Empfehlungen zur Arbeit mit CoNE

Autoren

Jede natürliche Person sollte in CoNE nur mit einem einzigen Eintrag erfasst werden. Das gilt auch für Personen, die im Laufe der Zeit an verschiedenen Max-Planck-Instituten arbeiten.
Mehrfache Erfassungen von Personen (Dubletten) verschlechtern die Übersichtlichkeit des Bestandes und vermindern den eigentlichen Mehrwert von CoNE: Die eindeutige Identifizierung von Personen für die Suche und Exporte. Deshalb lohnt es sich, eine gewisse Sorgfalt und Mühe in die Pflege des Bestandes zu investieren.

• Beim Anlegen neuer Personen sollte deshalb jeder Einzelfall genau geprüft werden:
  • Verwenden der Such-Funktion in CoNE, um festzustellen, ob es bereits einen Eintrag gibt.
  • Das gilt insbesondere für Personen, bei denen bekannt ist, dass sie zuvor an einem anderen MPI tätig gewesen sind.
  • Beachten des automatischen Dubletten-Checks bei der Eingabe in die Metadaten-Felder von CoNE (farbige Hinweise).
  • Bei unklaren Fällen lässt sich oft z. B. telefonisch mit den KollegInnen des anderen Institutes abklären, ob es sich wirklich um dieselbe Person handelt.

• Institutswechsel:
  • Vorhandene CoNE-Einträge können um die neuen Informationen erweitert werden. In unklaren Fällen sollte das jeweils andere betroffene Institut kurz informiert werden: z. B. wenn ein Wissenschaftler eine Zeit lang an beiden MPIs beschäftigt ist.
  • Werden neue Affiliations zu einer Person hinzugefügt, sollten die bereits vorhandenen Affiliations belassen werden. Das erleichtert die eindeutige Identifizierung von Personen.
  • “Hoheit“ über die erfassten Daten sollte jeweils das MPI haben, an welchem Wissenschaftler gerade tätig ist.

• Bei der Erfassung von alternativen Namensvarianten wird empfohlen, die Einträge möglichst "schlank" zu halten. Es sollten nur die wirklich für die Eingabe in den Publikationen benötigten Varianten eingetragen werden - nicht alle denkbaren und theoretisch möglichen Formen. Zu viele Namensvarianten blähen die Vorschlagslisten bei Eingabe und Suche schnell auf und verschlechtern damit die Übersichtlichkeit.

• Die (zumindest zusätzliche) Erfassung von ausgeschriebenen Vornamen erleichtert die eindeutige Identifizierung von Autoren erheblich. Bei der wachsenden Anzahl an erfassten Personen kann es auf Dauer sehr schwierig werden, nur anhand der Initialen Unterscheidungen zu treffen.

• Es sollten nur die jeweils eigenen Autoren durchgehend in CoNE erfasst werden. Externe Partner können aber auch mit-verwaltet werden.

• Für externe Personen, die regelmäßig in Publikationen als Partner auftauchen, können von der MPDL konkrete externe Organisationseinheiten angelegt werden (z. B. "Universität Hamburg"). Diese können dann mit eigener ID als Affiliation in CoNE vergeben werden.

• Vorsicht beim Löschen von CoNE-Einträgen! Diese können nicht wieder hergestellt werden. Es sollten keine CoNE-Einträge gelöscht werden, die noch mit Publikationen in PuRe verknüpft sind. Das kann über die Suche in PuRe überprüft werden.

• Zeitliche Angaben bei den Affiliations: Diese Angaben sind vor allem für die Importe bei der Migration wichtig, um eine automatisierte Zuordnung zu den jeweils passenden Affiliations zu gewährleisten. Es ist nicht erforderlich, diese Angaben darüber hinaus in CoNE zu pflegen. Der Aufwand dafür ist im Laufe der Zeit relativ groß, es ergibt sich aber wenig Nutzen über die Importe hinaus - CoNE ist kein Werkzeug zur Verwaltung von Personaldaten.

• Werden Zeiträume für die Affiliations erfasst, empfiehlt es sich dringend, ausschließlich Jahresangaben zu hinterlegen - ohne Monats- oder Tagesdaten. Sonst kann es bei Importen zu fehlerhaften Zuordnungen kommen, da in den Publikationen meist ebenfalls nur Jahresangaben vorhanden sind.

• Die kurzen Felder hinter den einzelnen Metadaten-Feldern in der CoNE-Maske sollten ursprünglich der Festlegung unterschiedlicher Sprachen dienen. Diese Funktion hat allerdings unerwünschte Nebeneffekte auf die Suche, weshalb diese Felder generell leer gelassen werden sollten.

• Tipp zur Verkürzung der Vorschlagslisten in Eingabemaske und Suche: Geben Sie zusätzlich zum Namen noch einen Begriff aus der Affiliation (z. B. aus Ihrem Institutsnamen) ein. Das ist besonders hilfreich bei sehr häufig vorkommenden Autoren-Namen.

• Die gewählte Instituts-Struktur kann Auswirkungen auf die Suchbarkeit in CoNE haben: Namen von Abteilungs- und Gruppenleitern in den Bezeichnungen der jeweiligen Organisationseinheit führen dazu, dass immer auch alle CoNE-Autoren aus der Abteilung/Gruppe angezeigt werden, wenn eigentlich nur nach dem Abteilungsleiter/Gruppenleiter gesucht wird.

Journals

Anders als bei den Autoren, bei denen die genaue Verknüpfung zu den Publikationen in PuRe sehr wichtig für die Nachnutzung ist, sind die CoNE-Journals eher als eine reine Ausfüllhilfe zu sehen.

• Denoch sollte auch hier daraufgeachtet werden, nicht zu viele Dubletten, überflüssige oder falsche Einträge entstehen zu lassen.
• Zu viele oder überladene Einträge vermindern die Übersichtlichkeit der Vorschlagslisten erheblich (Dubletten und viele Kurztitel/alternative Titel).
• Die Benutzuung der Vorschlags-Listen bei der Eingabe ist weder Pflicht, noch Selbstzweck: Es sollte eine Erleichterung der Arbeit sein, andernfalls ist es ratsam, sie zu ignorieren.

• Bei der Benutzung der Vorschlagslisten in PuRe ist zu beachten:
  • Es gibt(zahlreiche)Dubletten
  • Daten sind eventuell nicht (mehr) aktuell: ISSN, Verlagsangaben können sich im Laufe der Zeit geändert haben.

• Bei der Eingabe/Pflege von Journals ist zu beachten:
  • Bitte die bestehenden Titel/Kurztitel/alternativen Titel nicht einfach nach eigenen Wünschen bearbeiten: Diese werden auch von andern MPIs verwednet und sind vielleicht genau so gewünscht.
  • In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung über die PuRe-Users-Liste möglicherweise hilfreich.
  • Bitte andererseits die Liste der alternativen Titel nicht endlos erweitern: Die Übersichtlichkeit der Vorschlagslisten leidet sehr darunter.
  • Denkbar wäre eine Orientierung an "genormten" Vorlagen: z.B. an der ZDB
  • Für E-Journals sollten eigene Einträge erfasst werden
  • Der ID-Type bei ISSNs muss als komplette URL hinterlegt werden ("http://purl.org/escidoc/metadata/terms/0.1/ISSN"). Ansonsten werden diese als IDs des Typs "other" in die Publikationen geschrieben, was unschöne Auswirkungen auf Zitierstile haben kann.
  • Das Feld "Citation Sytle" ist ausschließlich für den Jus-Zitierstil relevant und sollte ansonsten frei gelassen werden.

• Offene Fragen:
  • Wann/wie sollte man sich mit den anderen Nutzern abstimmen?
  • Umgang mit Journals, bei denen offensichtlich viele verschiedene Kurztitel von den unterschiedlichen MPIs gewünscht werden.

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