PubMan Repository Policy

'''Folgende Leitlinien sind eine Entwurf-Version! - This is a draft version of the policy!'''

'''Leitlinien für Betrieb und Nutzung des Publikations-Repositories der MPG PubMan http://pubman.mpdl.mpg.de'''

'''Deutsche Version 1.0. (Mai 2009)''' (The english version will be available soon.)

Der Inhalt der Leitlinien entspricht dem aktuellen Stand der Anwendung.

Die Leitlinien werden entsprechend der kontinuierlichen Weiterentwicklung angepasst und versioniert.

=Ziele und Zweck des Repositories= PubMan (http://www.pubman.mpdl.mpg.de) dient der Veröffentlichung und Verwaltung von Publikationsdaten aus dem Bereich Forschung und Service, und deckt dabei traditionelle Publikationstypen, graue Literatur sowie Supplementary Material ab. Es ist ein Angebot der MPG für alle aktuellen (ständigen und temporären) und ehemaligen Mitarbeiter der MPG, um
 * die Sichtbarkeit, Zugänglichkeit und Nachnutzung der Publikationen der Mitarbeiter nach dem Open Access Prinzip zu erhöhen
 * die Wissenschaftler und Institute bei Nachweis- und Reporting-Aufgaben zu unterstützen
 * die langfristige Sicherung von Publikationsdaten zu gewährleisten

PubMan ist eine Anwendung, die auf der eSciDoc Infrastruktur der MPG basiert. Durch den modularen Aufbau ist eine Weiterentwicklung der Funktionalitäten, insbesondere hinsichtlich nationaler und internationaler Standardisierungsarbeit sowie der Integration mit anderen Systemen innerhalb und ausserhalb der MPG möglich. Die über PubMan veröffentlichten Publikationsdaten können und sollen somit auch über andere MPG-interne und externe Systeme nachgenutzt werden.

Die Repository-Instanz PubMan unter http://pubman.mpdl.mpg.de kann grundsätzlich auch von externen Organisationen genutzt werden, die MPG übernimmt dabei aber keine Garantie für Support und Erhalt der Daten.

=Inhalt und Umfang des Repositories=

Die Institutionen der MPG entscheiden über Art und Umfang ihrer Bestände als auch über die Qualität der Metadaten in dem Repository. Optional können auch Publikationen von Mitarbeitern abgelegt werden, die vor oder nach der Beschäftigung an der MPG entstanden sind. Insofern trifft PubMan keine Aussage zur 100%- Abdeckung der Ergebnisse aus der MPG noch zur Qualität des Inhalts.

Das Repository unterstützt die Erfassung von


 * Metadaten zur Beschreibung von verschiedenen Publikationstypen und
 * verschiedenen Kategorien von Volltexten, denen entsprechende Zugriffsrechte ("public" oder "restricted") zugewiesen werden:
 * Volltext (any fulltext, preprint, postprint, publisher pdf)
 * zusätzliches Material (supplementary material, abstract, table of content)
 * administratives Material (copyright transfer agreement, correspondence)


 * Bei den Volltexten kann es sich um ursprünglich digitales oder um retro-digitalisierte Material handeln.
 * Die Sprache der Publikationen und Metadaten variiert.
 * Kontrollierte Entitäten im System, wie Organisations-Einheiten, Personen-Namen und -Profile werden nach bestem Wissen von den Institutionen der MPG gepflegt, erheben aber keine Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

=Eingabe von Daten und Qualitätskontrolle=

Nutzeraccounts

 * Nutzeraccounts können beim lokalen PubMan-Administrator, der Bibliothek der Institution oder über den [mailto:pubman-support@gwdg.de PubMan Support] beantragt werden, sofern der Nutzer eine aktuelle Zugehörigkeit zu einer MPG Institution hat.
 * MPG-externe Nutzer können einen Account erhalten, sofern sich eine MPG-Institution bereit erklärt, die Verantwortung für den Nutzer zu übernehmen.
 * Nutzeraccounts sowie eine URL zum Ändern des Passworts werden dem Nutzer per Mail zugestellt.
 * Jede MPG Institution entscheidet, ob und wann ein Nutzeraccount gelöscht bzw. de-aktiviert wird.

Wie gebe ich Daten ein? Wie werden die Daten freigeschalten?

 * Nutzer haben die Möglichkeit, Metadaten und Volltexte manuell einzugeben, mehrere Referenzen inkl. externe Links zu Volltexten zu laden (ingest) oder Metadaten und Volltexte, basierend auf einem Identifier, von externen Systemen abzugreifen.
 * Volltexte und Metadaten können nur von akkreditierten Nutzern eingegeben, modifiziert und freigeschalten werden. Den Umfang der Rechte pro Nutzer legt der lokale Administrator fest.

Was passiert mit meinen Daten nach der Eingabe?

 * Je nach Institution können Autoren ihre Daten selbst und/oder mit Unterstützung von lokalen Service-Mitarbeitern eingeben.
 * Jede Institution kann für die Verwaltung seiner Daten aus zwei Workflows wählen, die unterschiedliche Qualitätssicherungen vor dem eigentlichen Freischalten der Daten abdecken.
 * Je nach gewähltem Workflow können die Daten nach der ursprünglichen Eingabe von berechtigten Nutzern angereichert und modifiziert werden. Das betrifft Metadaten, frei definierbare "local tags" und Eigenschaften der Volltexte wie Zugriffsrechte.
 * Für verbesserte Indexierung und/oder Auffindbarkeit und/oder Format-Konvertierungen können eingegebene Daten im Nachhinein automatisch prozessiert werden.

Unterstützte Formate für Volltexte

 * Es gibt keine Einschränkung beim Hochladen von Volltexten. Die Größe einer hochgeladenen Datei darf zur Zeit 5MB nicht überschreiten.
 * Indexiert werden zur Zeit folgende Formate: application/doc, application/pdf, text/xml, application/xml and text/html.
 * Kopiergeschützte PDFs und gezippte Formate werden nicht indexiert

Context, Workflow und Validierung

 * Der Umfang der Qualitätskontrolle (i.e. Typ des Workflow) sowie Validierungsregeln nach inhaltlichen Kriterien werden von jeder Institution beim Anlegen des "Context" definiert.
 * Ein "Context" dient der Verwaltung der Datenbestände einer Institution im System nach bestimmten Kriterien. Jede Institution kann beliebig viele, unterschiedlich definierte "Contexte" festlegen.
 * Validierungsregeln regeln die Eingabe von verpflichtenden und optionalen Metadaten pro Dokumenttyp. Jede Institution kann für seine "Contexte" die Komplexität und Art der Validierungsregeln (informativ, restriktiv) bestimmen. Als Minimum-Anforderungen muss jeder Datensatz zumindest einen Titel und einen Autor mit Zuordnung zu einer Affiliation tragen.

=Zugriff und Nachnutzung von Daten=

Wann sind die Daten im System verfügbar?

 * Je nach festgelegtem Workflow sind Datensätze sofort oder erst nach entsprechender Qualitätsprüfung verfügbar (Status: released)
 * Metadaten sind nach der Freischaltung des Datensatzes immer sichtbar. Der Zugriff auf Volltexte unterliegt immer den entsprechenden Zugriffsrechten pro Volltext.
 * Eine Zusammenstellung von Datensätzen, die noch nicht freigeschalten sind, ist nur über nutzer-spezifische Workspaces möglich.

Wie kann man die Daten nachnutzen?

 * Freigeschaltene Metadaten, Volltexte und kontrollierte Entitäten können über die Suchoberflächen im System sowie über maschin-lesbare Schnittstellen (REST für Search&Export, OAI-PMH, ATOM/RSS)durchsucht und exportiert werden.
 * Datensätze können einzeln oder als Listen exportiert werden.
 * Als Exportformate stehen verschiedene offene und proprietäre strukturierte Formate zur Verfügung. Zusätzlich stehen verschiedene Zitierstile als Exportformate zur Auswahl.
 * Nur Volltexte mit Zugriff "public" werden für die Volltext-Suche indexiert.
 * Freigeschaltene Metadaten und Volltexte mit Zugriff "public" stehen zur Indexierung von Suchmaschinen und Robots zur Verfügung. Das PubMan Team behält sich vor, in Fällen von aggressiven Robot-Abfragen die entsprechenden Provider/IP-Adressen zu sperren.
 * Nutzer haben die Möglichkeit, persistente Referenzen auf einzelne Datensätze in webbasierten Bookmarking-Services (wie delicious oder CiteULike) zu speichern.
 * Der Zugriff auf Volltexte, die nicht hochgeladen, sondern nur über externe Links (i.e. Locators) referenziert werden, wird über die Authentifizierung des externen Systems geregelt.

=Rechtliche Aspekte zur Eingabe und Nutzung=

Eingabe

 * Die Verantwortung für vergebene Zugriffsrechte (public-restricted), optionale Lizenzen zur Nutzung der Volltexte, Inhalt und Authentizität von hochgeladenen Volltexten unterliegt der alleinigen Verantwortung des Nutzers, der die Daten freischaltet. Sollte der Autor des Volltextes seine Daten nicht selbst freischalten, liegt es in seiner Verantwortung, den delegierten Nutzern die entsprechenden Informationen zukommen lassen.
 * Sofern eine geprüfte Urheber- oder Nutzungsrecht-Verletzung durch die Veröffentlichung auf PubMan vorliegt, wird der entsprechende Datensatz sofort zurückgezogen.
 * Um die Datenqualität zu erhöhen, können Daten vom PubMan Team weiter prozessiert werden, um z.b. automatisch Metadaten zu extrahieren oder die Indexierung zu verbessern.
 * PubMan beinhaltet auch Links zu externen Inhalten und Seiten. Für die Inhalte und Zugriffsrechte auf den verlinkten externen Seiten ist stets der jeweilige Anbieter verantwortlich.
 * Durch den Betrieb des Repositories erhält die MPG keinerlei Rechte an den Inhalten.

Nutzung

 * Eine Repository-umfassende Lizenz zur Nachnutzung bezieht sich einzig auf die Metadaten: Freigeschaltene Metadaten sind grundsätzlich öffentlich sichtbar und können von Menschen und Maschinen ohne vorherige Einholung der Rechte nachgenutzt werden.
 * Die Einräumung von Zugriffsrechten auf Volltexte obliegt den einzelnen Autoren bzw. ihren entsandten Delegierten zur Eingabe. Ist der Zugriff freigeschalten, können Volltexte nachgenutzt werden, sofern
 * die Autoren, Titel und bibliographische Angaben gegeben werden
 * ein Hyperlink/URL für die explizite Volltext-Version gegeben wird
 * die angegebenen Lizenzbestimmungen pro Volltext (sofern vorhanden) eingehalten werden
 * Der Besuch von PubMan wird protokolliert. Erfasst werden die aktuell von Ihrem Rechner verwendete IP-Adresse in anonymisierter Form sowie weitere technische Daten des Abrufs. Personenbezogene Daten werden nur gespeichert, sofern sie für die notwendige Systemfunktionalität benötigt werden.

=Langfristige Sicherung von Daten (Preservation)=


 * Die MPG verfolgt in Kooperation mit der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung Göttingen GWDG und dem Rechenzentrum Garching das Ziel, die langfristige Zugänglichkeit zu den Metadaten und Volltexten sowie den Betrieb des Repositories, inkl. der notwendigen Base URL (pubman.mpdl.mpg.de) auf unbestimmte Zeit zu sichern.
 * Basierend auf den Möglichkeiten der Fedora-Infrastruktur und des Fedora-Objektmodells werden einzelne Versionen von Metadaten, Volltexten und deren Relationen gespeichert. Die strukturelle und semantische Beschreibung der einzelnen Objekte in XML gewährleistet einen anwendungsunabhängigen Zugriff sowie Persistenz und Integrität der Inhalte. Diese Informationen werden als Bit-STream an die Langzeitarchivierungs-Partner übergeben.
 * In Zusammenarbeit mit dem Hosting-Betreiber GWDG werden die Daten nach den aktuellen Best-Practice Richtlinien gesichert (Back-up).
 * Jede Freischaltung eines Datensatzes erzeugt eine Persistente Identifikationsnummer (Handles) für den Datensatz als auch für jede einzelne Version der Volltexte. Freigeschaltene Datensätze können durch die Anlage einer neuen Version von berechtigten Nutzern aktualisiert bzw. modifiziert werden.
 * Freigeschaltene Datensätze können nicht gelöscht, sondern müssen unter Angabe der Gründe von akkreditierten Nutzern zurückgezogen werden (withdrawal).
 * Gründe für ein Zurückziehen sind unter anderen: eindeutige Urheber- oder Nutzungsrechtverletzung, unbewusst oder bewusst gefälschte Forschungsergebnisse. Errata und Corrigenda sind kein Grund für ein Zurückziehen, sondern können zusätzlich zu den vorhandenen Volltexten hochgeladen werden.
 * Zurückgezogene Datensätze werden nicht physikalisch gelöscht, sind aber nicht mehr über normale Suchen erreichbar. Sie sind weiterhin nur unter der Angabe ihrer persistenten Identifikationsnummer auffindbar, und mit einem entsprechenden Kommentar des "withdrawals" versehen. Auf Volltexte eines zurückgezogenen Datensatzes kann nicht mehr zugegriffen werden.

=Impressum=

Die nachstehenden Informationen enthalten die gesetzlich vorgesehenen Pflichtangaben zur Anbieterkennzeichnung, zu den datenschutzrechtlichen Informationspflichten sowie weitere wichtige rechtliche Hinweise zur Internetpräsenz der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V..

Anbieter

Anbieter dieser Internetpräsenz ist im Rechtssinne die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Adresse

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Hofgartenstraße 8

80539 München

Telefon: +49 (89) 2108 - 0

Internet: www.mpg.de

E-Mail: presse@gv.mpg.de

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Die Max-Planck-Gesellschaft ist im Vereinsregister des Amtsgerichts Berlin-Charlottenburg unter der Registernummer VR 13378 B eingetragen.

Vertreter

Die Max-Planck-Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch den Vereinsvorstand, und dieser wiederum durch den Präsidenten, Prof. Dr. Martin Stratmann, und der Generalsekretär, Herr Rüdiger Willems (kommissarisch).

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Die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Max-Planck-Gesellschaft lautet: DE 129517720

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Redaktionsverantwortlicher für den Inhalt dieser Webseiten ist [mailto:malte.dreyer@mpdl.mpg.de Malte Dreyer]

Rechtliche Hinweise zur Organisationsform

Die Max-Planck-Gesellschaft ist eine gemeinnützige Forschungseinrichtung, die in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins organisiert ist. Die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft sind organisatorisch weitgehend selbständig und haben in der Regel keine eigene Rechtspersönlichkeit.

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Soweit Teile des Internetauftritts auch in anderen Sprachen als deutsch angeboten werden, ist dies ausschließlich ein Service für Mitarbeiter und Gäste der Max-Planck-Gesellschaft, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind.

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