JusCMS Meeting 2012-01-13

JusCMS,MPDL Datum: '''13. Januar 2012''' Ort: Max-Planck-Institut für Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht Max-Planck-Institut für Steuerrecht und Öffentliche Finanzen, München Zeit: 13.01.2012: 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr Teilnehmer: Sylvia Kortüm (MPI GE) Sabine Schmotz (MPI GE) Peter Weber (MPI GE)

=Aktueller Stand Schnittstelle PubMan/JusCMS=
 * Wie ist die Abnahme auf dem Testsystem verlaufen?
 * Welche Tests auf dem Produktivsystem stehen noch aus?
 * Wann ist die Schnittstelle voraussichtlich betriebsbereit?

Ergebnis des Treffens

 * Herr Bahiense ist ab dem 16.01.2012 wieder am Münchner Institut und dann können die oben angeführten Fragen geklärt werden.

=Tätigkeitsbericht - aktueller Stand=
 * Die Erfassung der gemeldeten Publikationen wird kontinuierlich fortgeführt.
 * Es wird ein Abzug mit dem Stand 11.01.2012 mit der Agenda verschickt.

Ergebnisse des Treffens
Zu diesem Punkt wurde folgendes besprochen:
 * Es wird angemerkt, dass die Schriftenreihen/Zeitschriften, die von Wissenschaftlern des Instituts herausgegeben werden für das Jahr 2011 in der Liste fehlen. Frau Kortüm wird diese manuell einfügen. Frau Schmotz wird dazu die Zeitschriften und Serien filtern und als PDF an Frau Kortüm schicken.
 * Frau Kortüm regt weiterhin an, die Zeitschriften GRUR Int und IIC auf Veröffentlichungen von Wissenschaftlern, Stipendiaten und Gästen des Instituts zu überprüfen und diese ggf. noch zu erfassen. Frau Kortüm hat eine Liste mit dem Personenkreis, der in Frage kommt, an Frau Schmotz geschickt.

=MPG-Jahrbuch - wichtige Informationen=
 * TERMIN für das MPG-Jahrbuch ist der 20.03.2012.
 * Für das Jahrbuch habe ich einen Account beantragt. Dieser ist Voraussetzung für die Erstellung des MPG-Jahrbuchs in PubMan
 * Die Erstellung des Jahrbuchs erfolgt in mehreren Arbeitsschritten: Nachfolgend die Hinweise aus dem MPG-Jahrbuch/How-to

1. Filtern der Daten für den Zeitraum, für den das Jahrbuch erstellt werden soll. Es kann nur ein Jahrbuch mit gleichen Kriterien erstellt werden.
 * Name des Jahrbuchs (Angabe des Jahres und Ihres Institutes)
 * Welcher Context soll bei der Erstellung des Jahrbuchs berücksichtigt werden? Bei Bedarf können mehrere Contexte ausgewählt werden.
 * Zu berücksichtigender Zeitraum. Hier bitte das komplette Jahr angeben.
 * Nutzer für die Funktion "Erstellung des Jahrbuchs"

2. Funktionen des Arbeitsbereichs Nach dem Erstellen des neuen Jahrbuches erhalten Sie Zugriff auf die verschiedenen Funktionen des Arbeitsbereiches. Dieser gliedert sich in die Bereiche:
 * Kandidaten
 * Mitglieder
 * Validierungsergebnis
 * Übrige Datensätze

In allen Bereichen besteht die Möglichkeit, die Listen nach Organisationseinheiten zu filtern, bzw. nach verschiedenen inhaltlichen Kriterien zu sortieren.

Kandidaten
Hier werden alle Datensätze Ihres Bestandes aufgeführt, die sich prinzipiell für eine Aufnahme in das Jahrbuch qualifizieren könnten. Die Kriterien sind:
 * Genre. Hier zählt die Vorgabe der GV.
 * Publikationsdatum innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitrahmens. Hier ist zwingend ein "Date Published" oder "Date Published Online" erforderlich. Ausnahme bilden Thesis': Hier muss ein "Date Accepted" vorhanden sein.
 * Der/die von Ihnen gewählte Context(e).
 * Die OU, die mit Ihrem Account verknüpft ist (Ihr MPI).
 * PubMan-Status ist "released"

Über das kleine Dreieck direkt über der ersten Checkbox können alle Treffer auf einer Seite in einem Schritt ausgewählt werden.
 * Nur Publikationen, die in dieser Kandidaten-Liste erscheinen, können in das Jahrbuch aufgenommen werden.
 * Nach dem Verschieben erscheinen die Datensätze nicht mehr in der Liste der Kandidaten.
 * Die Datensätze lassen sich einzeln über eine entsprechende Funktion in der Detailansicht zum Jahrbuch hinzufügen.
 * Alternativ können beliebig viele Datensätze in der Listenansicht angehakt und dann im Paket in das Jahrbuch verschoben werden. Dabei ist es zweckmäßig, die Anzahl der pro Seite angezeigten Treffer zu erhöhen.

Mitglieder
Hier werden alle Publikationen aufgelistet, die Teil des Jahrbuchs sind. Die aktuelle Anzahl an Datensätzen wird im Klammern angezeigt. Alle Mitglieder können nach dem gleichen Verfahren wie bei den Kandidaten (siehe oben) einzeln oder in Gruppen wieder aus dem Jahrbuch entfernt werden. Diese Publikationen erscheinen daraufhin wieder in der Kandidatenliste.

Um zu prüfen, inwieweit die im Jahrbuch befindlichen Datensätze den Validierungsregeln der GV entsprechen, können Sie eine Validierung anstoßen.

Validierungsergebnis
Hier werden ausschließlich die Datensätze angezeigt, die bei der Validierung "beanstandet" wurden. Die Meldungen werden für jede Publikation in einer eigenen Box angezeigt. Grundsätzlich gibt es zwei Stufen von Validierungsmeldungen
 * "Harte" Validierung (rot): Genre oder Publikationsdatum entsprechen nicht den Regeln. Diese Fehler müssen in jedem Fall korrigiert werden.
 * "Weiche" Validierung (grün): Eine ensprechende Änderung für das Jahrbuch ist erwünscht. Die Publikationen können aber auch ohne Anpassung im Jahrbuch verbleiben. Dies gilt unabhängig vom genauen Wortlaut der Validierungsmedlung.

Eine detaillierte Liste mit den akzeptierten Genres sowie der von der GV vorgegebenen Pflichtfelder finden Sie hier. Diese Liste umfasst 46 Seiten.

Die Kästchen mit den Validierungsmelungen werden für die Dauer der Sitzung ebenfalls in der Mitglieder-Liste, in der Detailansicht und in der Bearbeitungs-Maske angezeigt. Wenn Sie Änderungen durchgeführt haben und ein aktuelles Validierungsergebnis haben wollen, müssen Sie die Validierung erneut anstoßen. Dies können Sie sowohl im Mitglieder-Bereich, als auch im Bereich des Validierungs-Ergebnisses tun. Sollten Sie Ihre Sitzung zwischenzeitlich beendet haben, ist es ebenfalls erforderlich, die Validierung erneut durchzuführen.

''' Hinweis von Frau Schmotz: Hier sehe ich den größten Zeitaufwand. Denn Datensätze, die nicht valide sind, müssen den Meldungen entsprechend angepasst werden. '''

Übrige Datensätze
Hier werden alle Publikationen Ihres Institutes aufgeführt, die aufgrund ihrer Metadaten nicht zu den Kandidaten gehören. Wenn Sie einen Datensatz zu den Kandidaten hinzufügen möchten, müssen Sie die oben genannten Grunddaten entsprechend ändern.

Abschließen des Jahrbuchs
Wenn die Liste der Jahrbuch-Mitglieder vollständig ist und Sie die Bearbeitung der Datensätze abgeschlossen haben, können Sie das Jahrbuch schließen. Die entsprechende Funktion findet sich im Mitglieder-Bereich. Bitte schließen Sie das Jahrbuch erst ab, wenn Sie sicher sind, dass keine Bearbeitung mehr erforderlich ist.

Aktuelle Information der MPDL zum MPG-Jahrbuch
Folgende E-Mail wurde von Herrn Boosen am 12.01.2012 verschickt:

Liebe PubMan-Nutzer, das Jahr schreitet langsam aber sicher voran und einige von Ihnen möchten sicher bald mit den (Vor-)Arbeiten für das kommende Jahrbuch beginnen. Deswegen haben wir bereits die Grundlagen für ein neues Jahrbuch (2011) in PubMan angelegt.

Wenn Sie sich die Funktionalität schon einmal anschauen bzw. mit den Arbeiten starten möchten, dann sollten Sie uns mitteilen, welcher Account für Ihr Institut mit den Rechten eines lokalen Jahrbuch-Administrators ausgestattet werden soll. Dabei ist es kein Problem, wenn mehrere Personen am Institut mit der Jahrbuch-Bearbeitung betraut sein werden - beim Anlegen des eigentlichen Jahrbuchs können Sie die gewünschten Accounts der Kollegen einfach auswählen.

In diesem Zusammenhang ein kurzer Hinweis für die Institute mit (sehr) vielen Nutzer-Accounts: Es kann vorkommen, dass die Liste so lang wird, dass Sie den gewünschten Nutzer nicht finden und auswählen können. In diesem Fall geben Sie uns bitte kurz Bescheid und wir tragen den/die Account(s) manuell für Sie ein.

Eine Anleitung zum Anlegen des Jahrbuchs und zum Ablauf des Prozesses in PubMan finden Sie hier. Darüber hinaus kann ich Ihnen anbieten, '''am 25. Januar (Mittwoch) Vormittag eine kurze Demonstration per Videokonferenz und Adobe Connect''' durchzuführen und bei der Gelegenheit konkrete Fragen zu klären. Sollten Sie diesen Termin aus zeitlichen oder technischen Gründen nicht wahrnehmen können, werden wir Ihnen alternativ auch gerne einzeln telefonisch Hilfestellung leisten. Viele Grüße Martin Boosen für das PubMan-Team der MPDL

Ergebnisse des Treffens

 * Herr Schaer und Frau Schmotz werden am 25.01.2012 die Schulung in der MPDL besuchen.
 * Im Zusammenhang mit der Validierung in dem Workspace wurde folgende Frage gestellt: Werden Änderungen, die aufgrund der Validierungsregeln für das MPG-Jahrbuch in dem Datensatz vorgenommen werden auch in den Originaldatensatz übertragen. Diese Frage wurde von Frau Schmotz in einer E-Mail am 13.01.2012 an die MPDL geschickt:

Lieber Herr Boosen, liebe Kolleginnen, ich möchte fragen, ob Herr Schaer und ich zu dem Termin am 25.01.2012 persönlich in der MPDL anwesend sein können. Dies ist für uns einfacher zu organisieren. Ich habe im Zusammenhang mit der Validierung für das MPG-Jahrbuch noch eine Frage: Werden Änderungen, z.B. am Genretyp auch in dem Originaldatensatz aktiv oder wird die Änderung nur für den Workspace vorgenommen. Diese Frage hat folgenden Hintergrund: Frau Kortüm sagte in der Besprechung, dass z.B. die Entscheidungsanmerkungen, Rezensionen für das MPG-Jahrbuch als Zeitschriftenartikel in eDoc eingegeben wurden. Wenn wir nun beispielsweise den Genretyp Rezension in Zeitschriftenartikel im Jahrbuch-Workspace ändern, wird diese Änderung auch in den Originaldatensatz übertragen? Das wäre unsererseits nicht gewünscht. Vielen Dank für Ihre Auskunft im Voraus! Freundliche Grüße, Sabine Schmotz

=Infomail=
 * Veröffentlichungstermin
 * Inhalt
 * Aktueller Stand zur Schnittstelle/Inbetriebnahme
 * Datenbearbeitung in PubMan (HH/MUC)
 * Vorbereitungen zur Einführung von PubMan an den Instituten
 * SSRN-Schnittstelle
 * Termine (Videokonferenz im Dezember 2011)

Ergebnisse des Treffens

 * Der Termin ist voraussichtlich 02/2012.
 * Neben den oben genannten Inhalten wird auch über folgende Themen informiert:
 * MPG-Jahrbuch
 * Termine (Ergänzung der Schulung zum MPG-Jahrbuch)

=Einführung von PubMan für die Wissenschaftler und Sekretariate in MUC=
 * Aktualisierung der Schulungsunterlagen
 * Zugangsdaten für die aktiv eingebenden KollegInnen bei der MPDL beantragen
 * voraussichtlicher Termin

Ergebnisse des Treffens

 * Zunächst soll die Inbetriebnahme der Schnittstelle erfolgen.
 * Ausserdem spielt der Termin für das nächste Release in PubMan, welches große Änderungen in der graphischen Oberfläche beinhaltet, eine Rolle. Wäre dieser im März, so würde mit der Schulung gewartet. Ist dieser Termin für Mai angesetzt, so würde die Schulung der Wissenschaftler vorher erfolgen und ggf. mit Aufruf der Dateneingabe für den ZB 2012 noch eine Nachschulung erfolgen.
 * Weiterhin sind auch Schulungstermine in Bezug auf die neuen Windowsprogramme und das neue CMS mit zu berücksichtigen.