Talk:PubMan Submission

This page gathers feedback by the pilots and early adoptors, that was given so far and that will be given for future releases. Please feel free to add your own feedback here and sign your comments with a signature (see menu bar above).

Overall remarks

• Submission very important, decision-making criterion for/ against PubMan. (Submission sehr wichtig, Entscheidungskriterium für/gegen PubMan)

Easy submission

For ideas on easy submission, please visit the PubMan_Easy_Submission page.

Mandatory Fields/Validation (Pflichtfelder/Validierung)

• The limits for the submission criteria should not be set too low. Each institute should be able to define the mandatory fields of the input mask.
  (Hürde für die Submissionkriterien sollten nicht zu tief angesetzt werden. Pflichtfelder für die Eingabemaske müssen vom Institut definiert werden können.)

• Mandatory fields of the input mask do make sense; only, however, if the user receives online help-texts and tips (context sensitive).
  (Pflichtfelder für die Eingabe sind sinnvoll, allerdings unter der Bedingung, dass man Online Hilfetexte und Erläuterungen (kontextsensitiv) bekommt.)

• Mandatory metadata should not be specified only according to collection level, but also according to user roles and preferences.
  (Obligatorische Metadaten sollten nicht nur auf Collection-Ebene festgelegt werden können, sondern auch für Nutzerrollen und auf Preferenzes-Ebene.)

• Publication workflow should be configurable in such a way, that "validate item version" function could have restrictive as well as informative character.
  (Publikationsworkflow für Release I muß so konfigurierbar sein, dass Funktion „validate item version“ sowohl restriktiv als auch informativ ausgeführt werden kann.)

• There should be different validation types with different validation rules. (e.g. for catalogs, BibTeX files, different Genre types, different users).
  (Es muß verschiedene Validierungstypen mit verschiedenen Validierungsregeln geben (z.B. für Catalogs, BibTeX files, versch. Genre types, versch. Nutzer).

• Min. data for Repository Managers should be configurable (mandatory fields, "warning fields", fields that can be hidden)
  (Minimalangaben für Repository Manager konfigurierbar (Pflichtfelder, „Warnfelder“, Felder ausblendbar).)

• After the user has saved for the first time, he should be given system "warnings" as to which data are still missing. But it should also be possible to save without this check. The warnings should be graded according to their importance (example: traffic-lights-system)
  (Nachdem man das erste Mal auf „save“ gedrückt hat, sollte das System dem Nutzer in Form von „warnings“ anzeigen, welche Datenangaben noch fehlen. Es sollte jedoch auch möglich sein ohne diese Überprüfung zu speichern. Die Warnungen sollten nach Wichtigkeit abgestuft sein. (Beispiel Ampelsystem))

Allowed Genre as collection setting

Discussion on genres transfered from Jira AS-269

Kiefl Rupert - [12/Dec/07 11:53 PM]

The collection defines genres available for submission. Is this done to block explicitly all other genres?

Lets walk through the case: The user wants to create a new revision. He chooses a different collection and wants to submit. The system states he has a wrong genre and can not submit.

The user has the following options:

1. Change the genre (just to be able to submit?)
2. Contact the administrator to add a new genre to the collection?

Both ways seem to be not satisfying. Can we add a genre to the collection automatically if an item was added with an unknown/not allowed genre?

Tschida, Ulla - [13/Dec/07 09:47 AM ]

see my answers to your questions below:

The collection defines genres available for submission. Is this done to block explicitly all other genres? => It is due to the reason, that some institutes are not at all interested in our 15(?) genres, but just in some of them. By defining allowed genres for a collection, they have a "customized" drop down list, for their mostly relevant publication types.

use case create new revision: indeed a critical point...background is, we have the feature that genres are "allowed" for a collection (see comment above). but when creating revisions, you might want to change the genre, and you might want to create the revision in a new collection, and then the collection and the genre are not compatible.

I know that proposed solution is not optimal. Alternatively, we could say: when creating a revision, the item data are pre-filled (from source item), except genre. Therefore, user would have to state the genre again, when creating a revision. Not sure what is "muehsamer".

The option 2 you mention, is of course not possible. Option 1 neither, he would have to change the collection (collection policies...rules are always mühsam)

Full texts/Files (Volltexte/Files)

• Files should be compressed automatically when uploaded. (Addition after validation with SMC: the zipping of files is a technical, not a functional requirement. Questions concerning the concrete functional requirements will be forwarded to the pilot list).
  (Files sollten vom System beim Hochladen automatisch komprimiert werden (Nachtrag nach Validierung mit SMC: Das Zippen von Files ist keine funktionale Anforderung, sondern eine technische. Die Frage nach konkreten funktionaler Anforderung wird noch mal separat an Pilotenliste gerichtet).)

• Content type "supplementary material" can be used for the moment, but will potentially be revised after the system has been put to production.
  (Content type "supplementary material" wird vorerst so verwendet werden und nach Einführung des Systems eventuell weiter differenziert.)

Input of Data (Dateneingabe)

• Basic submission should check the minimum input for each genre. But power users should in any case be able to use all metadata fields (expert view), as well as to configure which metadata can be filled in for a specific genre. If the document type is changed at a later point, no data should be lost. (Problem eDoc: When a Genre type is later changed, metadata belonging to fields that are no longer provided are lost.)
  (Basic submission sollte Mindestangaben für ein Genre abfragen. Aber Poweruser sollte in jedem Fall alle Felder aus dem Metadatenset zur Verfügung haben (expert view) bzw. konfigurieren können, welche Metadaten für ein bestimmtes Genre gefüllt werden können. Bei nachträglicher Änderung des Dokumenttyps dürfen keine Angaben wegfallen. (Problem eDoc: Bei nachträglicher Genretyp Änderung fallen Metadaten weg, die über die vorgesehenen Felder hinausgehen))

• A flexible input mask is very important.
  (Ein flexible Eingabemaske ist wichtig)

• Option "genre type" is missing in UC_PM_SM_01 create item. Edit view depends on the selected genre type. (Addition after checking with SMC: it is covered by No. 4 in Basic course of events).
  (Auswahl „genre type“ fehlt im UC_PM_SM_01 create item. Edit view ist abhängig vom ausgewählten genre type (Nachtrag nach Validierung mit SMC: Ist abgedeckt durch Punkt 4 in Basic course of events).)

• The connection between persons and affiliations is important. Idea: after an affiliation has been chosen for the first author, it should be used as default for all additional authors (noted in UC_PM_CM_02).
  (Verknüpfung von Personen und Affiliation wichtig. Idee: nach der Auswahl der Affiliation für den ersten Autor sollte diese defaultmäßig für alle weiteren Autoren voreingestellt sein (in UC_PM_CM_02 vermerkt).)

• The option to run a checksum is not relevant for Release I.
  (Möglichkeit für den Nutzer, eine checksum einzutragen, wird als nicht relevant für Release I gesehen )

• • Addition after checking with SMC: All references to user-run checksums were completely removed from the specification.
    (Nachtrag nach Validierung mit SMC: Das Angeben von checksums für Nutzer wurde komplett aus der Spezifikation genommen.).)

• Input should be supported by classifications/controlled vocabulary, as well as import interfaces from literature management programs.
  (Unterstützung der Eingabe durch Klassifikationen /kontrolliertes Vokabular sowie durch Importschnittstellen aus Literaturverwaltungssysteme)

• Data should be temporarily saved during input, without the need for the depositor to save them explicitly / actively.
  (Die Daten sollten während der Eingabe temporär mitgespeichert werden, ohne dass der Depositor explizit/aktiv speichern muss.)

• Logical constraitns between metadata should be reflected on the input mask. E.g: if the external publication status is "submitted", the field "Publication Date" should not be displayed.
  (Logische Abhängigkeiten der Metadaten sollten sich in der Eingabemaske widerspiegeln. Z.B. wenn der external Publication Status "submitted" ist, sollte das Eingabefeld "Publikationsdatum" nicht angezeigt werden.)

• The context-sensitive help texts of the input mask should be configurable by the institute.
  (Die kontextsensitiven Hilfetexte in der Eingabemaske sollten pro Institut konfigurierbar sein.)

• During the input, the user should also be given not standardized data, that are already in the system, so that the input mass will be reduced (e.g. construction of a local data pool with conference dates).
  ( Während der Eingabe sollten dem Benutzer auch nicht normierte Daten, die bereits im System enthalten sind, zugespielt werden, um die Eingabemasse zu verringern (Z.B. Aufbau eines lokalen Datenpools mit Konferenzdaten).)

• Input of personal data should be made according to a template (autopsy- principle).
  (Eingabe der Personenangaben nach Vorlage (Autopsie-Prinzip).)

• Initials should be automatically system-generated. Letters following the first capital letter should be "cut" out.
  (Initialen sollten vom System automatisch generiert werden. Nach dem ersten Großbuchstaben im Vornamen sollte "abgeschnitten" werden.)

• Personal Data: Name, Surname, Institution.
  (Angaben pro Person: Vorname, Nachname, Institution.)

• The input of groups (as a creator) should be offered further on. The group name is sufficient information.
  ( Die Eingabe von Gruppen (als creator) sollte weiterhin angeboten werden. Als Angabe genügt der Gruppenname.)

• It should be possible to copy and paste multiple author names into an input field. The system should be able to structure and translate this information into the input mask by means of specific separators.
  (Für die Eingabe von mehreren Autoren sollte es möglich sein, dass man selbige per copy and paste in ein Eingabefeld einfügen kann. Anhand bestimmter Trennzeichen sollte das System dann die Angaben strukturieren und in die Eingabemaske übersetzen.)

• Setup of user groups, (should be?) specified by the input formats.
  (Einrichten von Benutzergruppen, durch die Eingabeformate bestimmt werden.)

• changing the order of creators - Requirements? (Anforderungen?)

IP-Submission

Status: IP Submission is currently out of scope --Inga 16:40, 14 September 2007 (CEST)

• IP- Depositor should provide following additional data, when he wants to make a submission: Name, e-mail, telephone, affiliation (providing of affiliation information should not be obligatory.)

(IP-Depositor muss folgende (zusätzliche) Angaben machen, wenn er eine Submission vornehmen möchte: Name, E-Mail, Telefon, Affiliation (Affiliation sollte keine Pflichtinformation sein. )

• A very simple input mask is needed for the IP-Depositors; the input mask should be customized by the institutes.

(Eine sehr simple Eingabemaske ist nötig für den IP-Depositor; Eingabemaske sollte durch Institute anpassbar sein. )

• Users outside the IP-Range should be able to make submissions as well.

(Auch User außerhalb der IP-Range sollten Einträge vornehmen können.)

• The option to upload files should be configurated for the IP-based submission.

(Bei der IP-basierten Eingabe sollte die Möglichkeit zum Datei-Upload konfiguriert werden können. )

• Affiliation of the IP-Depositor should not be a mandatory field in the IP-based submission.

(Affiliation des IP-Depositors sollte bei IP-based submission kein Pflichtfeld sein.)

• Crosschecking / restriction of the IP- Range should be given as an option, and should be administrated by the institute with the help of an "access list".

(Prüfung/Restriktion auf IP- Prange sollte als Option gegeben sein, soll vom Institut mittels "access Liste" administriert werden.)

• Suggestions per e-mail should be allowed, as a supplement to IP-based submission.

(Komplementär zu IP-basierten Submission sollten Vorschläge per eMail zugelassen werden.)

• Configurability of the IP-Depositor input form: should be configurable from a "single-field" form to more complex forms.

(Konfigurierbarkeit des Inputformulars des IP-depositor: von einem "Einfeld-Formular" bis zu komplexeren konfigurierbar.)

• Scientists manage their own data with bibTex => the webform for "suggestions" should make it possible to send bibTex files along.

(Wissenschaftler verwalten ihre eigenen Daten mit bibTex => Webform für "Vorschläge" sollte Mitschicken von bibTeX Dateien ermöglichen)

Miscellaneous/Sonstiges

• Automated follow-up of the process up until publication (submitted, accepted and published) for the depositor. The depositor should be able to determine that the item be resubmitted to him after certain intervals, so that he may check if the publication status in the Journal has been changed.

(automatische Wiedervorlage für den Prozess bis zur Veröffentlichung (submitted, accepted und published) für den Depositor. Depositor möchte einstellen, dass ihm der item in bestimmten zeitabständen noch mal vorgelegt wird, um zu prüfen, ob sich der Publikationsstatus beim Journal geändert hat.)

Publication Management

Reference Management Software for Lists of References

System Management Controller

Electronic Documentation

Use Case

Internet Protocol

Central European Summer Time