MPDL Groupware

Aim of the Groupware Initiative

A common approach to a groupware solution is proposed to supply institutes with a solution, which handles calendars, contacts and related information. The current groupware solution, used by MPDL is insufficient and will be replaced anyway. Apart from simple calendar functionality it doesn't cover basic needs of groupware activities. A working group has been joined to gather requirements, evaluate solutions and drive a set-up of new groupware functionality.

Groupware functionality goes beyond bare calendar functionality and may cover:

• Contacts
• Tasks
• Date planning
• Web Mail
• File access

Project Partners and Contacts

• MPISOC: zumdick <-at-> mpisoc.mpg.de, frankenb <-at-> mpisoc.mpg.de
• Wacker Group: demant <-at-> mpisoc.mpg.de
• MPDL: mpdl.mpg.de, kiefl <-at-> mpdl.mpg.de, schuller <-at-> mpdl.mpg.de, arndt <-at-> mpdl.mpg.de
• EDV/Administration: lauenste <-at-> mpisoc.mpg.de, rautenberg <-at-> mpisoc.mpg.de, flesch <-at-> mpisoc.mpg.de
• PR/Reporting: nisslein <-at-> mpisoc.mpg.de
• Research Institute Mannheim (MEA): salman <-at-> mea.uni-mannheim.de

Test Installation

Groupware installations with accounts for all members can be found here. This link may only be accessible through the subnet here in Amalienstrasse.

http://groupware

Meetings & Minutes

• Kick-Off Meeting
• Meeting 12.01.2011
• Meeting 03.02.2011
• Meeting 03.02.2011
• Meeting 03.03.2011
• Meeting 07.04.2011
• Final meeting proposed: Mo. 14.04, 10:00, Room 213

Outcome

Evaluation Criteria

For a first prioritized list of points please look here

Requirements

'	Funktionalität	Staus Quo	Must	Should	Exchange	eGroupware
Kontakte
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Nein	Ja	-	OK	OK
	Felder: akad. Grad, Vorname, Name, Tel., email, Institution (z.B. MPDL)	Nein	Ja	-	OK	OK
	Abt. der Institution (z.B. Research & Development)	Nein	Ja	-	OK	OK
	Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land	Nein	Ja	-	OK	OK
	Kategorien oder Keywords	Nein	Ja	-	OK	OK
	Möglichkeit, nach Keywords bestimmte Personenlisten zu generieren, auch in Kombination (z.B. alle Bibliothekare, alle Fachbeiräte bzw. alle Bibliothekare an MPIs)	Nein	Ja	-	OK	OK
	Export/import: Excel (Serienbrief möglich)	Nein	Ja	-	OK	OK
	Privat/Öffentlich	Nein	Ja	-	OK	OK
	Nutzerrechte	Nein	Ja	-	OK	OK
Kalender		-	-	-	-	-
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Ja	Ja	-	OK	OK
	Export/import ical	Ja	Ja	-	OK	OK
	Planning Feature (Find free slot)	Nein		Ja	OK	OK
	Accept Dates	Ja	Ja	-	OK	OK
	Invite Members	Ja	Ja	-	OK	OK
	Privat/Öffentlich	Ja	Ja	-	OK	OK
	Nutzerrechte	Ja	Ja	-	OK	OK
Tasks		-	-	-	-	-
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Nein	-	Ja	OK	OK
Webmailer		-	-	-	-	-
	Performance	Nein	-		OK	OK
	File access for attachements	Nein	Ja	-	OK	OK
Client Support		-	-	-	-	-
	Thunderbird/Lightning	Nein	Ja	-	Plugin	OK
	Outlook	Nein	Ja	-	OK	Plugin
	Evolution	Nein	-	Ja	-	OK
	MAC Clients	Nein	-	Ja	OK	OK
Syncronisation (Mobil)		-	-	-	-	-
	Support mind. ein Protokoll SyncML, Exchange, Google	Nein	Ja	-	OK	OK
	Unterstützung von mind. zwei verbreiteten Geräteklassen	Nein	???	-	??	??
	Calendar	Nein	Ja	-	OK	OK
	Contacts	Nein	Ja	-	OK	OK
Files		-	-	-	-	-
	File access	SVN, SMB	-	Ja	OK	OK
Betrieb
	Normal (Wie email, Support zu Bürozeiten)	-	???	-	-	-
	Hoch (Support jederzeit)	-	???	-	-	-
	Migration von Kalenderdaten/Benutzern	-	-	Ja	Import (Manuell)	Migration ?

Planning

'	Task	Geplant	Owner	Status	Kommentar
Anforderungen
	Erstellung Anforderungsprofil	KW 3	Alle	OK	Groupware Ansprechpartner und Support noch offen
Testinstallation
	3 Installationen	KW 8	EDV	OK	-
	Testaccounts	KW 9	EDV	OK	-
Evaluation
	Abgleich mit Anforderungen	KW 12	MPDL, Wacker, MPISOC, PR	OK	-
	Abschließende Empfehlung der Arbeitsgruppe	KW 13	Alle	Läuft	-
Organisatorisches
	Entscheidung und Policy	??	Leitung	-	-
	Benennung und Einführung von Groupware-Ansprechpartnern in den Gruppen		Leitung	-	-
Migration & Änderungen		KW 17	EDV	-	-
Betrieb		??	-	-	-

Evaluation Details

Exchange	'	Evaluation	Erfüllt	Nicht erfüllt	Geeignet	Weniger geeignet	Kommentar	Getestet von
	Kontakte
		Must Kriterien	+++	-	Ja	-	Kein Export/Import im Web Frontend	MPDL/PR
	Kalender
		Must Kriterien	+++	-	-	-	-	MPDL/Schimmer
	Web Frontend
		Usability	+++	-	Ja	-	Kein Export/Import im Web Frontend	UIE
		Kompatibilität	+++	-	Ja	-	Selten genutzte Browser als Light Version nutzbar	UIE
		Performance	+++	-	Ja	-	-	UIE
	Client Support
		Thunderbird/Lightning	++	-	Ja	-	Konfiguration notwendig	EDV/MPDL Schimmer
		Outlook	+++	-	Ja	-	-	Demant/EDV
	Synchronisation (Mobil)
		iPhone	+++	-	Ja	-	Einschränkungen bei speziellen Feldern möglich	UIE (iPad)
		Android	+++	-	Ja	-	Einschränkungen bei speziellen Feldern möglich	UIE
		Blackberry	-	-	Ja	-	IMAP (Mails) problemlos; Organizer Daten erfordern zusätzlichen Windows-Service; ggf. Datenschutz-Problematik.	EDV
	Files
		Files as Attachements	+++	-	Ja	-	-	MPDL/Schimmer
	Betrieb
		Performance	+++	-	Ja	-	-	Alle
		Stabilität	+++	-	Ja	-	-	Alle
eGroupware
	Kontakte
		Must Kriterien	+++	-	Ja	-	-	MPDL/PR
	Kalender
		Must Kriterien	+++	-	Ja	-	-	MPDL/Schimmer
	Web Frontend
		Usability	+	-	Ja	-	-	UIE
		Kompatibilität	+++	-	Ja	-	-	UIE
		Performance	+++	-	Ja	-	-	UIE
	Client Support
		Thunderbird/Lightning	++	-	Ja	-	-	MPDL/Schimmer
		Outlook	+	-	-	-	Szenario muss nicht berücksichtigt werden	Demant
	Syncronisation (Mobil)
		iPhone	++ (PlugIn)	-	Ja	-	App notwendig (Funambol, Synthesis) nicht alle Felder möglich	UIE (Test mit iPad)
		Android	++ (PlugIn)	-	Ja	-	Nicht all Felder möglich	UIE (Test mit Galaxy Pad)
		Blackberrry	-	+	-	Nein	-	???
	Files
		Files as Attachements (must)	+	-	Ja	-	Upload an jedes Objekt nur einzeln möglich	UIE
	Betrieb
		Performance	+++	-	Ja	-	-	Alle
		Stabilität	+++	-	Ja	-	-	Alle

Material

• media:requirements_and_evaluation.ods

Max Planck Digital Library

Max-Planck-Institut für Sozialrecht und Sozialpolitik

Elektronische Datenverarbeitung

Munich Center for the Economics of Aging

Media Access Control Address

Apache Subversion

Kalenderwoche

User Interface Engineering

Internet Message Access Protocol