Kurzanleitung PubMan-Batchverarbeitung

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Diese Seite enthält eine Kurzanleitung zur neuen PubMan-Funktionalität "Batchverarbeitung"

Allgemein

Über die Batchverarbeitung haben Sie die Möglichkeit, viel Datensätze gleichzeitig zu bearbeiten.
Die möglichen Aktionen gliedern sich in verschiedene Kategorien.

Die Funktion steht grundsätzlich allen PubMan-Accounts mit der Berechtigung "Moderator" zur Verfügung. Es können dabei ausschließlich Datensätze bearbeitet werden, für die der jeweilige Account die entsprechenden Berechtigungen hat.

Auswahl der zu bearbeitenden Datensätze

• Datensätze können grundsätzlich in Listenansichten für die Batchverarbeitung ausgewählt werden. Die entsprechende Funktion finden Sie in der Kopfzeile unter "Aktionen". Dort befindet sich jetzt auch die bisherige Funktion "zur Ablage hinzufügen".
  • Auf allen Suchergebnis-Seiten können Sie die gewünschten Datensätze per Häkchen markieren und dann zur Batchverarbeitung hinzufügen.
  • Alternativ können Sie das gesamte Suchergebnis mit einem Klick hinzufügen (unabhängig von der maximal angezeigten Treffermenge pro Seite).
  • In den übrigen Listen ("Meine Datensätze", "QA-Bereich") steht die oben genannte Funktion "Alle hinzufügen" nicht zur Verfügung. Hier können nur einzelne Datensätze per Häkchen ausgewählt werden.
• Publikationen können auch aus der Einzelansicht heraus ("Übersicht" oder "Details") ausgewählt oder aus der Batchverarbeitung entfernt werden. Die entsprechende Funktion findet sich hier in der Kopfzeile neben "zur Ablage hinzufügen".
  

Sie erhalten eine Rückmeldung über die Anzahl der markierten Datensätze.

Es werden grundsätzlich alle ausgewählten Datensätze markiert. Die entsprechenden Berechtigungen und übrigen Voraussetzungen werden erst bei der Durchführung von Batch-Operationen konkret abgeprüft.
Ausnahme: Datensätze, die in ihrer jüngsten Version von dem aktuellen Nutzer nicht gesehen/bearbeitet werden dürfen, werden nicht markiert. In diesem Fall erhalten Sie eine entsprechende Meldung vom System.

Die maximale Anzahl von Publikationen im Batchbereich beträgt 2800 Datensätze.

Der Arbeitsbereich "Batchverarbeitung

Sie finden den Bereich "Batchverarbeitung" unter dem Reiter "Arbeitsbereiche" in der Kopfzeile.
Hinter dem Bereich wird die Anzahl der aktuell für die Batchverarbeitung markierten Datensätze in Klammern angezeigt.

Ansicht

Hier finden Sie in einer Listenansicht alle Datensätze, die Sie für die Batchbverarbeitung markiert haben.
Über das übliche Verfahren können Sie einzelne Datensätze per Häkchen markieren und wieder aus der Liste entfernen (Knopf in der Kopfzeile).
Diese Liste besteht ausschließlich für die Dauer der aktuellen Nutzer-Sitzung: Loggen Sie sich aus, oder läuft die Sitzung nach mehreren Stunden ohne Tätigkeit ab, dann ist die Liste wieder leer.

Aktionen

Die möglichen Anpassungsoptionen finden Sie unter dem Reiter "Aktionen".
Es kann immer nur eine Aktion in einem Schritt durchgeführt werden.
Die Aktionen werden auf alle Datensätze im Batchbereich durchgeführt (unabhängig von eventuell gesetzten Häkchen), sofern Berechtigungen und Grundvorraussetzungen dies zulassen.
Zum Starten einer Aktion stellen Sie ggf. zunächst rechts die gewünschten Parameter ein und klicken Sie dann auf den jeweiligen Titel der Aktion auf der linken Seite.

Alle Aktionen sind mit einem "Speichern" verbunden. Der Staus der Datensätze ändert sich also dementsprechend.
Ausnahme: Gezielte Änderung des Datensatz-Status. Hier wird der jeweils definierte Ziel-Status eingenommen.
Version Comment / Lokale Tags?

Datensatz-Status ändern

Mögliche Aktionen:

• Löschen
• Einstellen
• Zum Bearbeiten schicken
• Freigeben
• Verwerfen

Kontext wechseln

Hier müssen der bisherige Kontext und der gewünschte neue Kontext angegeben werden.
Die vorgeschlagenen Kontexte ergeben sich aus Ihren Moderatoren-Berechtigungen.

Lokale Tags

Hier können Sie entweder

• einen oder mehrere ("Plus"-Knopf) lokale Tags zusätzlich zu eventuell schon vorhandenen hinzufügen
• oder bestimmte Tags ersetzen: In diesem Fall müssen Sie den zu ersetzenden Tag und den gewünschten neuen Wert festlegen. Der alte Wert muss präzise mit den Werten in den Publikationen übereinstimmen: Groß-Kleinschreibung, Sonderzeichen, Umlaute müssen exakt passen. Trunkierung ist nicht möglich.
  

Wenn Sie das "Ziel"-Feld leer lassen, können Sie bestimmte Tags auch ganz löschen.

Wechsel des Genres

Der bisherige und der gewünschte neue Publikationstyp müssen ausgewählt werden.
Die Auswahllisten enthalten alle existierenden Genres: Es kann also ggf. bei der Aktion zu Fehlermeldungen kommen, falls das entsprechende Genre im jeweiligen Kontext nicht aktiviert ist.
Für jedes Genre ist in PubMan ein Satz von Metadaten fest zugewiesen.Bitte beachten Sie, dass alle Metadatenfelder, die im jeweils neuen Genre nicht zugelassen sind, automatisch gelöscht werden!
Degree Type?

Metadaten

• Dateien
  • Sichtbarkeit: Die bisherige und die gewünschte neue Sichtbarkeit müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.

Wird der Wert auf "eingeschränkt" geändert, wird der dazu gehörige IP-Bereich automatisch anhand der IP des gerade zugreifenden Nutzers festgelegt. Passt diese IP zu keinem Institut auf der Liste, bleibt das Feld leer.
In beiden Fällen kann der IP-Bereich in einem weiteren Schritt gezielt festgelegt werden (s.u.).

• • Inhaltskategorie: Die bisherige und die gewünschte neue Inhaltskategorie müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.
  • IP-Bereiche: Alle Dateien mit der Sichtbarkeit "eingeschränkt" bekommen einen oder mehrere IP-Bereich(e)neu zugewiesen. Alle ggf. bisher zugewiesenen Werte werden überschrieben. Es können mehrere Bereiche ausgewählt werden ("Plus"-Knopf).

• Externe Referenzen
  • Inhaltskategorie: Die bisherige und die gewünschte neue Inhaltskategorie müssen eingestellt werden. Alle Dateien, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.

• Publikation
  • Art der Begutachtung:Die bisherige und die gewünschte neue Art der Begutchtung müssen eingestellt werden. Alle Datensätze, bei denen der alte Wert zutrifft, werden entsprechend geändert.
  • Schlagwörter:
    • hinzufügen: Bei allen Datensätzen werden neue Schlagwörter hinzugefügt. Sind hier bereits Werte vorhanden, werden die neuen Schlagwörter zusätzlich angefügt.
    • erstetzen:
      • Alle: Alle ggf. vorhandenen Werte werden in den Datensätzen mit dem/den gewünschten neuen Wert(en) komplett überschrieben.
      • Einzelne Werte: Es können in einem Block von bereits vorhandenen Schlagwörtern einzelne Werte gezielt ersetzt werden. Dazu müssen der bisherige Wert und der gewünschte neue Wert eingetragen werden.
        

Hier gilt: Es können nur komplette Werte ersetzt werden, die durch Trennzeichen in den DAtensätzen als einzelne Werte erkennbar sind. Mehrwortgruppen müssen im Feld für den bisherigen Wert vollständig eongetragen und können auch nur vollständig ersetzt werden.

• Quelle

Publication Management

Quality Assurance

Internet Protocol