JusCMS Meeting 2011-02-17

JusCMS,MPDL Datum: '''17. Februar 2011''' Ort: Max-Planck-Institut für Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht Max-Planck-Institut für Steuerrecht und Öffentliche Finanzen, München Zeit: 17.02.2011: 15:00 Uhr bis 16:00 Uhr Teilnehmer: Sylvia Kortüm (MPI GE) Sabine Schmotz (MPI GE) Peter Weber (MPI GE)

=Workflow nach der Einführung von PubMan am Institut= (Zu diesem Punkt ist eine Stellungnahme aus HH wichtig.) Es soll überlegt werden, welcher Workflow sinnvoll ist, damit ein neuer Wissenschaftler am Institut alle Funktionalitäten von PubMan nutzen kann. (Homepage, Tätigkeitsbericht, SSRN) Stellungnahme HH (16. Februar 2011): Die Wissenschaftler sollen keinen Zugriff auf den Tätigkeitsbericht haben; im SSRN-Breich dürfen sie nur über die Möglichkeit der Dateneingabe verfügen.
 * Welche Passwörter werden benötigt?

--Gergana 15:12, 9 February 2011 (UTC) Wenn der Wissenschaftler selbst eingibt, braucht er ein Account für PubMan. Das macht immer noch die MPDL, es wird aber daran gearbeitet diese Aufgabe an die Institute zu übergeben.

Stellungnahme HH (16. Februar 2011):
Angedachte Hamburger Vorgehensweise:
 * 1) Eingabe neuer Wissenschaftler in CoNE durch zentrale Stelle
 * 2) Meldung an die MPDL zwecks Erstellung der Accounts
 * 3) Anlegung des Accounts durch MPDL
 * 4) MPDL sendet Zugangsdaten an Wissenschaftler


 * Wie sollten Schulungsmaterialien für PubMan aussehen?

Ergebnis des Austauschs mit Frau Kortüm:
Für die Form des Manuals für MUC und HH werden folgende Varianten vorgeschlagen:


 * ein eigener Bereich im Colab-Wiki - Der Vorteil hier könnten die Wissenschaftler von MUC und HH auf die Informationen zugreifen und diese könnten "zentral" gepflegt werden. Dieser Vorschlag muss mit    der    MPDL (Frau Müller) geklärt werden - Eine Antwort habe ich von Frau Müller noch nicht erhalten.

Stellungnahme HH (16. Februar 2011):
In HH lehnen wir das Colab-Wiki ab, wir denken, dass es für Wissenschaftler einfach zu unübersichtlich ist. Stattdessen favorisieren wir die zweite genannte Version des Instituts-Wikis (gleiche Inhalte, aber zwei Wikis; so können individuelle Besonderheiten übersichtlicher dargestellt werden). Wir verfügen über ein Instituts-Wiki, das wir zu diesem Zwecke nutzen könnten.''' Stellungnahme HH:
 * ein Bereich im Intranet, in dem die Dokumentation abgelegt und gepflegt werden kann. Hier wird ebenfalls die Form eines Wikis favourisiert.
 * s.o.

Stellungnahme HH:
 * weiterhin soll es eine Doppelseite im A4-Format geben, die das wichtigste auf einen Blick zusammenfasst.
 * Ja, eine solche Kurzversion halten wir auch für sinnvoll. Zusätzlich sollte auf Grundlage der Schulungsunterlagen (z.B. aus der PPT-Datei) ein Booklet erstellt werden, dass ausführlichere Informationen beinhaltet.

Antwort MUC (17. Februar 2011):

 * Dieses Thema soll noch einmal ausführlicher auf der Videokonferenz besprochen werden.

Ausführliche Manuals für die Eingabe in PubMan (E-Mail von Frau Wesselburg am 01.02.2011)
(Zu diesem Punkt ist eine Stellungnahme aus HH wichtig.) Wir haben im Rahmen unserer Besprechungen im Hause festgestellt, dass die (sehr vielen) Fehler, die auch in diesem Jahr bei uns beim Auslesen aus dem CMS - trotz der weitgehenden Validierungsregeln, die wir bereits haben - vorgekommen sind, sich nur mit Validierungen in den Griff bekommen lassen würden, die unser Zeitbudget im Haus und auch das des Projekts völlig sprengen würden. Wir wollen an dieser Stelle aber noch darauf hinweisen, dass wir entsprechenden Eingabefehlern durch ausführliche "Manuals" entgegenwirken sollten. Ansonsten würde dies den Arbeitsaufwand für die bei uns geplante "korrigierende zentrale Stelle" wesentlich überschreiten.

Ergebnisse des Austauschs mit Frau Kortüm:

 * Um eine Handhabbarkeit des Manuals zu gewährleisten, darf dieses nicht zu speziell und zu umfangreich sein.

'''Stellungnahme HH (16. Februar 2011):
=Einführung von PubMan an den Instituten=
 * Manual auf Grundlage der Präsentation, siehe vorherigen Punkt
 * Für MUC wird überlegt die häufigsten Genretypen (Zeitschriftenartikel, Beitrag im Sammelwerk ...) mit einem Beispiel und Eingabemaske zu demonstrieren.
 * Der Wissenschaftler sollte unbedingt auf die Pflichtfelder (Genretyp, Titel, Jahr) und die zusätzlich definierten Validierungsregeln (volle Datumsangabe bei Zeitungsartikeln und online veröffentlichten Dokumenten sowie die Übereinstimmung von Genretyp und Quelle hingewiesen werden.

Weiterhin soll die Einführung von Pubman besprochen werden. Hier wird ebenfalls ein Austausch mit HH stattfinden.

Ideensammlung von Frau Schmotz
Einführungsveranstaltung und Schulungen trennen, da unterschiedlicher Adressatenkreis

Inhalte der Einführungsveranstaltung (Dauer: max. 1 Stunde)

Hinweis vom 02.02.2011: Die Einführung für die Wissenschaftler sollte nur die rein praktischen Eingabeaspekte enthalten und keine systemrelevanten Details oder Leistungen Schulungsunterlagen (Form: Ordner mit Registerkarten zu den einzelnen Rubriken//ein Informationsblatt + weitere Informationen auf einer Institutswikiseite) sollten folgende Schwerpunkte beinhalten: Abstimmung mit HH
 * Aufgaben und Ziele von PubMan (Funktionalitäten im Überblick)
 * Umsetzung der Funktionalitäten in PubMan (Zitierstile ; Tätigkeitsbericht)
 * Demonstration der Funktionalitäten an einem Beispiel
 * Vorstellen des Workflows (Wissenschaftler veröffentlicht Artikel und gibt die Daten der Veröffentlichung in PubMan ein, Bibliothek überprüft und ergänzt ggf. die Angaben des Wissenschaftlers und gibt den Datensatz frei; Datensatz wird in das CMS geladen und auf der Homepage des Wissenschaftlers im Schriftenverzeichnis angezeigt)
 * Ansprechpartner bei Fragen (Bibliothek)
 * Einladung zu Schulungen (Terminangebote)

Bei der Gestaltung der Schulungsunterlagen sollten Frau Golombek und Frau Wockenfuß mit einbezogen werden! Einführung neuer KollegInnen in PubMan (Was wird benötigt?)
 * Suchmöglichkeiten in PubMan
 * Aufbau der Eingabemaske (Einfache Eingabe)
 * Beispiele für die häufigsten Genretypen
 * Ansprechpartner bei Fragen


 * Zugang zu PubMan
 * Eintrag in CoNE (Das Anlegen des Datensatzes übernimmt die Bibliothek.) Die für CoNE benötigten Angaben leitet die Verwaltung an die Bibliothek weiter. Kann die Anmeldung in PubMan Bestandteil des Laufzettels werden?
 * Wissenschaftler erhält bei Eintritt in das Institut die Schulungsunterlage für PubMan und vereinbart einen individuellen Schulungstermin mit der Bibliothek. Sollten mehrere Wissenschaftler (z.B. zu Monatsanfang) beginnen, könnte diese Einführung auch an einem Sammeltermin stattfinden.

Ergebnisse des Austauschs mit Frau Kortüm:
Für die Einführungsveranstaltung gibt es zwei Szenarien: Variante 1: Es gibt eine große zentrale Auftaktveranstaltung, zu der alle eingeladen werden, die jetzt die Infomail erhalten und auch Teilnehmer aus der GV. Im zweiten Teil gibt es dann zwei getrennte Schulungsblöcke, im ersten Block werden die Wissenschaftler geschult und im zweiten Block die Sekretariate. Die Inhalte dieser Schulungen werden auf die Bedürfnisse abgestimmt. Variante 2: Es gibt eine kurze allgemeine Einführung zu PubMan für alle Interessierten am Institut (Dauer ca. 40 Minuten). Im Anschluss wird ein Handout verteilt. Vertiefte Schulungen finden dann getrennt für Wissenschaftler und Sekretariate statt. Frau Kortüm wird mit Prof. Hilty klären, welche Variante er bevorzugt.
 * Aufgaben und Ziele von PubMan (Funktionalitäten im Überblick) - hier sollen besonders der Mehrwert und die Vorteile von PubMan hervorgehoben werden.
 * als technischer Hinweis muss aufgenommen werden, dass PubMan nur unter dem Browser "Firefox" richtig funktioniert
 * Ansprechpartner bei Fragen: Frau Kortüm weist daraufhin, dass es inhaltliche und technische Fragen zu PubMan geben kann. Deshalb sollte es Ansprechpartner für Bereiche geben. Es wird die Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse überlegt, diese wird dann von der Supportstelle abgerufen und je nach Inhalt an die Bibliothek oder EDV weitergeleitet.

Stellungnahme HH (16. Februar 2011):
Aus Hamburger Sicht ergeben sich drei Adressatenkreise: '''Generell scheint es zu diesem Thema noch Diskussionsbedarf zu geben. Wir schlagen daher eine Videokonferenz vor.'''
 * 1) Administratoren (Zentrale Stelle)
 * 2) Heavy-User (Sekretariate)
 * 3) Wissenschaftler
 * Es ist schwer vorstellbar, dass Wissenschaftler zwei Veranstaltungen besuchen (Einführungsveranstaltung und Schulungen). Aus unser Sicht sollte für die Wissenschaftler ausschließlich eine Schulung statt finden.
 * Wir stimmen zu, dass die Einführung der Wissenschaftler nur rein praktische Eingabeaspekte beinhalten sollte.
 * Von Vorteil wäre vielleicht eine „Probeschulung“ mit den am Projekt beteiligten Wissenschaftlern – Erfahrungen aus dieser Schulung könnten dann in die Schulungsunterlagen für die Schulung der übrigen Wissenschaftler übernommen werden.

Antwort MUC (17. Februar 2011):

 * Der Vorschlag einer Probeschulung wird in MUC befürwortet.
 * Frau Schmotz hat zur Terminfindung für die Videokonferenz am 17.02.2011 eine Doodle-Umfrage eingestellt.

=Gegenüberstellung der Funktionalitäten und Rechte für den Depositor und den Moderator=

Weitere Fragen: ANTWORT: - Name, Vorname (Daten für accounts. Nutzername wird vom Nachnamen erstellt -z.B. jaeger. Psw. wird von der MPDL vergeben); die Passwörter werden für alle Depositor gleich sein, dass hat den Vorteil, dass auch der Moderator sich einloggen und die Datensätze mit Depositorrechten ändern kann. CoNE-Liste für Namen und Zeitschriften ; Institutsstruktur
 * Haben die Moderatoren zusätzlich eine Kennung für die Eingabe neuer Datensätze? - ANTWORT: Nein, der Moderator hat Eingabe- und Freigaberechte.
 * Werden die Arbeitsumgebungen alle schon auf dem Testserver eingerichtet und migriert oder erst auf dem Produktionsserver? - ANTWORT: Die Arbeitsumgebungen werden auf dem Produktionsserver eingerichtet.
 * Welche Angaben werden benötigt?
 * Können die Sekretariate ein weitergehendes Profil erhalten, z.B. Freigabe von Datensätzen? - ANTWORT: Ja, die Sekretariate können z.B. Datensätze freigeben. Nachteil: Sie würden aber auch alle anderen eingestellten Datensätze sehen und freigeben können.

Fragen:
--Gergana 11:44, 11 February 2011 (UTC) Das wird im Context festgelegt und ist gleich für alle Nutzer, die im gleichen Context arbeiten. Siehe Beispiel mit User dep, dep. Für unsere Wissenschaftler haben wir aber 25 Publikationstypen definiert... Die PubMan-Tpyen habe ich sowieso für den Nutzer mdemo und ipdemo ausgeschaltet (Buch, Poster, Talk-At-Event usw. ). --Schmotz 11:53, 14 February 2011 (UTC) Im Moment sind nur folgende Genretypen sichtbar: Frage dazu: Kann man die Reihenfolge der Genretypen für die Wissenschaftler verändern, so dass z.B. Zeitschriftenartikel, Beitrag im Sammelwerk und Monographie oben stehen, da diese vermutlich am häufigsten gebraucht werden? Gleiches gilt für die Quelle. - Antwort: NEIN, aber man kann durch Eintippen der Anfangsbuchstaben an die entsprechende Stelle springen. --Gergana 11:45, 11 February 2011 (UTC) Ist stabiler. In der Entwicklungsumgebung sind oft Fehler drin, weil wir ständig daran arbeiten.
 * Ist es möglich auf dem Produktivsystem nur die von uns definierten Genretypen dem Wissenschaftler anzubieten oder erhält er alle in PubMan verfügbaren Genretypen?
 * Was ändert sich in der Produktivumgebung gegenüber der derzeitigen Entwicklungsumgebung?

=SSRN-PubMan-Schnittstelle= --Gergana 11:45, 11 February 2011 (UTC) Nein, Anfang nächste Woche. --Gergana 13:43, 17 February 2011 (UTC) Noch kein Treffen fest, es gibt auch keinen Terminvorschlag.
 * Neue Informationen von der MPDL???
 * Info von Herrn Dreyer: Es gibt einen eigenen Workspace. Informationen werden in der PubMan-Eingabe-Maske erfasst. Erste Validierung: grüne Meldungen. Nur der Moderator mit SSRN-Upload-Rechten kann den Datensatz in SSRN hochladen. Vor diesem Upload wird dann streng validiert.
 * Eine Skizze des Ablaufs wird uns Frau Stoyanova zuschicken.

=Zitierstil Paper= JusCMS_Func_Spec_Legal_Citation_Styles_HH_%26_Muc
 * Ist die Spezifikation des Zitierstils abgeschlossen?

--Schmotz 10:22, 14 February 2011 (UTC) Aus meiner Sicht ja, wir können die Spec. gern auf die Hauptseite stellen. HH hat sich leider noch nicht geäußert, aber da es ein Münchner Vorschlag ist, ich habe ihn jetzt auf die Hauptseite gestellt. --Gergana 11:21, 14 February 2011 (UTC) Nach wie vor gibt es die Felder Publisher und PublisherPlace bei der Publikation nicht, also die Variante ohne Quelle ist so nicht umsetzbar. --Schmotz 11:58, 14 February 2011 (UTC) Ich glaube, es ist besser, wenn wir nachher dieses Thema besprechen. Wie ist denn die Stellungnahme der MPDL dazu? Diese wolltest Du abwarten? Fragen von mir dazu:
 * Paper published online sowie Paper - Maximum version sind so umsetzbar
 * Schwierig ist nur die Variante ohne Quelle? Richtig?
 * Lösungsvorschläge:


 * Publisher + Publisher Place als Editor


 * Publisher + Publisher Place in der Quelle


 * Diese Abbildungen sollen lediglich die möglichen Eingabepositionen für Publisher und Publisher Place veranschaulichen. Die Position im Zitierstil definiert Frau Stoyanvo entsprechend den Vorgaben in der Spezifikation.

Antwort MUC (17. Februar 2011):

 * MUC entscheidet sich für die zweite Option, da diese bei der Eingabe einfacher zu handhaben ist.

=Jahrbuch der MPG= MPG-Jahrbuch/How-to http://pubman.blogs.mpdl.mpg.de/2011/02/15/new-pubman-release-6-2/
 * Informationen von Frau Müller am 15.02.2011:

=Antwort auf die E-Mail von Frau Kortüm= Frau Stoyanova klang ja Ende der Woche sehr optimistisch, so als ob sie eigentlich gleich starten könnte, die Vorbereitungen für eine erstmalige Übertragung der Daten für das Jahrbuch zu treffen. Wir sollten hier, m.E. wohlüberlegt vorgehen. Von der zeitlichen Planung wird sich wohl der Start unserer Website weiter bis zur Jahresmitte verzögern (so das Gespräch mit den Direkotren heute). D.h. wir werden nicht parallel Daten in eDoc und PubMan eingeben müssen, sondern sollten den für uns praktikablen Weg wählen.
 * Transformation und Eingabe der Publikationsdaten 2010 über eDoc/Pubman
 * Option 1: Herr Neuhäuser gibt die Daten in eDoc ein für das Jahrbuch - Jahrbuch aus eDoc. Bibliothek gibt Daten für die Homepages in PubMan ein.
 * Option 2: Herr Neuhäuser gibt die Daten in eDoc ein für das Jahrbuch - Jahrbuch aus eDoc. Transformation der Daten und Import aus eDoc in PubMan. Bibliothek bearbeitet die Daten nach. Frau Stoyanova benötigt 2 Tage.
 * Option 3: Bibliothek gibt Daten in PubMan ein und Jahrbuch wird aus PubMan generiert. Frau Stoyanova benötigt 2 - 3 Tage, danach Tests durch Bibliothek. Bei Problemen mit unseren Genretypen kann sich das ganze unbestimmt verzögern. Es ist auch noch offen, was z.B. mit aus MPG-Sicht nicht wissenschaftlichen Publikationstypen (Zeitungsartikel; Beitrag in Lexikon) passiert.


 * Frau Stoyanvo bevorzugt Option 1 oder 3. Vorteil: Wäre auch für Hamburg nützlich.
 * Frau Schmotz bevorzugt Option 1 oder 3. --> Vorteil: Die Bibliothek kann auch Erfahrungen mit der Dateneingabe sammeln.

Antwort MUC (17. Februar 2011):

 * Hier wird die 1. Option für den Zwischenbericht 2010 gewählt, für den Tätigkeitsbericht 2010/11 muss dann neu entschieden werden.

=Browser für PubMan=
 * Frau Kortüm fragte nach, ob PubMan auch über den Internet Explorer genutzt werden kann, da dies der Standardbrowser in MUC ist.
 * Antwort von Frau Stoyanova:

Ich persönlich benutze Firefox. Gerade habe ich es mit IE 8 aufgemacht, alles kein Problem. Unsere GUI-Abteilung testet PubMan immer mit beiden Browsern - Explorer (Version 6, 7 und 8) und Firefox. Welche Version von Explorer gibt es denn am Institut? Die MPDL rät Version 8 zu nehmen. Falls Dir aber etwas Komisches bei der Arbeit mit IE auffällt, bitte an Herrn Kiefl melden, er ist dafür verantwortlich.

Überlagerte Darstellung im Feld Quelle Abgeschnittenes Pulldown-Menü
 * In MUC wird der IE 8 genutzt. Es wurden folgende Darstellungsprobleme in der Eingabemaske Herrn Kiefl mitgeteilt: