Talk:JusCMS Publication Workflows

JusCMS,MPDL

=Hamburg=

Befragung Wissenschaftler Hamburg zu den Workflows (15.09. + 7.10.2009): Ergebnisse
1. + 2. Wissenschaftler: 3. Wissenschaftler:
 * es wurde der Simple Workflow durchgespielt (Wissenschaftler macht alles sebständig)
 * User war juscms (Superuser)
 * es wurden alle drei Workflows erläutert

Usability (1. + 2. Wissenschaftler):
 * es besteht der Wunsch, den Namen des eigenen Users frei wählen zu können
 * Die Wissenschaftler haben sofort Easy Sumbission ausgewählt und andere Eingabeformen überhaupt nicht mehr beachtet (Trigger war sicherlich das Stichwort "Easy")
 * Beide Wissenschaftler haben die Eingabemaske als leicht verständlich und übersichtlich gelobt
 * Unklarkheiten gab es bei folgenden Punkten:
 * Datei / externe Referenz: 2x Feld URL wurde als irritierend empfunden, was bedeutet was? Hier wurde ein Hilfetext vermisst
 * Datum: unklar, in welchem Fomat das Datum angegeben werden soll. Es wurde begrüsst, dass die Angabe des Jahres ausreichend ist. Hilfetext wurde vermisst (wurde hinter Link "mehr..." vermutet)
 * Im Abschnitt "Quelle" sollte bei Titel "Titel der Quelle" stehen, da sonst überlegt wird, ob noch einmal der Titel des Artikels eingegeben werden soll
 * verschiedene Speicherstufen wurden als verwirrend empfunden --Gergana 14:28, 5 October 2009 (UTC) Welche Speicherstufen? ---Iarndt 06:54, 6 October 2009 (UTC) 1. Speichern, 2. Freigeben ---Juliane 10:09, 6 October 2009 (UTC) Speicherstufen haben Ihre Bewandtnis:
 * Im Simple Workflow:
 * Save = Speichern der eingegebenen Daten; Item bleibt weiterhin nur für den Besitzer des Items sichtbar und editierbar
 * Release = Item wird in Repository eingestellt. Metadaten sind für alle sichtbar. Item bleibt editierbar für Depositor und Moderator (falls vorhanden). Die Funktion "Save" ermöglicht es also mit der Dateneingabe zu einem Zeitpunkt zu beginnen, diese aber nicht zwinglich beenden zu müssen, sondern zu einem zweiten (dritten, vierten ...) Zeitpunkt fortsetzen zu können.
 * Im Standard Workflow:
 * Save = wie Simple Workflow
 * Submit = Depositor stellt Item in Repository ein; es bleibt sichtbar für ihn und editierbar durch den Moderator.
 * Release = wie Simple Workflow (mit dem Unterschied, dass der Ausführende der Moderator ist)
 * Accept = nochmaliges Freigeben eines Datensatzes nach einer Überarbeitung durch den Depositor
 * ---Iarndt 08:08, 8 October 2009 (UTC)Ja, die Funktion ist klar. Der 3. Wiss. fand das Konzept durchaus sinnvoll.

Usabiliy (3. Wissenschaftler):
 * Eingabemaske "Easy Submission" und auch "Full Submission" wird als besser bedienbar als die CMS-Eingabemaske empfunden
 * Tendenziell wird aber wohl die "Easy Submission"-Maske bevorzugt werden
 * Eingabehilfe durch CONE wird als SEHR HILFREICH eingestuft, vor allem wenn die juristischen Zeitschriftentitel INKLUSIVE Kurztitel hinzukommen und im Erfassungsformular auch angezeigt werden
 * Funktion 'Als Vorlage' wird als sehr nützlich empfunden (Wiss. gibt alle Publ. für Prof. ein)
 * die Eingabe mehrerer Personen wurde als nicht selbsterklärend empfungeden (es wurden verschiedene +-Buttons ausprobiert), Hilfetexte wären gut
 * die Funktion der URL / Referenz-Felder wird nicht auf Anhieb verstanden, Hilfetexte wären gut
 * Datumsfelder waren verwirrend, auch hier wurde nach einem Hilftetext gesucht
 * die mehrstufige Speicherung (Speichern, Freigeben) wird als sinnvoll empfunden

Sacherschließung: Notification: Anbindung CMS / Publizieren: Anregungen (3. Wissenschaftler):
 * Dewey-Klassen werden alls viel zu allgemein und wenig hilfreich empfunden (3. Wiss. stimmt voll zu)
 * beide Wissenschaftler wären aber bereit, eine Dewey-Gruppe zu vergeben, falls dies gewünscht ist. Eine Preselection halten sie für die komfortabelste Lösung.
 * sie finden es sehr sinnvoll, frei Schlagwörter zu vergeben, da dies auch zunehmend von den Zeitschriftenverlagen gefordert wird, es erhöht die Auffindbarkeit ihrer Publikationen und somit sind sie gern bereit, zu verschlagworten (3. Wiss. stimmt voll zu)
 * ein kontrolliertes Vokabular an dieser Stelle halten sie für wenig hilfreich, da dies häufig zu allgemein und in der Benutzung unkomfortabel ist
 * beide Wissenschaftler nutzen RSS-Feeds NICHT (gilt auch für 3. Wiss.)
 * einem Wissenschaftler waren RSS-Feeds gänzlich unbekannt
 * die Benachrichtigung sollte ganz klar per E-Mail erfolgen (3. Wiss.)
 * beide Wissenschaftler hatten den dringenden Wunsch, die Publikationseingabe ausschließlich in PubMan vorzunehmen. Ein anschließendes Anmeldung im CMS mit Klick auf Button "Publizieren" würden sie als äußerst lästig empfinden und halten es für sehr wahrscheinlich, dass dies regelmäßig vergessen wird.
 * die Aussagen sprechen für den nächtlichen Datenabzug + automatisches Publizieren
 * die Eingabe von Gedenkenstrichen (kein Bindestrich!) sollte möglich sein; ist im CMS derzeit schwierig
 * die Erfassung von EINER Publikation, die in MEHREREN Heften einer Zeitschrift erschienen ist (Fortsetzungsartikel) sollte ohne Felmanipulation möglich sein. Im CMS kann dies nur durch manipulierte Eingabe im Feld "Seitenzahl" in einem vernünftigen Zitierstil erfasst werden. Mehrteilige Veröffentlichung einer Publikation ist nicht unüblich.
 * die Vergabe von "Local Tags" wird sicher gern vergessen- auch wenn diese sehr wichtig für die korrekte Anzeige im CMS sind. Beim Speichern sollte ein Hinweis erscheinen, a la: "Bitte denken Sie an die Vergabe der Local tags. Sonst wird die Publikation auf Ihrer Institutsseite nicht korrekt angezeigt)."

Stellungnahme zu alternativen Workflows (3. Wissenschaftler):
 * man kann sich recht zügig in die Publikationserfassung einarbeiten- trotz der recht umständlichen Eingabe im CMS
 * eine Zentrale Stelle (ZR) wird nicht als zwingend notwendig erachtet
 * wenn es eine gäbe, würde diese aber vermutlich von vielen begrüßt und auch genutzt werden (die technisch nicht so bewandert sind oder nur selten neue Publikationen erfassen und somit fast immer wieder bei 0 anfangen).
 * es werden somit alle 3 Workflows als theoretisch denkbar eingestuft

Volltext-Web-Server-Suche:
 * beide Wissenschaftler sagen übereinstimmend, dass sie die Suche auf Websits nie oder fast nie nutzen
 * es wäre niemals ihr primärer Sucheinstieg, um Zitate zu überpürfen
 * dies würden sie eher in Google oder Google Scholar tun
 * auf Institutsseiten würden sie stets nach einer Person suchen und dann im Schriftenverzeichnis der Person nach dem Artikel. Falls ein Volltext verfügbar ist, würde über die PDF-Viewer-Suche der Text durchsucht
 * durch das Prüfen der Publikationsliste der Person versprechen sie sich ferner Hinweise auf weitere interessante Publikationen. Der "Umweg" über das Schriftenverzeichnis wird daher als sehr sinnvoll empfunden.

Negative Punkte eDoc, die in PubMan möglichst vermieden werden sollten

 * spezifische Rollen von Personen nicht korrekt abbildbar ("editorial board", "scientific advisor" etc. fehlen)
 * Langsamkeit des Systems: lange Wartezeiten bei Vorschau und Speichern eines Datensatzes
 * Die Information "Herausgeberschaft seit" kann in eDoc nur im Feld "Comment of the author" untergebracht werden
 * In einige Titelinformationen kommen spitze Klammern vor. Die Eingabe dieser Zeichen sollte möglich sein. In eDoc haben die spitzen Klammern offenbar eine Sonderfunktion, die ihre Verwendung in Datensätzen problematisch macht. Das sollte in PubMan vermieden werden.
 * die Verwendung von Subunits und Subsubunits (eDoc-Entsprechung von Affiliations etc.) hat sich nicht bewährt. Für das Privatrecht wurden diverse Unterteilungen getroffen, die nicht genutzt werden.

Postitive Punkte eDoc, die auch in PubMan erwartet werden

 * die Hilfetexte pro Feld sind sehr nützlich. Auch die Struktur der Hilfetexte (1. "Erläuterung", 2."Beispiel", 3."wie man es NICHT machen soll") ist sinnvoll
 * Nach der Validierung eines Datensatzes macht das System bei gefundenen Fehlern sinnvolle Änderungsvorschläge. Die Änderungsvorschläge können durch einen Klick übernommen werden.
 * Die Suche nach der Document-ID auf der Einstiegsseite ist unentbehrlich

Simple Workflow Wissenschaftler

 * das Formular "Easy Submission" wird als sehr benutzerfreundlich empfunden
 * die autoamtische Ergänzung von Personennamen, Affiliations und Zeitschriftentiteln wird begrüßt. Einziger Kritikpunkt ist, dass der Kurztitel der Zeitschrift (noch) nicht automatisch ausgefüllt / angezeigt wird.
 * Eingabehilfen pro Feld sind insbesondere für den Simple Workflow zwingend notwendig. Eingabehilfen, wie derzeit in eDoc verfügbar, werden als sehr sinnvoll gelobt
 * Vorschlag: Hilfetexte für deckungsgleiche Felder aus eDoc in PubMan übernehmen
 * das 3-stufige Formular der "Easy Submission" sollte strenger validiert und um Felder angereichert werden, wenn es im Simple Workflow Wissenschaftler angeboten wird. --Gergana 14:37, 5 October 2009 (UTC) Es geht, die genauen Anforderungen sollen definiert werden.
 * Wenn das nicht geht, sollte nur das Formular "Full Submission" angeboten werden
 * Die Wissenschaftler werden vermutlich nur das absolut Notwendige ausfüllen

Standard Workflow

 * Das Formular "Easy Submission" kann beim Standard-Workflow zum Einsatz kommen, wenn durch eine Zentrale Stelle (Moderator) nachgearbeitet wird
 * Die Nachrichten zwischen Depositor und Moderator werden als zu unauffällig kritisiert
 * Ob die Wissenschaftler ein automatisches Benachrichtigungssystem per RSS-Feed annehmen, wird bezweifelt. Selbst automatische Benachrichtigungen per E-Mail werden vermutlich kaum beachtet bzw. beantwortet werden.
 * Der Simple Workflow Zentrale Stelle oder der Standard Workflow werden als sinnvoll eigestuft
 * Der Simple Workflow Wissenschaftler erscheint den Assistants stark fehleranfällig und nachbesserungsintensiv


 * Vorteile Zentrale Stelle:
 * intensive Kenntnis des Programms (PubMan)
 * intensive Kenntnis der Besonderheiten der Eingabeformulare (was muss wie ausgefüllt werden, Kenntnis der Gründe für Pflichtfelder, Lektüre Hilfetexte nicht mehr notwendig)
 * gute Kenntnis der relevanten Recherchequellen, falls lückenhafte Angaben vorliegen
 * wenn ein Wissenschaftler die ungeliebte Aufgabe abgeben kann, entsteht ev. ein gleichmäßiger Fluss an Publikationsdaten und die Informationserfassung bzw. - weitergabe wird nicht bis zur letzen Sekunde (Erfassungsstopp Tätigkeitsbericht oder Jahrbuch) aufgeschoben
 * die Einheitlichkeit der Eingaben z.B. bei einem Sammelwerk, für das viele Wissenschaftler eines Instituts Beiträge verfasst haben, ist nur durch eine zentrale Stelle zu gewährleisten
 * Funktionen wie "Als Vorlage verwenden" machen für eine zentrale Stelle am meisten Sinn
 * einige Pflichtfelder werden von Wiss. als Schikane empfunden- egal ob sie sie selbst eingeben oder eingeben lassen (z.B. "Seitenzahl Ende"). Gilt für Felder, die für einen korrekten Zitierstil nicht notwendig sind. Resultat: zeitaufwändige Diskussionen, letztendlich doch Recherche und Ergänzung durch Dritte. Dem kann durch eine Zentrale Stelle vorgebeugt werden.
 * der zentralen (nicht wissenschaftlichen) Stelle sollte ein Wissenschaftler als Ansprechpartener bei Fachfragen zur Verfügung stehen
 * die zentrale Stellte sollte möglichste ständig besetzt sein. Eine Verteilung auf 2 Personen wäre sinnvoll.

Fazit Hamburg (9.10.2009)

 * trotz des eindeutigen Votums der Assistants für die Einrichtung einer zentralen Stelle (und damit die Workflowtypen Standard Workflow und Simple Workflow Zentrale Stelle) wird es diese in Hamburg NICHT geben.
 * Aus Hamburger Sicht ist also der Simple Workflow Wissenschaftler der wichtigste.
 * ABER: die Publikationssätze sollen inoffiziell dennoch kontrolliert werden. D. h. es muss einen User geben, der die bereits freigegebenen Sätze, die zu Personen der Organizational Unit MPI für Privatrecht gehören, wöchentlich aufrufen kann und diese ggf. nachbessert und nochmals freigibt. Es besteht der ausdrückliche Wunsch, dass dies nicht durch den Standard Workflow abgebildet werden soll. Der Wissenschaftler MUSS das Recht haben, den Satz freizugeben. Gleichzeitig MUSS es jemanden geben, der das Recht hat, den Satz nachträglich zu ändern.
 * Konsequenzen:
 * es soll quasi einen 4. Workflow geben: Simple Workflow Wissenschaftler + ggf. Korrektur Datensatz durch einen User, der NICHT identisch mit dem Depositor ist
 * für Hamburg wird eine Art "Superuser Hamburg" benötigt
 * es müssen für jeden Wissenschaftler individuelle Standarduser eingerichtet werden, die das Recht zur Freigabe haben
 * die Validierungsregeln und Hilfetexte für die Easy Submission müssen unter dem Aspekt erstellt werden, dass der Wissenschaftler für den Zitierstil auf der Homepage und im Tätigkeitsbericht und den Export zu SSRN KORREKTE Datensätze erzeugt.

Feedback MPDL

 * Anforderungen/Szenario:
 * Hamburg möchte den Simple Workflow Scientists nutzen
 * es besteht jedoch der Wunsch nach einem "Superuser Hamburg", der die Dateneingabe moderierend/kontrollierend begleitet, ohne jedoch, dass sich dadurch der gewählte Workflow ändert
 * wichtig ist, dass die Wissenschaftler die Möglichkeit zur Freigabe der Datensätze haben
 * Lösung:
 * hier greift der Simple Modification Workflow
 * die Wissenschaftler haben die Möglichkeit Datensätze anzulegen und diese auch freizugeben (release)
 * ein Nutzer mit Moderator-Rechten (zugehörig zu den entsprechenden Contexten) hat die Möglichkeit diese zu kontrollieren und zu modifizieren
 * über den Depositor hinaus wird in dem durch Hamburg genutzen Simple Workflow also ein Moderator tätig
 * Frage: Soll jener Moderator ebenfalls Rechte zur Eingabe von Datensätzen haben; handelt es sich bei dieser Person ebenfalls um einen Wissenschaftler, der selbst eigene Publikationen eingibt? Dann bräuchte dieser Nutzer sowol Moderator- als auch Depositor-Rechte.
 * Iarndt 08:37, 13 October 2009 (UTC)Ja, "sicherheitshalber" sollte der User Moderator- und Depositor-Rechte haben.
 * Juliane 08:41, 13 October 2009 (UTC) Ok. Dann nehme ich die abschließende Spezifizierung anhand dieses Szenarios vor. Vielen Dank nach Hamburg fürs Feedback!
 * Kortuem 06:59, 14 October 2009 (UTC)Diese Variante klingt auch für uns nicht uninteressant; mal schauen


 * Spezifikation:
 * die abschließende Spec des Publication Workflows für das Hamburger Institut ist hier zu finden
 * Frage: Falls Notification Messages (Emailbenachrichtigungen) gewünscht sind, zu welchem Zeitpunkt im Workflow sollen diese versendet werden und an wen sollen sie adressiert sein?

=München=

Teilnehmerinnen

 * Frau Bolland (Sekretariat Prof. Hilty)
 * Frau Auer (Sekretariat Prof. Schön)

Allgemeine Ideen/Vorschläge/Bemerkungen

 * Verknüpfung des neuen Systems mit dem Bibliothekssystem
 * kontrolliertes Vokabular - Auswahlmöglichkeiten für z.B. Quelle der Publikation sehr gut
 * Für den Export eines gesamten Schriftenverzeichnisses eines Wissenschaftlers aus PubMan wäre ein „select all“ gut
 * Begrifflichkeiten wie release, einstellen, submit sind ohne zusätzliche Erläuterungen nicht ganz eingängig
 * Angaben zu den Verlagen standardisiert als Vorschlagliste vorhalten
 * Überarbeitung der Begrifflichkeit „Rolle des Urhebers“ – besser: „Art des Urhebers“

Art der Notification Messages

 * E-mail- Benachrichtigungen aus dem System heraus werden bevorzugt (vgl. Workflows in CMS; Stipendienworkflow am MPI GE)
 * Benachrichtigung über einen gesonderten Posteingang in PubMan eher nicht gewünscht

Eindrücke die Eingabemaske in PubMan betreffend

 * in Ordnung
 * Speichermöglichkeiten und Nutzung von Vorlagen und Auswahlmöglichkeiten (CoNE) sehr gut
 * übersichtlicher als Eingabemaske in CMS
 * gut, dass viele Felder Auswahlmöglichkeiten (Quellen, Zitierstile, Institutionen) vorgeben -> weniger Fehler bei der Eingabe
 * flüssige Eingabe möglich
 * Eingaben können im Prinzip von allen Institutsangehörigen bewältigt werden; sehr eingängige Masken und Abläufe

Einschätzung zur Praktizierbarkeit der drei vordefinierten Workflows

 * beide Teilnehmerinnen bevorzugen den Standard Workflow ("lieber nochmaliges Prüfen mit korrekter Eingabe, als zu schnelles Publizieren")
 * eine der beiden Teilnehmerinnen hält Simple Workflow auf Seiten der Wissenschaftler für gut umsetzbar
 * für Direktoren -> Simple Workflow durch zentrale Stelle (Erfassung der kompletten Publikationen der Direktoren durch Assistants)

Fazit der Befragten

 * angenehmes Eingabesystem
 * lieber auf das Sichtbarwerden der Eingaben auf den Websites warten, aber dafür korrekte Daten für die Weiterverarbeitung (z.B. Tätigkeitsberichte) haben -> spricht für den Standarworkflow und eine Datenübertragung in das CMS im Anschluss and die Freigabe über eine zentrale Stelle im regelmäßigen Turnus (z.B. Datenübertragung über Nacht)

Teilnehmer/Innen

 * Frau von Lewinski
 * Herr Knaak
 * Herr Pöttker

Einschätzung zur Praktizierbarkeit der drei vordefinierten Workflows

 * bevorzugt wird der Standard Workflow -> Eingabe durch den Wissenschaftler sowohl durch Easy als auch Full Submission -> anschließende Kontrolle der Eingabe durch eine zentrale Stelle
 * "Item Release"-Funktion für Wissenschaftler nicht unbedingt notwendig
 * eine Alternative wäre das Anlegen von zwei Kontexten mit unterschiedlichen Workflows: (1) Ein Context im Standard Workflow, in dem kein Release des Datensatzes für den Wissenschaftler möglich ist und eine zentrale Stelle den Datensatz freigeben muss (2) Ein zweiter Context im Simple Workflow, für den Fall, dass der Wissenschaftler seinen Datensatz auf schnelle Art und Weise publizieren/sichtbar machen möchte

Art der Notification Messages

 * Notification Messages sind nicht unbedingt notwendig -> Vertrauen in die zentrale Stelle ist gegeben

Eindrücke die Eingabemaske in PubMan betreffend

 * vorallem die CoNE Service Funktionalität wird als große Erleichterung gesehen -> Anregungen CoNE auch für Verlage oder Keywords zu nutzen

Suchfunktion auf Instituts-Website

 * Suchfunktion auf Instituts-Website wurde bisher nicht genutzt
 * "nettes Feature", aber kein unbedingtes Muss, dass PubMan Volltexte darüber durchsuchbar gemacht werden

Synchronisierung von PubMan und CMS

 * das regelmäßige nächtliche Übertragen der Publikationen ins CMS wäre ausreichend, da das sofortige Sichtbarwerden der eingegebenen Publikationen keine allzu große Bedeutung bei den befragten Wissenschaftlern hat -> "Auf ein paar Stunden mehr oder weniger kommt es nicht an; lieber sollen Schnellschüsse vermieden werden."

Szenario 1
Es wird grundsätzlich ein Standard Workflow zur Verfügung gestellt:
 * Die Eingabe erfolgt durch den Wissenschaftler (=Depositor); er kann zwischen einer easy und einer full submission wählen.
 * Eine zentrale Stelle (= Moderator) kontrolliert die Datensätze und gibt sie frei (release).
 * Es gibt kein besonderes Benachrichtigungsystem zwischen Depositor und Moderator. Bei Bedarf werden vom System unabhängige E-mails verschickt.
 * Der Moderator arbeitet die neuen Datensätze fortlaufend/sukzessive ab (nicht nur punktuell zu bestimmten Terminen) und stellt damit die Qualitätsprüfung für den Tätigkeitsbericht und SSRN sicher.
 * Das Publizieren der Daten auf der Website (CMS) ist letztendlich vom Moderator abhängig.

Szenario 2
Zusätzlich gibt es einen Simple Workflow:
 * Der Wissenschaftler oder ein Assistant (Depositor) gibt die Daten über die Eingabemaske (easy oder full submission) ein und führt auch die Freigabe selbständig durch.
 * Das Publizieren der Daten auf der Website (CMS) ist kann vom Depositor "angestoßen" werden.
 * Eine nachträgliche Kontrolle der Datensätze ist auch hier über den Moderator möglich.