Trip Report: DACHELA Meeting 2011

Participants: Inga Overkamp, Irina Arndt

Date: 04/05 April 2011 in St. Gallen

Summary: DACHELA is an interest group (formerly Aleph-D.A.Ch and SMUG-D-A-CH-Li-Lux) representing ExLibris customers in German speaking countries. The group organizes annual meetings to facilitate an exchange of information among customers and between them and ExLibris. This year's meeting focused on following aspects:

• ALMA (formerly URM)
• Primo (Central, & SFX)

Links and Resources

• Conference web site
• Presentations have been loaded to the DACHELA Wiki (login available via Irina and/or Inga)

Subjects/Talks

4. April Plenum Session

Strategie Cloud Computing/Hosting und ALMA (vormals URM), Dr. Axel Kaschte, Strategy Director Europe, Ex Libris

• Alma ist kein Akronym (sondern war ein ernstgemeinter Namensvorschlag, der übernommen wurde ...?!?)

Unterschiedliche Zielgruppen & Anwendungsfälle:

• Nutzer: Suchen und Zugang, personalisierte Resultatanzeige
• Partner: Informationsressourcen teilen
• Parent institution (Universität): build collections
• Suppliers: bestellen & kaufen, on-demand, benutzungsgesteuert
• Wissenschaftler: suchen & Zugang zu Ressourcen, bei Workflow zur Erstellung von Publikationen helfen

Daraus ergeben sich folgende Services:

• research support
• Rohdatenmanagement (mobil, umwandeln, flexibel)
• Langzeitarchivierung
• Involvierung in den publishing prozess (OA)
• elektronisches Lernen

Aufgabe ALMA:
Neue Workflows so effizient wie möglich unterstützten, da es neue/andere Aufgaben, aber keine neuen Personalressourcen geben wird

Konsolidierung der bestehenden Services:

• unified discovery bereits umgesetzt (Primo)
• nun auch unified management

• dazu gehört: Auswahl, Erwerbung, formatübergreifendes Metadatenmanagement, fullfillment & linking (funktion eines sfx wird von elektronischen auf alle ressourcen ausgeweitet), Langzeitarchivierung

Alma wird nicht gekauft, sondern subskribiert!

Optimize:

• bisher wurden klassische arbeitsabläufe elektronisch automatisiert
• nicht mehr richtiger begriff
• ExL führt neuen Dienst ein: Installation auf ExL Rechnern, in der Cloud
• darauf optimised library resources & data (shared resources, intelligence & analytics, enriched content)
• darauf: optimised services & workflows (library process managmente)
• darauf: optimised enduser services

Technical core:

• multi tenancy (hunderte Kunden können mit einer Installation arbeiten, Datenbanken müssen gekapselt sein)
• improved security (angeblich hat Fraunhofer Bericht an Bundesregierung abgegeben, dass in der cloud Verfügbarkeit und Sicherheit besser sind- Link??)
• improved sharing (Einsparpotential im bereich Administration)
• highly elastic performance (bei Belastungsspitzen können flexibel Ressourcen hinzugeschaltet werden)
• minimal local effort (Browser einzige lokal notwendige Anwendung)
• automatic upgrades (Ex Libris ist bei Hardware und Anwendung voll für Upgrades verantwortlich)

Business core:

• angeblich geringere total costs
• keine Anfangsinvestition
• Abokosten (ggf. einmalige Einrichtungskosten)

Ex Libris Cloud Zentrum Europa:

• Amsterdam (2 parks physikalisch getrennt), Hardware und Software gehören ExLibris, Ex Libris weiß, wo die Server sind
• Hoster; Equinix Amsterdam (all European Hosting / Cloud Customers)

Was wird schon gehostet?

• Aleph
• Primo
• Alma (ab 2012)

Alma collaborative Metadata Management:

• man bleibt Eigentümer seiner Daten aus den Bereichen inventory und library (man erklärt Zugriffsrechte, Validierung etc.)
• community zone: for global, shared bibliographic & authority records

Workflow soll so weit optimiert werden, dass er ggf. vollautomatisch durchlaufen kann aufgrung eines vorspezifizierten Regelpakets (Ist das item schon vorhanden? Liegt es im legitimen Kostenrahmen? etc.)
Extension:
alma open plattform- deutlich mehr Komponenten als bisherige open plattforms für Einzelprodukte
Wie weit ist Ex Libris derzeit?

• Generel release early 2012
• Übergang von amazon cloud in eigene cloud

Updates:

• alle 4 Monate new major versions
• Service Packs alle 4 Wochen (ohne Oberflächenänderungen)

Partner / Early Adopter:
4 development partner: Leuven, Boston College, Princeton University- live in 2012
Early Adopter: live in 2012/13
Aleph u.a.?

• Aleph Entwicklungsstrang geht weiter (O-Ton: "10 Jahre")
• 2012 Ende der Entwicklung für verde und digitool
• ab Aleph v21 kann man sinnvoll von Aleph migrieren
• Umstieg für early adopter Interessenten formal/rechtlich einfach, da "Alma einfach die Folgesoftware von Aleph ist"- also Ausschreibungen nicht nötig...
• am 13. Dezember wird das early adopter programme geschlossen

Update ALMA KU Leuven als Entwicklungspartner; Jo Rademakers, KU Leuven

• Stand: haben partner release 3 gerade erhalten
• release 2 beinhaltete centralized knowledge base
• zahlreiche Dokumentationen erhalten: Migrationsdokumente, training documentation (workflow description)
• webbasierte Oberflächen zeigen auf den ersten blick ähnliche Funktionalitäten, wie client Oberflächen, unklar wie flexibel anpassbar
• issues reported in an excel file: no real defects reported (von 150 issues)
• Produkt noch nicht vollständig, daher manche workflows gar nicht testbar

Highlights Partner Release 3:

• übersichtlichere Benutzeroberfläche
• license improvements, edi integriert
• grundsätzliche Such- und Katalogisierungsfeatures scheinen erst nach und nach integriert zu werden

SAAS:

• SAAS (software as a service): performance Probleme, langsam
• Leuven hat 10 Primo Server, ist von saas noch nicht wirklich überzeugt
• kann man den added value, den man durch eine lokale abteilung bieten kann, auch in einer saas umgebung bieten?

Kurzbericht und Eindrücke zur Mitarbeit in der URM Focus Group; Günter Hupfer, hbz Köln

• 45 mitglieder- davon DACHELA: ETH, OBVSG, FU Berlin, HBZ
• Motivation für Mitarbeit: politisch-strategische Auswirkugung von URM auf eigene Institution mit gestalten zu können
• neue Funktionen werden als webex-session der Focus Group vorgestellt
• Eindruck: hohes Engagement von Exl, Gruppe zu informieren
• Information teilweise zu allgemein, teilweise zu detailliert
• mit Focus Group werden keine strategischen Fragen und technischen Aspekte diskutiert

Weiterentwicklungen der Produkte, primär Frontend (Unified Discover and Delivery) und Services; Roland Rehberger, Account Manager, Ex Libris

• Hosting services für Primo zeigen in den USA viel Zuwachs- Produkte

* Primo total care

* standardisierte Implementierung (4-6 Wochen), Lizenzmodell mit bis zu 3 Datenquellen + Primo Central

* kein Zugang zum Backoffice

* Primo Direct

* individuelle Implementierung

* dedizierter server von exl betrieben

* Exl macht updates

• aktuell: 780 Institutionen für Primo entschieden

Primo Central:

• 277 Primo Central Kunden seit Mitte 2010
• Pilot mit Elsevier (science direct)

• metadaten + abstract + volltect über 50%
• metadaten + abstract 30 %

• deduplizierung findet auf Primo Ebene statt (nicht in Primo Central)
• FRBR
• Anreicherungen
• opac wieder primo: viele funktionen, die wir jetzt noch nciht haben ???

• fu berlin hat standortanzeige im Übersichtsplan eingebaut
• betty mccaster murder (sitemap publishing), bei vanderbilt aktiviert

• neuest artikle einer zeitschrift über extra reiter

Ausblick:

• v3.1, Mitte 2011:

• zus. Konfiguation im Tab Standorte
• bestimmte Zweigstelle für Vormerkungen auswählen
• Seitennummrierung bei Sätzen mit vielen Exemplaren
• Mandantenfähikeit auf Index-Ebene
• Selbstregisierteiung
• Passwortänderung

Diskussionsaussagen:

• neuer Geschäftsschwerpunkt von ExL: hosting, cloud, neue Business Unit extra für diesen Service (500 Server für Amsterdam), angeblich gibt es Untersuchungen über eine Cloud Verfügbarkeit von 99,5% oder 99,8%, aber "was wir garantieren ist was anderes" (nämlich weniger...)
• access to data is essential
• people do locally, what saas promises- with saas they have to do something else

Integrated Library System by ExLibris

OpenURL Link Resolver

Open Access

Freie Universität Berlin

Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen

Functional Requirements for Bibliographic Records