Difference between revisions of "PubMan Best Practice Workshop Zusammenfassung"

Revision as of 10:26, 16 October 2015

Browser / Browserprobleme[edit]

Unterstützung vor allem der folgenden gängigen Browser: Firefox, Google Chrome, Safari für Mac
Wir können nur eine bestimmte Bandbreite an Browser-Versionen unterstützen. Bei ganz aktuellen Versionen benötigen wir etwas Zeit. Sehr alte Versionen können ggf. nicht unterstützt werden.
Empfohlen wird die Nutzung von Firefox. Internet Explorer wird bald durch neuen Microsoft Browser abgelöst. 100%ige Unterstützung/Funktionalität kann durch uns nicht gewährleistet werden.
Browserbedingte Schwierigkeiten bitte an den Support melden (pubman-support@gwdg.de)
Vorsicht beim Arbeiten in mehreren Tabs, sprich mehreren PuRe-Instanzen in einem Browser
- Es kann immer nur eine Sitzung/Session verwaltet werden
- Im Hintergrund gespeicherte Daten, wie z. B. die ID eines aktuell zu bearbeitenden Datensatzes, können durch nachfolgende Session in einem weiteren tab überschrieben werden!
- Dadurch können sich Inhalte von verschiedenen Datensätzen "vermischen"! In diesem Fall die vorherige Version des Datensatzes wiederherstellen (über "Bearbeitungsgeschichte")
- Was gefahrlos möglich ist:

- In einem Tab einen zu bearbeitenden Datensatz, in einem weiteren Tab desselben Browsers eine Trefferliste oder CoNE

- Zwei Sessions in verschiedenen Browsern (z. B. in Firefox den zu bearbeitenden Datensatz und in Chrome einen anderen Datensatz als Vorlage)

Zurück-Button[edit]

Es ist es nicht empfehlenswert, in MPG.PuRe die Navigationsmöglichkeiten des Browsers zu nutzen (Pfeil-Buttons für "Seite zurück" o. "Seite vor").

Dies kann zu Problemen führen.

Es sollten immer die PuRe-eigenen Navigationsmöglichkeiten und Menüpunkte genutzt werden (insbesondere auf die Möglichkeiten der sogenannten Breadcrumb-Leiste wird hingewiesen):

Session/File Time Outs[edit]

die Time Out-Zeiten von 2 Stunden für Sessions und hochzuladene Dateien ist zu beachten

Contexte[edit]

administrative Trennung der eingegebenen Publikationen nach verschiedenen Kriterien, z.B.:
- Workflows
- Validierungsschemata
- Genres
- kontrolliertem Vokabular
- interne/externe Publikationen
- ... etc.
die Trennung der Contexte wird für den uneingeloggten Nutzer nicht ersichtlich
prinzipiell hat jedes Institut mindestens zwei Contexte: Migrations-Context (von eDoc importierte Datensätze) + Publikations-Context (laufende Eingaben nach Migration)

Nutzung von mehreren Contexten im Nachhinein[edit]

Umzug der bereits angelegten Daten in einen neuen Context ist nicht machbar
Best Practice-Empfehlung: Datensatz als Vorlage nutzen und im neuen Context erneut anlegen; anschließend Zurückziehen des originären Datensatzes

Versionierung[edit]

Navigation durch die älteren Versionen eines Datensatzes ist via URL möglich: Die Versionsnummer steht hinter dem Doppelpunkt am Ende der URL und kann dort händisch geändert werden. z.B.: http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/faces/viewItemOverviewPage.jsp?itemId=escidoc:2148961:7
Wenn eine jüngere Version existiert, wird der Link zur neuesten, für mich erreichbaren Version in der Kopfzeile angezeigt.
Möglichkeit einen Datensatz auf vorherige Versionen zurückzusetzen: In der "Bearbeitungsgeschichte".

Erfassung von Publikationen von CoNE-Autoren vor MPG-Zeit[edit]

Grundsätzlich in PuRe erlaubt
Es wird empfohlen, für die saubere Trennung einen externen Kontext für diese Datenätze zu verwenden. Dabei ist zu beachten: Datensätze können nachträglich nicht zwischen Kontexten verschoben werden.
entweder die externe Affiliation im CoNE Profil aufnehmen oder in der Publikation "Extern" als Affiliation angeben
Es sollten keine Autoren in CoNE erfasst werden, die ausschließlich das allgemeine "External Organizations" als Affiliation tragen

Empfehlung zur Umbennungen von OUs[edit]

wenn inhaltlich keine Änderung des Arbeitsbereiches der OU (z.B. Abteilung) stattfindet, sollte einfach nur der Name der OU geändert werden (ID bleibt gleich)
wenn inhaltlich eine Neuausrichtung stattfindet, sollte eine Nachfolge-OU angelegt werden (neue OU). Die Alte OU kann dann "geschlossen" werden
in beiden Fällen müssen die CoNE-Profile der betreffenden Autoren angepasst werden, damit der neue Name auch bei der Eingabe als Option in der Vorschlagsliste für die Autoren angezeigt wird.

Erfassung von eingereichten Papern[edit]

Möglichkeit diese einzugeben, aber noch nicht freizugeben, wenn nicht gewünscht
sobald das Paper angenommen wurde, kann der Datensatz freigegeben werden
Datensätze im Status "pending" oder "submitted" können sowohl über die administrative Suche gefunden, als auch in meine Datensätze oder im QA-Bereich gefiltert werden.

CoNE[edit]

Dublettencheck berücksichtigen!
IDs der OUs nicht vergessen
auf absolut korrekte Schreibweise achten
keine unbeabsichtigten Leerzeichen setzen
Eingabe von CoNE-Autoren während Submission mit Namen der OU im Autosuggest-Feld -> kürzere Auswahlliste
Liste aller CoNE-Autoren eines Instituts via CoNE Query: pubman.mpdl.mpg.de/cone/persons/query?format=html&q="*[Name des Instituts]*"&n=0
- Anstatt "html" kann auch "jquery" als Format eingetragen werden. Letzteres ist leichter in Textform zu übertragen und listet auch die IDs der CoNE-Einträge.
Eingabe neuer Zeitschriften am Besten mit ISSN als ID (ID ist Pflichtfeld)
Um einen neuen CoNE-Eintrag in der Autosuggest-Liste angezeigt zu bekommen, ist ein Reload der Seite notwendig.
Wie findet man die ID einer Organizational Unit heraus?
- Browsen nach einer Organisation --> Klick auf [Description]--> im oberen Rahmen des Fensters steht die ID
- Im CoNE-Personeneintrag einer Person steht im Feld "Escidoc-ID" die ID der zugehörigen Affiliation.
Probleme mit Sonderzeichen in der Autosuggest-Liste: Nachname kann nicht gefunden werden.
- Suche nach dem Vornamen im Feld "Nachnamen", betreffende Einträge werden zur Auswahl angezeigt. Eignet sich nur bei seltenen Vornamen.
Zeitschriftenreihen und Zeitungen in CoNE:
- können bislang nur als "Zeitschrift" in CoNE hinterlegt werden. Bei der Eingabe muss für die Auswahl des Eintrags das Genre "Zeitschrift" ausgewählt sein, anschließend kann es geändert werden.
Umgang mit Dubletten

Submission[edit]

Information über die Verbindung von zwei Datensätzen durch eine Revision ist im XML gespeichert -> CMS kann diese verarbeiten und die Verbindung zwischen den beiden Datensätzen kann entsprechend auf Webseiten verdeutlicht werden
Vorsicht: Revision ist nicht Version!
- Revision als intellektuelle Überarbeitung einer Publikation (z.B. Preprint -> Postprint)
- Versionen werden autmatisch generiert sobald Metadaten verändert oder ergänzt werden
Kommentarfeld bei Freigabe: Nutzung, um Informationen zur jeweiligen Version zu hinterlegen oder um Informationen für den Moderator zu hinterlassen
Nützliche und sehr umfangreiche Windows-Applikation zur Eingabe von Sonderzeichen: Charmap
- Start klicken -> das Feld "Ausführen" öffnen -> "charmap" eintragen und Eingabetaste drücken
Nutzung von Local Tags (quasi als "Abrufzeichen") zum Filtern der eingegebenen Publikationen nach bestimmten Kriterien -> hilfreiche Unterstützung bei der Erstellung von speziellen Berichten
Ersetzen von Einträgen mit Autosuggest durch Hinzufügen eines neuen Feldes und anschließendem Löschen des vorherigen Feldes
Eingabe von Rezensionen in PubMan

Institut für Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht/ MPI für Steuerrecht und öffentliche Finanzen: nutzt das Genre „Rezensionen“, das im Rahmen von JuS implementiert wurde.

a) Rezensionen ohne eigenen Titel: Titel und Autor des rezensierten Werks in das Feld „Titel“,„Review of“ wird vorangestellt. Ausgabe im JUS Zitierstil: beginnt erst :nach :„Review of“ mit dem Titel.

Beispiel: http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/faces/viewItemFullPage.jsp?itemId=escidoc:1481627:1

b) Rezensionen mit eigenem Titel: Der eigene Titel der Rezension wird vor „Review of“ gestellt. Dann Verfasser und Titel des rezensierten Buchs.

Achtung: im Jus-Zitierstil wird die Rezension erst ab „Review of“ ausgegeben, eigene Titel werden also nicht mitausgegeben.

Beispiel: http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/faces/viewItemFullPage.jsp?itemId=escidoc:1332670

MPI für Psycholinguistic: benutzt das Genre „Zeitschriftenartikel“

a) Rezensionen ohne eigenem Titel: Im Titel wird vorangestellt [Review oft he book XY by Autor xy ]

Beispiel: http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/item/escidoc:59832 (ohne eigenem Titel)

b) Rezensionen mit eigenem Titel: Titel kommt vor der Klammer. Ausgabe im APA: Eigentitel wird mit ausgegeben. Wendung „Review of“ wird auf deutschen Wissenschafts-:Seiten ins : deutsche als „Rezension von“ übersetzt.

Beispiel: http://pubman.mpdl.mpg.de/pubman/item/escidoc:196885 (mit eigenem Titel)

Veröffentlichte Hochschulschriften. Wie werden sie eingegeben?
- Link zu Server wird unter "Locator" angegeben.
- Immer mehr kumulative Dissertationen: mehrere Artikel werden zu einer Dissertation zusammengefasst.

Umgang mit gleichberechtigten Autoren eines Werkes
- kommt immer häufiger vor.
- Hinweis "These authors contributed equally to this work" als eigene Affiliation, mit der die betroffenen Autoren verknüpft werden.
- Alternativ: ins Feld "Abstract" schreiben.

Zwischenspeichern von nicht validen Datensätzen
- Workaround: Bindestrich oder Leerzeichen als "Platzhalter" in das Pflichtfeld eingeben.

Zeitschriften, die nur online erscheinen
- Zusatz "Online only" wird in den Titel geschrieben.
- Anforderung: eigenes Metadatenfeld.

Suche[edit]

Maximum-Abfrage von 5000 Datensätzen via REST -> Abfrage über 5000 Datensätze entsprechend anpassen:
- Beispiel-Abfrage ab dem 5001. Datensatz:pubman.mpdl.mpg.de:8080/search/SearchAndExport?cqlQuery=( ( escidoc.objecttype="item" ) and ( ( escidoc.context.objid="escidoc:582610" ) ) ) and ( escidoc.content-model.objid="escidoc:persistent4" ) &exportFormat=EDOC_Export&startRecord=5001
- Beispiel-Abfrage ab dem 10001. Datensatz: pubman.mpdl.mpg.de:8080/search/SearchAndExport?cqlQuery=( ( escidoc.objecttype="item" ) and ( ( escidoc.context.objid="escidoc:582610" ) ) ) and ( escidoc.content-model.objid="escidoc:persistent4" ) &exportFormat=EDOC_Export&startRecord=10001
- usw.
Empfehlung, solange es keine administrative Suche gibt: Baskets + Filter + Sortieren
Bookmarken von Suchen erleichtert die Arbeit
Suche von nicht-freigegeben Datensätzen via URL (bei Bekanntheit des eSciDoc ID)
Ersetzen von Einträgen mit Autosuggest durch Hinzufügen eines neuen Feldes und anschließendem Löschen des vorherigen Feldes
Vorsicht bei der Suche nach Thesis + Art des Abschlusses sowie weiteren Genres -> weitere Genres werden nicht gefunden, da sie fälschlicherweise auch mit der Suche nach der Art des Abschlusses verknüpft werden; dafür gibt es logischerweise dann keine Ergebnisse
Nach dem Erstellungsdatum von Datensätzen suchen: geht jetzt über die administrative Suche
Trunkierung von Suchanfragen: Suchanfragen können mit ? für ein Zeichen und * für mehrere Zeichen rechts trunkiert werden.

Export[edit]

zweite Quelle nicht im APA Zitierstil enthalten
- mögliches Workaraound: alle Informationen in erster Quelle hinterlegen (Verunreinigung der Metadaten) oder im EndNote-Format exportieren und via EndNote die Publikationsliste erzeugen

Massenimport[edit]

"Dublettencheck" & "Bei Fehler zurücksetzen" nicht aktivieren beim Starten eines Imports
Voricht bei Batch-Optionen im Import Workspace!
- "Entfernen" bedeutet die Informationen zum Import aus dem Workspace zu entfernen. Die Datensätze werden dabei nicht entfernt. Allerdings ist auch keine Batch-Freigabe der bestehenden Datensätze mehr möglich. Diese Funktionalität soll vorallem dabei unterstützen, dass der Import Workspace nicht zu unübersichtlich wird, so dass alte Import-Informationen nach und nach entfernt werden können und die Liste der getätigten Importe nicht zu lang und unübersichtlich wird.
- "Löschen" bedeutet, dass alle Datensätze des Imports gelöscht werden. Dies ist nur möglich, wenn die Datensätze sich noch im Zustand "pending" befinden.
- "Freigeben" bedeutet die Freigabe aller Datensätze eines Imports auf einmal (im Batch-Verfahren).
Unter "Details" kann man sich die jeweiligen Informationen zum laufenden Import anschauen und eventuelle Fehler analysieren.
Angabe des Identifiers für Importe
- arXive: arXive:0904.3933
- BMC: hinterer Teil der DOI, Bsp.:doi:10.1186/1472-6890-8-6 --> 1472-6890-8-6

Formate für den Massenimport:
- Export-Format WoS: plain text, ab Version 7.1 wird kein Tool mehr benötigt.
- Endnote: enl-Format
- BibTex: als txt, es gibt die Möglichkeit eine URL als Bib zu speichern

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 ===Zurück-Button===
-* um auf vorherige Seiten zurück zu gelangen sollte die Breadcrum genutzt werden
+* Es ist es nicht empfehlenswert, in MPG.PuRe die Navigationsmöglichkeiten des Browsers zu nutzen (Pfeil-Buttons für "Seite zurück" o. "Seite vor").
+Dies kann zu Problemen führen.
+* Es sollten immer die PuRe-eigenen Navigationsmöglichkeiten und Menüpunkte genutzt werden (insbesondere auf die Möglichkeiten der sogenannten Breadcrumb-Leiste wird hingewiesen):
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 === Session/File Time Outs ===