CoNE Verwaltung/How-to

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Diese Seite soll den Mitarbeitern der Max-Planck-Institute als Hilfestellung dienen. Hier finden Sie eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Autoren-Einträge innerhalb des CoNE Service.


Login

Um Ihre vorhandenen Autoren-Einträge zu bearbeiten, bzw. neue Einträge vornehmen zu können, müssen Sie sich auf der CoNEControl of Named Entities-Seite zunächst mit einem Account einloggen, der über entsprechende Rechte verfügt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie über einen solchen Account verfügen, kontaktieren Sie bitte den PubManPublication Management Support (pubman-support [at] mpdl.mpg.de).


CoNE Login Screenshot.png


Nach dem Login haben Sie über die Menüleiste in der Kopfzeile die Möglichkeit, entweder nach vorhandenen Einträgen zu suchen, oder einen neuen Eintrag vozunehmen:


CoNE Menüleiste Screenshot.png


Anlegen eines neuen Eintrags

1. Klicken Sie nach dem Login auf die Menü-Funktion 'Enter New Entity'.

2. Wählen Sie aus der Liste den Bereich 'persons'. Sie gelangen zu der Eingabemaske, über die Sie den Eintrag vornehmen können:
CoNE Submission Screenshot.png


Pflichtfelder

Folgende Felder müssen mindestens ausgefüllt werden:

  • 'Complete Name' (Bitte in der Form: "Nachname, Vorname")
  • 'Family Name'
  • 'Given Name'
  • 'Organization'
  • 'eSciDocEnhanced Scientific Documentation IDIdentifier'

Die Angaben zu Datum und Bearbeiter werden automatisch vorausgefüllt, können aber modifiziert werden.
Dabei sollte stets der richtige Name des Bearbeiters angegeben werden.


Eingabe der Organisationseinheit:

a. Zur Eingabe der Organisationseinheit des Autors klicken Sie bitte auf das 'Plus'-Symbol neben dem Feld 'Position'.
Sollen einem Autoren mehrere OUs zugeordnet werden, können Sie dies durch erneutes Wählen der 'Plus'-Taste umsetzen.

b. Im Feld 'Organisation' sollten die Daten stets als kompletter Strang nach dem folgenden Schema erscheinen: 'Group, Department, Institute, Society'. Beispiel: 'Department Research and Development, Max Planck Digital Library, Max Planck Society'.
Sobald Sie anfangen, in dieses Feld einzutippen, erhalten Sie eine entsprechende Vorschlagsliste, die aus den in PuRePublication Repository vorhandenen Organisationseinheiten gebildet wird. Wählen Sie hier die gewünschte Organisationseinheit aus. Der oben genannte 'Pfad' wird automatisch in korrekter Form ausgefüllt.

c. Wenn Sie eine Organisationseinheit aus der Vorschlagsliste wählen (s.o.), dann wird die betreffende IDIdentifier der gewählten Einheit automatisch in das Feld 'eSciDocEnhanced Scientific Documentation-IDIdentifier' eingetragen (z.B. 'escidoc:12345').

Die Felder 'Organisation' und 'eSciDocEnhanced Scientific Documentation-IDIdentifier' können manuell verändert bzw. mit anderen Werten, als in der Vorschlagsliste angeboten, befüllt werden. So können Sie einer Person z.B. die Universität Köln zuweisen (die in PuRePublication Repository nicht angelegt ist), und tragen als IDIdentifier 'escidoc:persistent22' ein, um eine Verknüpfung mit 'External Organizations' herzustellen.
Wichtig: Wenn bei einer Organisationseinheit keine eSciDocEnhanced Scientific Documentation-IDIdentifier vorhanden ist, werden die Publikationen später fälschlich mit 'External Organizations' (escidoc:persistent22) verknüpft. Je nachdem, wann dieser Fehler auftaucht, kann dies zu erheblichen Nacharbeiten führen! Das gilt auch für das Eintragen einer falschen IDIdentifier. Bitte achten Sie also darauf, hier korrekte Einträge vorzunehmen.

Die eSciDocEnhanced Scientific Documentation-IDs der einzelnen Organisationseinheiten können unter diesem Link nachgeprüft werden: http://pubman.mpdl.mpg.de/escidocadmin/ou. Durch Anklicken der betreffenden OUOrganizational Unit innerhalb des Baumes gelangen Sie zu einer Detailansicht, in der die eSciDocEnhanced Scientific Documentation-IDIdentifier aufgeführt wird.

Optionale Felder

Neben den Pflichtfeldern gibt es eine Anzahl optionaler Felder, in die zusätzliche Informationen eingetragen werden können.

  • Das Feld 'Alternative Name' eignet sich für die Erfassung abweichender Schreibweisen, Abkürzungen, Namensänderungen etc. Hier bitte die Form 'Nachname, Vorname' verwenden. Über die 'Plus'-Funktion können beliebig viele Einträge vorgenommen werden
  • Über das 'Plus' neben 'Identifier' erhalten Sie die Möglichkeit, eigene IDs, sowie die Art des jeweiligen Identifiers zu vermerken.
  • In den Feldern 'From' und 'Until' kann die Zugehörigkeit des Autors zu einer bestimmen Organisationseinheit zeitlich eingegrenzt werden. Datumsangaben bitte in der Form 'JJJJ-MM-TT' eintragen. Diese Angaben werden bei Importen für die Vergabe der Affiliations abgeglichen.
  • 'Degree' ist für akademische Titel vorgesehen.
  • 'Position Appelation' bezieht sich auf die berufliche Funktion (Leiter der Abteilung XY, Direktor des MPIMax-Planck-Institut für...).

Beenden der Eingabe

Schließen Sie die Bearbeitung mit 'Save' ab.

Bearbeiten eines vorhandenen Eintrags

1. Klicken Sie auf die 'Search'-Funktion in der Menüleiste und wählen Sie in dem Drop-Down-Menü neben dem Suchfeld die Kategorie 'persons' aus.


CoNE Suche.png


2. Führen Sie eine Suche nach dem zu bearbeitenden Eintrag durch.

3. Klicken Sie auf die Funktion 'Edit' hinter dem gewünschten Eintrag in der Treffermenge.
Alternativ können Sie auch direkt den betreffenden Eintrag anklicken und gelangen zur Detailansicht. Dort finden Sie ebenfalls die Funktion 'Edit Entity'.

4. Sie gelangen zur Eingabemaske, die Sie wie oben beschrieben bearbeiten können.