Digitization Lifecycle Projektleiter Telco 2011-12-16

Digitization Lifecycle,MPDL

Allgemeine Infos

 * Termin: Donnerstag, 16.12.2011
 * Uhrzeit: 10:00-11:30 Uhr

Einwahldaten:
 * Zugangstelefonnummer: 069 27113800
 * Für alle Teilnehmer gilt der Code: 54175#
 * 0 Operatorhilfe: Bei Problemen bzw. Fragen zum Handling der Telefonkonferenz können alle Teilnehmer mit dieser Tastenfolge Operatorhilfe anfordern.
 * 6 Nur zuhoeren: So koennen die Teilnehmer selbst ihr Telefon in den reinen Hoermodus versetzen. Erneute Eingabe von *6 deaktiviert den Hoermodus.

Teilnehmer:
 * Andrea Kulas
 * Jan Simane
 * Sigrid Amedick
 * Andreas Thielemann
 * Ursula Flitner

Agenda:
 * Bibliographische Metadaten: Verabschiedung Entscheidungsvorlage
 * Workshop Berlin: Einladung(en) an Sebastian Meyer und Georg Vogelau
 * Organisation der GUI-Gestaltung (d.h. Kommunikation zw. Entwicklern/GUI-Abteilung und Instituten)

Protokoll
'''Projektleitertreffen 16./17. Januar 2012 in Florenz'''
 * Beschluss: 1/2 Tag nur ProjektleiterInnen (u.a. Zeitplan und Prioritaetenliste). Weitere geplante Teilnehmer für das Treffen : Martin Raspe, Wilhelm Frank.

Workshop Februar

Problem: Reservierung Harnack-Haus.
 * Reservierungen liegen für 60 Personen vor. Es ist unwahrscheinlich, dass bei geplanten 60 Teilnehmern alle eine Reservierung brauchen. Bleiben wir auf den Kosten sitzen? Möglicher Grund für das Problem: Verantwortlichkeiten nicht gut geklärt (Hauptorganisation bei Frankfurt, Zuarbeit durch MPDL (Frau Kulas)).
 * Bitte der ProjektleiterInnen: Ab jetzt sollte Workshop-Organisation bei der MPDL liegen, d.h. alles fließt bei Frau Kulas zusammen. --Andrea 10:30, 10 January 2012 (CET) Nach einer internen Rücksprache muss ich mitteilen, dass ich zwar weiterhin die Organisation des Workshops unterstützen kann, aber nicht derartig kurzfristig die komplette Leitung der Organisation der Veranstaltung übernehmen kann.
 * Auch sollte eine Klärung beim Harnack-Haus erfolgen, ob Reservierungen noch abgesagt werden können. --Andrea 10:30, 10 January 2012 (CET) Die Zimmer liegen nun als Abrufkontigent vor und können unter dem Stichwort "ERESEARCH" bis einschließlich 25. Januar 2012 reserviert werden. Nach diesem Zeitpunkt gehen die Zimmer in den freien Verkauf.
 * Bitte der Projektkoordination: Deutlichere Klärung der Verantwortlichkeiten (Rolle Projektleiter, Projektkoordination -> wer ist für was verantwortlich) auf dem Treffen in Florenz. Grundprinzip: Dort wo Entscheidungen getroffen werden, sollten auch die Verantwortlichkeiten primär liegen. Das Prinzip "alle sind verantwortlich" führt zu Mißverständnissen.

Teilnehmerkreis
 * eher klein, so dass ernsthafte Diskussionen stattfinden können. Innerhalb der MPG Community sollte die Position von DLC klar herausgsetellt werden. Wissenschaftler könnten in einem zweiten Workshop besser bedient werden da sich eine zweite Veranstaltung dezidiert an die Anwender wenden sollte.

Werbung
 * Zugang zu workshop sollte nicht restriktiv gehandhabt sein.
 * frühzeitig über minerva-liest etc. publizieren
 * Mail an Direktoren + Institute, üblicher Weg, dass MPG weitgehend davon Bescheid weiß
 * Umfeld der jeweiligen Referenten soll großzügig eingeladen werden
 * auf Gruppe konzentrieren, mit welcher eng an der Sache diskutieren werden kann

Einladung der Gäste
 * Aktueller Vorschlag für die Sammlung der Adressen: ProjektleiterInnen schicken Frau Kulas die Email-Adressen der Teilnehmer zu, die sie einladen wollen (bitte bis Anfang Januar; siehe Datum der offiziellen Einladung). Für die Verwaltung und Änderungen der Adressen ist Frau Kulas die erste Ansprechpartnerin. Die Adressenliste wird auf Colab gestellt.
 * Bis 13. Januar sollte die offizielle Einladung erfolgen:
 * Adressenliste + Programm ist festgelegt.
 * Inhalt der offiziellen Einladung:
 * Einladungstext Email
 * Programm
 * Projektübersicht (Veränderungen von Herrn Simane noch einpflegen + Zusatz von Frau Flitner "aus verschiedenen Bibliotheksbeständen"; oben Begriff "Virtuelle Forschungsumgebung", unten den Begriff "digitale Arbeitsumgebung" verwenden). Projektübersicht muss auf Englisch vorliegen.

 Programm
 * DLC Vorstellung: 1 Stunde ist zu lang -> auf 20 Minuten kürzen (Jan Simane zusammen mit Malte Dreyer - inhaltlicher + technischer Teil)
 * Wer macht Begrüßung: Malte Dreyer, Frank Sander? Anfang nächster Woche fragen -> erst mit Herrn Dreyer klären (Frau Flitner schreibt ihn an). Frau Kulas klärt, ob Termin bei Herrn Sander möglich ist.
 * 1. Kaffeepause ist zu früh angesetzt! -> Programm soll noch verschoben werden (Anpassungen + Vervollständigung der bisher vorhandenen Beiträge/Redner durch Frau Kulas)
 * Wer macht Moderation? -> Dieser Punkt kann noch später kurzfristig geklärt werden.
 * Sollte eine Panel Discussion stattfinden? Nein, stattdessen: eine  halbe Stunde Danksagung + Schlußwort + Ausblick (Andreas Thielemann)

 Anschlußtreffen
 * Im Anschluß an den Workshop im Harnack-Haus soll ein Projekttreffen stattfinden. Dauer: 1 kompletter Tag (bis 17 Uhr).

 Viewing
 * Der aktuelle Prototyp 1.7. gefällt sowohl der Viewing Gruppe als auch den ProjektleiterInnen nicht. Es sind Elemente dazu gekommen bzw. verändert worden, ohne das dies mit der Gruppe abgesprochen wurde. Prototyp 1.6. entspricht dagegen den Vorstellung der Viewing Gruppe. So kann aktuell nicht weitergearbeitet werden. -> Klärung dieses Problems muss innerhalb der MPDL erfolgen. Kommunikation GUI und Institute muss noch geklärt werden. Daher auch noch keine Entscheidung, wer Kommunikationspartner der Institute für die GUI der MPDL darstellen soll. --Andrea 10:30, 10 January 2012 (CET) Klärende Email wurde von Herr Rupert Kiefl noch vor Weihnachten verschickt. Kann auf der kommenden Telko der ProjektleiterInnen nun ein Kommunikationspartner für GUI von Seiten der Institute bestimmt werden? Aktueller Vorschlag: Anette Creutzburg.

''' Bibl. Metadaten'''
 * Wichtig ist ein gemeinsamer Nenner. Eine neue Fassung der Spezifikationen wird von Frankfurt aus noch vor Weihnachten an die Entwickler geschickt.

 Nächste Telko: 10.01.2012 14 Uhr