Kurzanleitung PubMan-Batchverarbeitung

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Diese Seite enthält eine Kurzanleitung zur PubManPublication Management-Funktionalität "Batchverarbeitung"


Allgemein

Über die Batchverarbeitung haben Sie die Möglichkeit, viele Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten.
Die möglichen Aktionen gliedern sich in verschiedene Kategorien.

Die Funktion steht grundsätzlich allen PubManPublication Management-Accounts mit der Berechtigung "Moderator" zur Verfügung. Es können dabei ausschließlich Datensätze bearbeitet werden, für die der jeweilige Account die entsprechenden Berechtigungen hat.

Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze

  • Datensätze können grundsätzlich in Listenansichten für die Batchverarbeitung ausgewählt werden. Die entsprechende Funktion finden Sie in der Kopfzeile unter "Aktionen". Dort befindet sich jetzt auch die bisherige Funktion "zur Ablage hinzufügen".
    • Auf allen Suchergebnis-Seiten können Sie die gewünschten Datensätze per Häkchen markieren und dann zur Batchverarbeitung hinzufügen.
    • Alternativ können Sie das gesamte Suchergebnis mit einem Klick hinzufügen (unabhängig von der maximal angezeigten Treffermenge pro Seite).
    • In den übrigen Listen ("Meine Datensätze", "QAQuality Assurance-Bereich") steht die oben genannte Funktion "Alle hinzufügen" nicht zur Verfügung. Hier können nur einzelne Datensätze per Häkchen ausgewählt werden.
  • Publikationen können auch aus der Einzelansicht heraus ("Übersicht" oder "Details") ausgewählt oder aus der Batchverarbeitung entfernt werden. Die entsprechende Funktion findet sich hier in der Kopfzeile neben "zur Ablage hinzufügen".

Sie erhalten eine Rückmeldung über die Anzahl der markierten Datensätze.

Es werden grundsätzlich alle ausgewählten Datensätze markiert. Die entsprechenden Berechtigungen und übrigen Voraussetzungen werden erst bei der Durchführung von Batch-Operationen konkret abgeprüft.
Ausnahme: Datensätze, die in ihrer jüngsten Version von dem aktuellen Nutzer nicht gesehen/bearbeitet werden dürfen, werden nicht markiert. In diesem Fall erhalten Sie eine entsprechende Meldung vom System.

Die maximale Anzahl von Publikationen im Batchbereich beträgt 2800 Datensätze.

Der Arbeitsbereich "Batchverarbeitung

Sie finden den Bereich "Batchverarbeitung" unter dem Reiter "Arbeitsbereiche" in der Kopfzeile.

Hinter dem Bereich wird die Anzahl der aktuell für die Batchverarbeitung markierten Datensätze in Klammern angezeigt.

Ansicht (Liste)

Unter dem Punkt "Ansicht" in der Navigationsleiste finden Sie in Form einer Liste alle Datensätze, die Sie für die Batchverarbeitung markiert haben.
Über das übliche Verfahren können Sie einzelne Datensätze per Häkchen markieren und wieder aus der Liste entfernen (Knopf in der Navigationsleiste).
Diese Liste besteht ausschließlich für die Dauer der aktuellen Nutzer-Sitzung: Loggen Sie sich aus, oder läuft die Sitzung nach mehreren Stunden ohne Tätigkeit ab, dann ist die Liste wieder leer.

Aktionen

Die möglichen Anpassungsoptionen finden Sie in der Navigationsleiste unter dem Punkt "Aktionen".
Es kann immer nur eine Aktion in einem Schritt durchgeführt werden.
Die Aktionen werden auf alle Datensätze in der Batchbereich-Liste durchgeführt (unabhängig von eventuell gesetzten Häkchen), sofern Berechtigungen und Grundvoraussetzungen dies zulassen.
Zum Starten einer Aktion stellen Sie ggf. zunächst rechts die gewünschten Parameter ein und klicken dann auf den jeweiligen Titel der Aktion auf der linken Seite.

Alle Aktionen sind mit einem "Speichern" verbunden. Der Staus der Datensätze ändert sich also dementsprechend.
Ausnahme: Gezielte Änderung des Datensatz-Status. Hier wird der jeweils definierte Ziel-Status eingenommen.

Bei allen Aktionen, die den Status des Datensatzes gezielt verändern, wird automatisch ein Versionskommentar mit Hinweis auf die Batchoperation und Zeitstempel gesetzt.
Bei allen übrigen Aktionen wird automatisch ein Lokaler Tag mit Hinweis auf die Batchoperation und Zeitstempel gesetzt.

Datensatz-Status ändern

Mögliche Aktionen:

  • Löschen
  • Einstellen
  • Zum Bearbeiten schicken
  • Freigeben
  • Verwerfen

Kontext wechseln

Hier müssen der bisherige Kontext und der gewünschte neue Kontext angegeben werden.
Die vorgeschlagenen Kontexte ergeben sich aus Ihren Moderatoren-Berechtigungen.

Lokale Tags

Hier können Sie entweder

  • einen oder mehrere ("Plus"-Knopf) lokale Tags zusätzlich zu eventuell schon vorhandenen hinzufügen
  • oder bestimmte Tags ersetzen: In diesem Fall müssen Sie den zu ersetzenden Tag und den gewünschten neuen Wert festlegen. Der alte Wert muss präzise mit den Werten in den Publikationen übereinstimmen: Groß-Kleinschreibung, Sonderzeichen, Umlaute müssen exakt passen. Trunkierung ist nicht möglich. Wenn Sie das "Ziel"-Feld leer lassen, können Sie bestimmte Tags auch ganz löschen.

    Wechsel des Genres

Der bisherige und der gewünschte neue Publikationstyp müssen ausgewählt werden.
Die Auswahllisten enthalten alle existierenden Genres: Es kann also ggf. bei der Aktion zu Fehlermeldungen kommen, falls das entsprechende Ziel-Genre im jeweiligen Kontext nicht aktiviert ist.
Bei einem Wechsel auf "Thesis" muss die Art des Abschlusses zusätzlich definiert werden

Für jedes Genre ist in PubManPublication Management ein Satz von Metadaten fest zugewiesen. Bitte beachten Sie, dass alle Metadatenfelder, die im jeweils neuen Genre nicht zugelassen sind, automatisch gelöscht werden!

Bitte beachten Sie ebenfalls, dass es zu Problemen führt, wenn Sie einen Datensatz, der aktuell keine Quelle besitzt, in einen Publikationstyp verändern, der als abhängiges Genre eine Quelle haben muss (!): z.B. ein Paper (ohne Quelle) in einen Zeitschriftenartikel.

Abhängig vom Ausgangs-Status des jeweiligen Datensatzes kommt es dann entweder direkt zu einer Fehlermeldung, oder die gewünschte Änderung wird durchgeführt, Sie können diese Datensätze dann aber nicht mehr im Block einstellen, freigeben, etc. In diesen Fällen müssten bei allen betroffenen Datensätzen manuell Quellen (mindestens ein Titel und das Genre der Quelle) hinzugefügt werden.

Metadaten

  • Dateien
    • Sichtbarkeit: Die bisherige und die gewünschte neue Sichtbarkeit müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.

Wird der Wert auf "eingeschränkt" geändert, wird der dazu gehörige IPInternet Protocol-Bereich automatisch anhand der IPInternet Protocol des gerade zugreifenden Nutzers festgelegt. Passt diese IPInternet Protocol zu keinem Institut auf der Liste, bleibt das Feld leer.
In beiden Fällen kann der IPInternet Protocol-Bereich in einem weiteren Schritt gezielt festgelegt werden (s.u.).

    • Inhaltskategorie: Die bisherige und die gewünschte neue Inhaltskategorie müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.
    • IPInternet Protocol-Bereiche: Alle Dateien mit der Sichtbarkeit "eingeschränkt" bekommen einen oder mehrere IPInternet Protocol-Bereich(e)neu zugewiesen. Alle ggf. bisher zugewiesenen Werte werden überschrieben. Es können mehrere Bereiche ausgewählt werden ("Plus"-Knopf).


  • Externe Referenzen
    • Inhaltskategorie: Die bisherige und die gewünschte neue Inhaltskategorie müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.


  • Publikation
    • Art der Begutachtung: Die bisherige und die gewünschte neue Art der Begutachtung müssen eingestellt werden. Alle Datensätze, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.
    • Schlagwörter:
      • hinzufügen: Bei allen Datensätzen werden neue Schlagwörter hinzugefügt. Sind hier bereits Werte vorhanden, werden die neuen Schlagwörter zusätzlich angefügt.
      • ersetzen:
        • Alle: Alle ggf. vorhandenen Werte werden in den Datensätzen mit dem/den gewünschten neuen Wert(en) komplett überschrieben. Ein Löschen aller Felder durch ein leeres Ziel-Feld ist möglich.
        • Einzelne Werte: Es können in einem Block von bereits vorhandenen Schlagwörtern einzelne Werte gezielt ersetzt werden. Der alte Wert muss präzise mit den Werten in den Publikationen übereinstimmen: Groß-Kleinschreibung, Sonderzeichen, Umlaute müssen exakt passen. Trunkierung ist nicht möglich. Hier gilt: Es können nur komplette Begriffe ersetzt werden, die durch Trennzeichen (Komma, Semikolon) innerhalb des Schlagwort-Feldes als einzelne Werte erkennbar sind. Mehrwortgruppen müssen im Feld für den bisherigen Wert vollständig eingetragen und können auch nur vollständig ersetzt werden. Das Löschen des alten Wertes durch ein leeres Ziel-Feld ist möglich.


  • Quelle
    • Genre wechseln: Bei allen Publikationen mit einer Quelle wird das Genre der ersten Quelle von einem zu definierenden Wert auf einen anderen zu definierenden Wert verändert.
    • Ausgabe: Ein neuer Wert wird in alle Publikationen eingetragen, die eine Quelle haben und für deren Genre das Feld "Ausgabe" zugelassen ist. ggf. bereits vorhandene Werte werden überschrieben. Es muss spezifiziert werden, ob die Änderungen in der ersten oder der zweiten Quelle durchgeführt werden sollen. Das Löschen aller bisherigen Inhalte durch ein leeres Ziel-Feld ist möglich.
    • Identifikator
      • hinzufügen: Bei allen Publikationen mit einer Quelle wird eine zusätzliche IDIdentifier neu hinzugefügt. Typ und Wert der neuen IDIdentifier müssen festgelegt werden. Es muss spezifiziert werden, ob die Änderungen in der ersten oder der zweiten Quelle durchgeführt werden sollen.
      • ersetzen: Bei allen Publikationen mit einer Quelle wird eine bestimmte IDIdentifier durch einen konkreten neuen Wert ersetzt. Typ und Wert der bisherigen IDIdentifier, sowie der gewünschte neue Wert der IDIdentifier müssen festgelegt werden. Der alte Wert muss präzise mit den Werten in den Publikationen übereinstimmen: Groß-Kleinschreibung, Sonderzeichen, Umlaute müssen exakt passen. Trunkierung ist nicht möglich. Es muss spezifiziert werden, ob die Änderungen in der ersten oder der zweiten Quelle durchgeführt werden sollen. Das Löschen von IDs durch ein leeres Ziel-Feld ist möglich.

Protokoll

Der Punkt "Protokoll" erscheint in der Navigationsleiste neben "Aktionen", sobald einmal eine Aktion abgeschlossen worden ist.
In der Kopfzeile wird die Zahl der erfolgreich angepassten und ggf. auch die Zahl der wegen Fehlermeldungen nicht veränderten Datensätze angezeigt.

Hier werden immer die Informationen zur zuletzt abgeschlossene Aktion angezeigt.
Gelistet werden alle Datensätze mit

  • Status ("Success" oder "Error"),
  • dem Titel der jeweiligen Publikation (klickbar)
  • einer konkreten Meldung zur Aktion (ggf. eine Fehlermeldung).

Diese Liste bleibt unabhängig von einer Nutzer-Sitzung erhalten und kann beim nächsten Login erneut aufgerufen werden.
Erst, wenn eine neue Aktion abgeschlossen worden ist, wird das Protokoll mit deren Werten überschrieben.

Über Knöpfe in der Kopfzeile können entweder

  • Alle Datensätze der letzten Aktion, oder
  • nur die Datensätze die aufgrund einer Fehlermeldung nicht verändert worden sind,

erneut in die Liste (siehe oben zur Ansicht der Batchverarbeitung geladen werden.
Alle Datensätze, die zu diesem Zeitpunkt ggf. bereits neu für den Batchbereich markiert worden sind, fallen aus der Liste heraus.