User:Andi/Application Procedure for MPDL Projects

MPDL-Projekt Aspekte

Die MPDL hat ein jährliches Budget für MPDL-Projekte, so genannte "institutsübergreifende Maßnahmen", welches vom Präsidium der MPG zur Verfügung gestellt wird. Eine Zielvorgabe dieser Projekte ist es, die Verbindung zwischen den beteiligten Instituten und der MPDL zu stärken. Darum wird ein entsprechender Projektantrag immer in enger Zusammenarbeit zwischen MPDL und mindestens einem MPI erarbeitet. Um die wissenschaftliche Relevanz der Projekte zu gewährleisten, wird jeder Antrag von zwei unabhängigen, MPG-externen, Experten begutachtet. Auf Basis dieser Gutachten und den Antworten auf eine Liste von zehn Fragen (siehe unten), spricht eine Gruppe von drei MPDL-Mitarbeitern und drei Mitgliedern des Lenkungsausschusses der MPDL (LA-sInfo) dem LA-sInfo eine Finanzierungsempfehlung aus. Aufgrund der wissenschaftlichen Gutachten und der Empfehlung des LA-sInfo, entscheidet das Präsidium der MPG über die Finanzierung des Projektes. Jedes Projekt muss einen jährlichen Projektbericht (siehe Formular [1]) abgeben. Wenn der LA-sInfo es für nötig befindet, kann er weitere Informationen anfragen. Um den Austausch zwischen den einzelnen Projekten zu fördern, wird jedes Jahr ein Projekt-Tag organisiert, auf dem alle Ergebnisse der MPDL-Projekte vorgestellt werden.

Die Gelder für die Projekte werden direkt von der Generalverwaltung der MPG abgerufen, wobei 15 % des Gesamtbudgets am Projektende einbehalten werden, bis die MPDL einen positiven Bescheid über das Projektergebnis abgegeben hat und alle Mittel verbucht wurden. Bei künftigen Projektanträgen müssen sich die antragstellenden Institute mit 50 % am Gesamtbudget beteiligen.

Antragsphasen

1. Der Projektantrag wird gemeinsam von Institutsmitarbeitern und der MPDL geschrieben.
2. Der Projektantrag wird zusammen mit einem Brief, welcher die 10 Fragen (siehe unten) beantwortet, an eine 6er-Gruppe von drei Mitgliedern des Lenkungsausschusses der MPDL (LA-sInfo) und drei MPDL-Mitarbeitern eingereicht. Bitte senden Sie diese Anträge an Malte Dreyer. Der Projektantrag muss von den geschäftsführenden Direktoren der beiteiligten Institute unterzeichnet sein und ein Direktor muss die Projektleitung übernehmen.
3. Zwei externe Experten begutachten den Projektvorschlag auf seine wissenschaftliche Relevanz.
4. Wenn nötig kann der Projektantrag überarbeitet werden, worauf er ein weiteres Mal begutachtet wird.
5. In der nächsten LA-sInfo-Sitzung entscheidet der LA auf der Basis des Projektvorschlags, der wissenschaftlichen Gutachten und der Antworten auf die 10 Fragen (siehe unten) über eine Förderungsempfehlung an das Präsidium.
6. Die 6er-Gruppe teilt den Antragstellern die Entscheidung des LA mit.
7. Das Präsidium entscheidet über die Förderung des Projekts.
8. Falls die Präsidiumsentscheidung positiv ausfällt, erhalten die Antragsteller einen Brief der Finanzabteilung der GV mit den administrativen und finanziellen Details (z.B. die Vorhabennummer).

Antragsbestandteile

1. Titel und Kurzname des Projekts
2. Name und Unterschrift des projektleitenden Direktors
3. Namen und Unterschriften der geschäftsführenden Direktoren der beteiligten Institute
4. Namen der projektverantwortlichen MPDL-Mitarbeiter
5. Brief, der die 10 Fragen (siehe unten) beantwortet
6. Kurzbeschreibung der Projektvorbereitungsphase, warum und wie das Projekt zustande kam (maximal eine halbe DIN-A4-Seite)
7. Kurze Zusammenfassung der Projektziele
8. Kurze Beschreibung, wie sich das Projekt in die Gesamtstrategie der MPDL eingliedert
9. Hintergrundinformation zur wissenschaftlichen Bedeutung des Projektes
10. Arbeitsbeschreibung mit
    1. Projektphasen und den entsprechenden Meilensteinen
    2. Detaillierte Beschreibung der Arbeit, der Anzahl an Personenmonaten und die nötige Gehaltsgruppierung der dafür vorgesehenen Stellen.
    3. Gantt-Chart das den Arbeitsplan der Projektmitarbeiter beschreibt
    4. Liste der Mitarbeiter (inkl. Institutszugehörigkeit) die die Projektmitarbeiter betreuen

Daten zur Einreichung von Projektvorschlägen

Die nächsten Daten für die Einreichung von Projektvorschlägen sind:

• 17.12.2009
• 17.03.2010
• 23.06.2010

10 Fragen

Die Antragsteller und die MPDL erstellen gemeinsam einen Begleitbrief zum Projektantrag, der die folgenden Fragen beantwortet:

1. Welchen Beitrag leistet das Projekt zur Gesamtstrategie der MPDL und zu welcher generischen Infrastruktur (z.B. PubMan, Scholarly Workbench, Digital Editions) wird das Projekt als Modul beitragen?
2. Auf welche Weise werden in dem Projekt die bestehende Software-Architektur und die Erfahrung im Bereich Forschungsinfrastrukturen genutzt?
3. Wie steht das Projekt in Bezug zu den bestehenden Lösungen und Diensten der MPDL?
4. Haben die Antragsteller die Beziehung zwischen dem vorgeschlagenen Projekt und Software, die außerhalb der MPDL verfügbar ist, dargestellt? Wenn nicht, wie sieht die MPDL diese Beziehung?
5. Welche Interfaces wird das vorgeschlagene Projekt anbieten?
6. Auf welche Weise trägt das Projekt dazu bei, Verbindungen zwischen bestehenden MPDL-Lösungen zu knüpfen?
7. Welche zusätzlichen Ressources, die nicht im Projektantrag aufgeführt sind, müssen von der MPDL für dieses Projekt bereitgestellt werden?
8. Wie wird die Pflege der Projektergebnisse nach Ablauf des Projekts gewährleistet? Welche Ressourcen werden dafür benötigt?
9. Welche MPIs und welche anderen Nutzer werden von dem Projekt profitieren und hat das Projekt das Potenzial um von der ganzen MPG genutzt zu werden?
10. Wie trägt das vorgeschlagene Projekt zu Open Access bei oder geht es in dem Projekt um Daten, die nicht öffentlich zugänglich gemacht werden können?

Bisher finanzierte Projekte

Sie finden eine Liste der bisher finanzierten Projekte auf dieser Webseite: http://mpdl.mpg.de/projects/projects_intern_en.htm?mp=64

MPDL Project Aspects

The MPDL has an annual budget for MPDL Projects, so called "institutsübergreifende Maßnahmen" provided by the Präsidium of the MPG. One aim of these projects is to strengthen the link between the participating Max Planck institutes and the MPDL. Therefore, a MPDL Project is always defined in close collaboration between the MPDL and one or more Max Planck institutes. To ensure the scientific relevance of the project proposal it is reviewed by two independent experts from outside the MPG. Based on the two scientific reviews and the answers to the 10 questions listed below, a group of three members of the MPDL and three members of the MPDL's steering committee (LA-sInfo) issues a recommendation concerning funding of the project to the LA-sInfo. After receiving the recommendation of the LA-sInfo and the scientific reviews, the Präsidium of the MPG takes the final decision on whether or not to fund the proposed project. Each project has to hand in an annual report (see form here) on the project's progress. If deemed necessary, the LA-sInfo can request additional information. To facilitate exchange between the single projects, once a year a project day is organized where all projects present their results.

Funds are called in annually by the project partners from the Administrative Headquarters (GV). 15 % of the total granted budget is retained until the MPDL has positively reviewed the outcome of the project and the outflow of funds is accounted for. The retained funds are taken from the sum allotted to the last project year. In future project proposals the submitting institutes have to contribute 50 % to the total budget out of their own funds.

Application Stages

1. The project proposal is prepared by members of the participating institutes and the MPDL.
2. The project proposal including the letter answering the 10 questions listed below is submitted to a project group of three members of the steering committee LA sInfo and three members of the MPDL. Please send the proposal to Malte Dreyer. The proposal needs to be signed by the managing directors of the participating institutes and one director has to be the project leader.
3. Two external (non-MPG) experts review the project proposal.
4. If necessary the project proposal can be revised once, after which it is reviewed again.
5. In its next meeting the steering committee LA sInfo of the MPDL decides on the basis of the proposal, the scientific reviews and the answers to the 10 questions about suggesting the project to the Präsidium for funding.
6. The project group informs the applicants about the LA's decision.
7. The Präsidium of the MPG decides about funding the proposed project.
8. If approved, the partners receive a letter of the finance department of the Administrative Headquarters with the administrative and financial details (Vorhabennummern).

Components of the proposal

1. Title and short name for the project
2. Names of the persons responsible for the proposal (one person from the institutes and one from the MPDL)
3. Letter answering the 10 questions listed below
4. Short description of the preparation phase, why and how the project was started (maximum half a A4 page)
5. Short summary of the aims of the project
6. Short statement on how the project fits into the overall strategy of the MPDL
7. Background information on the scientific importance of solving the problem
8. Description of work, including
   1. Project phases and the corresponding milestones
   2. Detailed description of work as well as number of person months and pay scale grouping of the corresponding positions
   3. Detailed Gantt Chart describing the work plans of the people to work on the project
   4. List of people involved in supervising the project and their affiliations

Submission dates for project proposals

The next submission dates for project proposals are:

• 17.12.2009
• 17.03.2010
• 23.06.2010

10 Questions

The applicant and the MPDL will work together on a letter to the proposal which addresses the following questions:

1. Which contribution does the project make to the MPDL's overall-strategy, and in particular of which generic infrastructure is it supposed to become a module (e.g. PubMan, Scholarly Workbench, Digital Editions)? In case the contribution cannot be formulated in terms of an existing generic infrastructure part, but still seems valuable, this must be considered as a challenge to the MPDL framework. In particular, the MPDL should then supplement its vision by a new element so that the proposed project does become a contribution to the MPDL overall strategy.
2. How does the proposed project make use of the existing architecture and infrastructural expertise of the MPDL?
3. How does the proposed project relate to the already existing solutions and services within MPDL?
4. Has the applicant clarified the relation between the proposed project and other software available outside the MPDL? If not, how does the MPDL see that relation?
5. Which interfaces does the proposed project offer?
6. How does the proposed project help to build bridges between existing MPDL solutions?
7. Which additional resources, not listed in the project proposal, will be required from the MPDL within this project?
8. How will the maintenance of the project results be assured after the project period? What resources will be required?
9. Which MPI's and which other users will benefit from the proposed project and does it have the potential of being scaled up to all of MPG?
10. How does the proposed project contribute to Open Access, or deals the proposed project with data that cannot be made openly accessible?

Funded projects (successful applications)

For a list of funded projects and their description, please visit http://mpdl.mpg.de/projects/projects_intern_en.htm?mp=64

MPDL Project Progress Report

Please use the form provided here to write your progress report.

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