können durch die Grundvalidierungsregeln bereits abgedeckt werden? Wie und von wem können Validierungsregeln nachträglich (d.h. insbesondere nach Projektende) geändert werden?