Aim of the Groupware Initiative[edit]

A common approach to a groupware solution is proposed to supply institutes with a solution, which handles calendars, contacts and related information. The current groupware solution, used by MPDL is insufficient and will be replaced anyway. Apart from simple calendar functionality it doesn't cover basic needs of groupware activities. A working group has been joined to gather requirements, evaluate solutions and drive a set-up of new groupware functionality.

Groupware functionality goes beyond bare calendar functionality and may cover:

Contacts
Tasks
Date planning
Web Mail
File access

Project Partners and Contacts[edit]

MPISOC: zumdick <-at-> mpisoc.mpg.de, frankenb <-at-> mpisoc.mpg.de
Wacker Group: demant <-at-> mpisoc.mpg.de
MPDL: schoenfe <-at-> mpdl.mpg.de, kiefl <-at-> mpdl.mpg.de, schuller <-at-> mpdl.mpg.de, arndt <-at-> mpdl.mpg.de
EDV/Administration: lauenste <-at-> mpisoc.mpg.de, rautenberg <-at-> mpisoc.mpg.de, flesch <-at-> mpisoc.mpg.de
PR/Reporting: nisslein <-at-> mpisoc.mpg.de
Research Institute Mannheim (MEA): salman <-at-> mea.uni-mannheim.de

Meetings & Minutes[edit]

Kick-Off Meeting
Meeting 12.01.2011
Meeting 03.02.2011
Meeting 03.02.2011
Next meeting proposed: 03.03.2011, 14:00, Room 213

Outcome[edit]

Evaluation Criteria[edit]

For a first prioritized list of points please look here

Requirements[edit]

'	Funktionalität	Staus Quo	Must	Should	Exchange	x	eGroupware
Kontakte
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Felder: akad. Grad, Vorname, Name, Tel., email, Institution (z.B. MPDL)	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Abt. der Institution (z.B. Research & Development)	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Kategorien oder Keywords	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Möglichkeit, nach Keywords bestimmte Personenlisten zu generieren, auch in Kombination (z.B. alle Bibliothekare, alle Fachbeiräte bzw. alle Bibliothekare an MPIs)	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Export/import: Excel (Serienbrief möglich)	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Privat/Öffentlich	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Nutzerrechte	Nein	Ja	-	-	-	OK

Kalender		-	-	-	-	-	-
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Ja	Ja	-	-	-	OK
	Export/import ical	Ja	Ja	-	-	-	OK
	Planning Feature (Find free slot)	Nein		Ja	-	-	OK
	Accept Dates	Ja	Ja	-	-	-	OK
	Invite Members	Ja	Ja	-	-	-	OK
	Privat/Öffentlich	??	Ja	-	-	-	OK
	Nutzerrechte	??	Ja	-	-	-	OK
	Ressourcenverwaltung (Buchung von Räumen und Geräten)	Nein	Ja	-	-	-	OK

Tasks		-	-	-	-	-	-
	Basisfunktionalität: Neu, bearbeiten, ändern	Nein	-	Ja	-	-	OK

Webmailer		-	-	-	-	-	-
	Performance	Nein	-	Ja	-	-	OK
	File access for attachements	Nein	Ja	-	-	-	OK

Client Support		-	-	-	-	-	-
	Thunderbird/Lightning	Nein	Ja	-	-	-	Kalender/Kontakte
	Outlook	Nein	Ja	-	-	-	Kalender/Kontakte
	Evolution	Nein	-	-	-	-	Kalender/Kontakte
	MAC Clients	Nein	-	-	-	-	Kalender/Kontakte

Syncronisation (Mobil)		-	-	-	-	-	-
	Support mind. ein Protokoll SyncML, Exchange, Google	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Unterstützung von mind. zwei verbreiteten Geräteklassen	Nein	???	-	-	-	??
	Calendar	Nein	Ja	-	-	-	OK
	Contacts	Nein	Ja	-	-	-	OK

Files		-	-	-	-	-	-
	File access	SVN, SMB	Ja	-	-	-	OK
Betrieb
	Normal (Wie email, Support zu Bürozeiten)		???
	Hoch (Support jederzeit)		???
	Migration von Kalenderdaten/Benutzern		???	-	-	-	OK

Planning[edit]

'	Task	Geplant	Owner	Status	Kommentar
Anforderungen
	Erstellung Anforderungsprofil	KW 3	Alle	Bearbeitung	Konsens notwendig

Testinstallation
	2 Installationen	KW 8	EDV	-	-
	Testaccounts		EDV	-	-

Evaluation
	Abgleich mit Anforderungen	KW 12	MPDL, Wacker, MPISOC, PR	-	-
	Abschließende Empfehlung der Arbeitsgruppe	KW 13	Alle	-	-

Organisatorisches
	Entscheidung und Policy	??	Leitung	-	-
	Benennung und Einführung von Groupware-Ansprechpartnern in den Gruppen		Leitung	-	-

Migration & Änderungen		KW 17	EDV	-	-

Betrieb		??	-	-	-

Evaluation Details[edit]

Exchange	'	Evaluation	Erfüllt	Nicht erfüllt	Geeignet	Weniger geeignet	Kommentar	Getestet von
	Kontakte
		Must Kriterien						MPDL/PR
	Kalender
		Must Kriterien						MPDL/Schimmer
	Tasks
		Nicht notwendig
	Web Frontend
		Usability						UIE
		Kompatibilität						UIE
		Performance						UIE
	Client Support
		Thunderbird/Lightning						EDV/MPDL Schimmer
		Outlook						Demant/EDV
	Synchronisation (Mobil)
		iPhone						??? (evtl. Test mit iPad)
		Android						UIE
		Blackberrry						???
	Files
		Files as Attachements
	Betrieb
		Performance						Alle
		Stabilität						Alle
eGroupware

	Kontakte
		Must Kriterien						MPDL/PR
	Kalender
		Must Kriterien						MPDL/Schimmer
	Tasks
		Nicht notwendig
	Web Frontend
		Usability						UIE
		Kompatibilität						UIE
		Performance						UIE
	Client Support
		Thunderbird/Lightning						MPDL/Schimmer
		Outlook						Demant
	Syncronisation (Mobil)
		iPhone						??? (evtl. Test mit iPad)
		Android						UIE
		Blackberrry						???
	Files
		Files as Attachements
	Betrieb
		Performance						Alle
		Stabilität						Alle

Material[edit]

MPDL Groupware

Contents